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Fácil gestión de documentos.
Gestión efectiva de registros.
Poderosa arquitectura.

Sistema de gestión documental

Convierta la información en conocimiento

OpenKM forma parte de los software de gestión. Un software de gestión es un programa que facilita la realización de tareas administrativas. OpenKM es un sistema de gestión documental que permite gestionar el contenido empresarial y el flujo de trabajo de una forma más eficiente. Los gestores documentales le garantizan la protección de datos al establecer la seguridad de la información del contenido empresarial.

OpenKM es una solución de gestión que permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos.

OpenKM integra todo lo esencial para la gestión de los documentos, la colaboración entre usuarios y las funcionalidades de búsqueda avanzada, en una única solución fácil de usar. La aplicación incluye herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios, cuotas para cada usuario, seguridad a nivel de documento, un completo log de de actividad y la configuración de tareas automáticas.

OpenKM permite construir un repositorio con la información de la empresa, para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones en el negocio. Unificando los grupos de trabajo e incrementando la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos, mejorar el tiempo de comercialización de sus productos y disponer de una mejor información para la toma de decisiones.

Con el sistema de gestión documental de OpenKM puede:

  • Captura de documentos.
  • Controlar la vida de los documentos.
  • Recopilar información de cualquier fuente digital.
  • Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos.
  • Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos, expertos y fuentes de información.
  • Controlar los flujos de documentos.
  • Gestión del conocimiento.
  • Control de versiones.
  • Garantizar la seguridad de la información.

La gestión de registros es el campo del gobierno responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros. Los registros son información creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona para perseguir obligaciones legales o transacciones comerciales.

OpenKM Record Management ayuda a su organización al permitir procesos eficientes para capturar y mantener evidencia e información sobre actividades y transacciones empresariales en forma de registros.

En un escenario de administración de registros electrónicos, los registros se crean, reciben y utilizan en actividades empresariales. Para apoyar la realización de negocios, cumplir con el entorno regulatorio y proporcionar responsabilidad, las organizaciones deben crear y mantener registros auténticos, confiables y utilizables, y proteger la integridad de esos registros durante el tiempo que sea necesario.

Con la gestión de documentos empresariales de OpenKM, puede:

  • Establecer la gestión del ciclo de vida.
  • Establecer la gobernanza de la información.
  • Administrar contenido.
  • Establecer políticas y estándares.
  • Asignar responsabilidades y autoridades.
  • Diseñar, implementar y administrar sistemas especializados para la gestión de registros.

La gestión del conocimiento es un sistema de apoyo a la toma de decisiones que requiere la implementación de un modelo que se relacione con los procesos de aprendizaje a veces basados en el aprendizaje automático y la captura y transferencia de conocimientos con actividades cotidianas (proceso de intercambio de conocimientos).

Los nuevos conocimientos deben difundirse a todas las partes pertinentes de la manera más eficiente posible. Las herramientas y técnicas de aprendizaje deben ayudar a crear una cultura favorable y actitudes predispuestas hacia el intercambio. Además, reutilizar el conocimiento pasado es más rápido que hacerlo de nuevo, y el conocimiento debe almacenarse para ser reutilizado.

Algunas características de un modelo de gestión del conocimiento (estrategia de gestión del conocimiento):

  • Promover la conectividad entre sistemas (soluciones de gestión compartida).
  • Crear una red de trabajo o comunidades prácticas para compartir el know-how.
  • Identificar a personas con intereses o disciplinas comunes (inteligencia competitiva).
  • Fomentar una cultura dentro de la organización que fomente el networking entre las personas y el trabajo colaborativo.
  • Establecer procesos para distribuir automáticamente la información a las personas que pueden hacer uso de ella.
  • Elimine las barreras que impiden que se comparta información.

Enterprise Content Management - ecM software - es un término que combina administración de documentos, administración de registros, búsqueda, colaboración, flujos de trabajo, captura de datos, transformación digital, firma electrónica, procesamiento de formularios, digitalización y gestión de activos digitales (DAM); esto incluye mecanismos o herramientas para la colaboración y la gestión de procesos de negocio a través de soluciones de flujo de trabajo o BPM.

Los sistemas de gestión de contenidos - ECM software - están dirigidos principalmente a gestionar el ciclo de vida de la información desde la publicación o creación inicial hasta el archivo - almacenamiento de datos - y, finalmente, la eliminación. OpenKM le ayuda a optimizar la calidad y la coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y ayudar a su organización en la administración de sus resultados (administración de la información).

Algunas formas en que Enterprise Content Management ayuda a:

  • Simplificar la gestión de la información corporativa.
  • Aumentar el control de la información dentro de la organización.
  • Mejorar y simplificar los procesos de negocio.
  • Establecer políticas de retención, transferencia y destrucción de información.
  • Elimine las barreras que impiden que se comparta información.
  • Ahorro de costes.
  • Mejorar la eficiencia de la organización.

Descargar

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Versión Comunitaria

OKMInstaller.jar ( Todas las plataformas * )

DESCARGAR

Guía rápida de instalación de la versión Community


Instalación en Linux:
  • Requisito: Es necesario disponer de Java JDK 1.8 o superior instalado.
  • Ejecute desde la terminal java -jar OKMInstaller.jar
  • Siga las instrucciones.
  • Optenga soporte desde el foro público.
Mira el vídeo de instalación


Instalación en Windows:

  • Requisito: Es necesario disponer de Java JDK 1.8 o superior instalado.
  • Ejecute desde la terminal java -jar OKMInstaller.jar
  • Siga las instrucciones.
  • Optenga soporte desde el foro público.
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Entorno de desarrollo Community

OpenKM-ComPorDev.ova (Todas las plataformas *)

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Instalación:
  • Requisito: Disponer de un entorno de Virtualización. El entorno de desarrollo se distribuye en formato OVA ( Open Virtualización Format ).
  • Importar la máquina virtual ( se ha probado en Virtual Box, VMWare y Hyper-v ). Siga las instrucciones ( aconsejamos reiniciar la MAC address).
  • Arrancar la máquina virtual.
  • Inidicar sesion con el usuario: openkm con password: openkm.
  • Leer el fichero README.txt que se encuentra en el escritorio.
  • Optenga soporte desde el foro público.
Mira el vídeo de instalación

Aprenda más:

Para obtener toda la documentación de OpenKM Community visite:

Testimonios

Allen G.

CDX Diagnostics

Nuestra compañía comenzó a usar la edición profesional OpenKM después de aproximadamente un año de usar la edición gratuita de la Comunidad. El conjunto de características avanzadas es robusto y excelente. Poco a poco lo estamos incorporando en nuestra infraestructura de TI. A un personal muy entusiasta. El soporte técnico es muy eficiente y muy bueno. Estamos contentos de habernos unido a la familia OpenKM.

David R.

Whipactsys

OpenKM ha demostrado ser un sistema de gestión de documentos extremadamente rentable. Reemplazó un sistema que originalmente tenía un precio de más de $ 100,000 y cuyos costos de mantenimiento superaban los $ 25,000 anuales. La funcionalidad sirve para todas las mismas funciones y ha demostrado ser un entorno muy estable y fácil de mantener. Los servicios de soporte de OpenKM han sido excelentes ayudando en todo, desde la resolución de problemas hasta las actualizaciones. Estamos muy contentos con el producto y con el soporte que nos brindan.

Santiago A.

SifizSoft

Nuestra experiencia con OpenKM ha sido buena ya que hemos podido ordenar nuestra documentación, asegurarla y sobre todo conservarla de manera adecuada permitiendo en todo momento acceder a ella en el lugar que nos encontremos.