Descubra como las funcionalidades de OpenKM se aplican a casos reales
2017
Openkm esta dividida en varias áreas como la taxonomía, el tablón, la administración en donde podemos crear usuarios, asignar roles y perfiles.
En el área de taxonomía se crean archivos y se almacenan los documentos.
El área de categorías donde pueden ser creadas las mismas las cuales son una de las varias formas utilizadas para clasificar la documentación.
El área del metadato nos permite crearlas y añadir a los documentos manual o automáticamente y son utilizados para hacer una clasificación mas granular de la documentación.
El área de las plantillas nos permite crear las mismas las cuales pueden ser utilizadas para crear documentos y adjuntar metadato a los mismos.
El área de documentos personales es un campo de OpenKM que es asignada a los usuarios del sistema y que nos permite almacenar privadamente documentos que a lo mejor todavía no están listos para ser subidos al sistema a la vista de todos.
El área de los correos nos permite ligar OpenKM a los correos de los usuarios y de esa manera preservarlos.
El área del basurero guarda los documentos que han sido eliminados por los usuarios a la espera de ser eliminados permanentemente por un usuario autorizado.
2016
Apreciaremos mos también las notificaciones a nivel de usuario y por roles. Las notificaciones son hechas por medio de correos electrónicos. El correo enviado contiene un enlace al documento para que puede ser visto por el notificado.
Vamos a apreciar también las diferentes formas de clasificar los documentos las cuales pueden ser a nivel de palabras claves, y categorías.
Crear categorías es tan fácil como crear una nueva carpeta siempre que el usuario tenga los permisos para hacerlo. Se pueden asignar categorías de manera manual o por medio de automatizaciones. Haciendo un clic sobre una categoría determinada se pueden apreciar todos los documentos en la taxonomía que tengan asignada esa categoría en particular.
Un tercer nivel de clasificación es utilizar metadatos que son archivos XML que nos permite crear diferentes campos para clasificación de documentos. Crear metadato es muy simple y los existen de diferentes clases los pueden haber de texto libre, de fechas, de expiración, obligatorios o no. El metadato es asignado cuando se agrega un documento y puede ser añadida manual o automáticamente.
Las búsquedas en OpenKM son muy diversas y se pueden hacer a nivel de nombre de documento, texto dentro del documento, usuario que lo ha creado y fecha de creación. También se pueden hacer búsquedas por palabras claves, por categorías y por metadato asignado.
OpenKM permite hacer asignaciones automáticas basados en campos leídos por el OCR dentro de un documento. Es necesario crear plantillas para permitir que el OCR del sistema clasifique esos documentos.
OpenKM permite fácilmente crear usuarios y roles cada usuario debe tener asignado uno o más roles de acuerdo con su posición en la empresa OpenKM permite crear aplicaciones basadas en el gestor documental una de ellas es el CRM.
Hemos visto en esta sesión de webinar también el funcionamiento de las relaciones entre los documentos.
OpenKM permite subscribirnos a uno o varios documentos para recibir notificaciones cuando algún cambio sea hecho en los mismos. OpenKM permite crear flujos de trabajo y también se pueden crear y asignar tareas a los usuarios.
OpenKM permite también hacer un control granular de los cambios hechos a los documentos. OpenKM también permite almacenar y clasificar correos electrónicos.