Amplía las funcionalidades de OpenKM
OKMFlow
En un entorno donde la gestión de procesos y la automatización documental son cada vez más cruciales para la competitividad, OpenKM da un paso estratégico con el lanzamiento de su motor de flujos de trabajo nativo: OKMFlow. Esta nueva funcionalidad, desarrollada por el equipo técnico de OpenKM, permite a las organizaciones diseñar, gestionar y supervisar flujos de trabajo personalizados totalmente integrados en el sistema.
Los flujos de trabajo automatizados son la columna vertebral de los procesos empresariales en muchas organizaciones. Automatizar tareas como la aprobación de contratos, la digitalización de documentos, la gestión de casos o el procesamiento de facturas permite a las empresas:
- Reducir el tiempo de ejecución de los procesos
- Minimizar los errores humanos
- Garantizar el cumplimiento normativo mediante trazabilidad
- Optimizar la colaboración entre departamentos
- Aumentar la transparencia operativa
Con OKMFlow, estos procesos se definen, ejecutan y supervisan completamente dentro del entorno de OpenKM, sin necesidad de herramientas adicionales.
De motor externo a solución nativa
Hasta ahora, OpenKM ofrecía la integración con un motor externo para implementar flujos de trabajo. Aunque funcional, este enfoque presentaba varios desafíos:
- Integración parcial con el sistema de gestión documental
- Mayor complejidad en la configuración
- Dependencia de tecnologías externas
- Dificultad para automatizar procesos personalizados
OKMFlow, en cambio, ha sido diseñado desde cero para operar como una parte orgánica del sistema. No solo mejora la integración, sino que también reduce la curva de aprendizaje y amplía las capacidades de personalización.
Lo que ofrece OKMFlow
- Interfaz gráfica para diseñar flujos de trabajo: inicio, tareas, condiciones, transiciones, formularios, finalizaciones...
- Asignación dinámica de tareas: por rol, selección manual, usuario que inicia o compartida entre varios usuarios
- Capacidad para modificar asignaciones incluso durante la ejecución del flujo
- Gestión de variables de proceso mediante contexto, actuando como un mapa de datos compartido entre nodos
- Actualización y persistencia de variables a lo largo de todo el proceso documental
- Integración con firmas electrónicas, notificaciones por correo, modificación de metadatos y generación automática de logs
- Almacenamiento de datos en una base de datos optimizada
Casos de uso prácticos
- Gestión de calidad documental y control de versiones
- Validación de documentos legalmente vinculantes mediante firma electrónica
- Flujos de aprobación para presupuestos, contratos o procesos de RR.HH.
- Adaptación a sectores como distribución ERP, industria alimentaria ERP o comercio electrónico
- Optimización de tareas en la administración documental, especialmente en tipos documentales regulados o bien definidos
Todo esto permite automatizar procesos alineados con buenas prácticas, sin sacrificar flexibilidad.
Un ecosistema escalable
OpenKM garantiza la compatibilidad entre el motor actual y el nuevo durante un periodo de transición. Sin embargo, las nuevas funciones y mejoras futuras se centrarán exclusivamente en OKMFlow, que ya está listo para integrarse con cualquier otro ecosistema de gestión empresarial.
¿Por qué actualizar ahora?
- Autonomía: los usuarios pueden definir sus propios flujos mediante la interfaz
- Escalabilidad: crece en complejidad y volumen sin perder rendimiento
- Simplicidad: reduce drásticamente el tiempo y los recursos para desplegar flujos
- Ahorro de tiempo y costes
- Mayor seguridad de la información
- Gestión eficiente del ciclo de vida documental: creación, validación, archivo
Transforme su empresa con OKMFlow
No es solo una herramienta de flujos de trabajo. Es una palanca de transformación para las empresas que buscan reducir tareas manuales, automatizar procesos y convertir su sistema de gestión documental en un verdadero motor de valor.
No espere más, contáctenos hoy y experimente el futuro de la automatización documental.