La Gestión de Contenido Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - es un concepto acuñado a partir del año 2005 por parte de los profesionales de la información y la documentación que ha estado en competición con otros conceptos como EDRMS o ERMS. Existe gran cantidad de literatura con términos relacionados con la gestión documental, como: ECM, EDRMS, EDRMS, DMS, KM entre otros, más influenciados por cuestiones de marketing que no propiamente por razones objetivas.
Desde OpenKM preferimos el término EDRMS ( Enterprise Document and Record Management System), que ha tenido un escaso éxito a nivel de marketing, pero que desde nuestro punto de vista es más estricto y representativo.
Algunas características de la gestión de contenido empresarial:
La Gestión de Contenido Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - es un término que abarca la gestión de documentos, gestión de registros, búsqueda, colaboración, gestión del flujo de trabajo, captura, digitalización y gestión de activos digitales ( DAM ).
El principal objetivo de la gestión documental es la gestióm completa del ciclo de vida de la información - procesos de negocio- , desde la creación inicial a lo largo de todo su recorrido a través de la organización y, finalmente si procede, su eliminación.
La Gestión de Contenido Empresarial en una organización le ayuda a:
El proceso de digitalización automática de las facturas y su distribución electrónica a nuestros clientes nos ha permitido recuperar la inversión rápidamente, reorganizar los recursos humanos en otras tareas más productivas y ser más respetuosos con el medio ambiente.
Operador de telecomunicaciones.
OpenKM con la gestión del conocimiento, le permite optimizar la calidad y coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y asistir a su organización en la gestión de sus resultados.
OpenKM ha sido especialmente diseñado para gestionar el contenido crítico para la empresa y el cumplimiento de normativas.
El plan de archivo es una esquema integral que incluye el ciclo de vida completo de los contenidos, organización, la ubicación, las intrucciones para la transferencia, las instrucciones de retención y disposición, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de los contenidos.
El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los contenidos una vez han sido creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los contenidos creados y mantenidos por una unidad organizativa y facilita la disposición.
Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.
El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.
La clasificación de las actividades de la organización representa una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de documentos, como:
El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.
Webservices en REST y CMIS.
Protocolos de redes CIFS, FTP y WebDAV soportados.
Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.
OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.
OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre otras.
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