Las tecnologías de la información aportan soluciones a algunos de los retos de la gestión del conocimiento en las organizaciones.
La gestión del conocimiento precisa de la implantación de un módelo que relacione los procesos de aprendizaje y la captura y transferencia del conocimiento con las actividades cotidianas ( aprendizaje organizacional ).
La captura del know-how - capital intelectual - no es, por sí sola, suficiente. De algún modo, hay que alentar las actitudes adecuadas y fomentar una cultura de empresa basada en el apoyo mutuo ( organización de los recursos humanos ).
Las herramientas y técnicas de aprendizaje debe ayudar a crear una cultura favorable y unas actitudes predisupuestas a compartir - conocimiento tácito -, para lograr este fin resultan de gran ayuda las tecnologías de la información.
Características básicas de un modelo de gestión del conocimiento:
La captación y transferencia del know-how de las bases de Foinaven ( norte de Escocia ) y el Golfo de México fue un factor capital para reducir los costes de desarrollo planificados en 50 millones de dólares.
Director de desarrollo.
OpenKM le permite establecer un punto de acceso único - modelo de gestión - a toda la información mediante una taxonomía. El modelo de seguridad granular permite establecer a que información pueden acceder los usuarios.
Basado en una Marchine Learning ( modelo de aprendizaje ) y utilizando los datos ya existentes dentro del propio repositorio, OpenKM captura y identifica la información para su distribución y reutilización.
OpenKM permite automatizar procesos recurrentes mediante las tareas automáticas. Los procesos automáticos permiten reducir costes, minimizar los errores humanos así como descargar a las personas de la realización de aquellas tareas repetitivas que no aportan conocimiento.
Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.
OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.
Webservices en REST y CMIS.
Protocolos de redes CIFS, FTP y WebDAV soportados.
OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre otras.
OpenKM le permite crear uno o varios repositorios de conocimiento y hacerlos accesibles a toda la organización. Puede encontrar un ejemplo práctico en https://docs.openkm.com.
El Knowledge base, le permite por ejemplo, construir rápidamente un directorio de empresa.
OpenKM puede ser utilizado para almacenar toda la correspondencia de la empresa, tanto documentos impresos- incorporados mediante procesos de digitalización - como correos electrónicos pueden incorporarse al repositorio.
Distribuye automáticamente información personalizada para cada usuario o a grupos de interés a medida que esta se va produciendo dentro del repositorio.
Ayuda en la consolidación de datos para la toma de decisiones ( DSS Decision Support System ).
Informes automáticos de control.
El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.
Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.
El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.
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