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Servicio de verificación de documentos electrónicos

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli en mayo 02, 2023

La verificación de documentos electrónicos se ha convertido en una herramienta fundamental en el mundo digital. La tecnología ha permitido la creación y distribución de documentos electrónicos; lo que ha llevado a una mayor necesidad de verificar la autenticidad y la integridad de dichos archivos.

La verificación de documentos se refiere al proceso de validar la autenticidad y legalidad de un documento. Los documentos electrónicos, como su nombre indica, son archivos creados y almacenados en formato digital, y la verificación de documentos electrónicos se centra en garantizar la autenticidad y la integridad de estos documentos digitales.

Existen diferentes herramientas y métodos para llevar a cabo la verificación de documentos electrónicos:

  • Verificación CSV (Comma Separated Values): se utiliza para verificar la integridad y autenticidad de los datos contenidos en los documentos electrónicos. Esta herramienta se basa en la comparación de los datos del documento con los datos de un archivo CSV previamente registrado en una base de datos. De esta manera, se puede comprobar la validez de los documentos electrónicos y la autenticidad de la información que contienen.
  • Sede Electrónica: se trata de plataformas en línea creadas por la administración pública para facilitar el acceso a los servicios y procedimientos electrónicos. En ellas se puede realizar el cotejo de documentos y la verificación de la autenticidad de los mismos. Las Sedes Electrónicas también proporcionan información sobre el registro de la sede, protección de datos personales, información pública, archivo central, calendario de días y guía de navegación.
  • Código Seguro de Verificación (CSV): es un código alfanumérico que permite comprobar la autenticidad de los documentos generados por la administración pública. Este código seguro de verificación es único para cada documento, lo que permite verificar la autenticidad de cada uno de ellos. El CSV se utiliza para validar los documentos electrónicos emitidos por la administración pública competente y comprobar su autenticidad mediante el cotejo de documentos.
  • El cotejo de documentos es otra herramienta importante en la verificación de documentos electrónicos. El cotejo de documentos se utiliza para comparar dos documentos y determinar si son iguales o diferentes. Esta herramienta se utiliza para comprobar la autenticidad de los documentos emitidos por la administración pública, especialmente en casos como el empleo público y las notificaciones electrónicas.

Pros de la verificación de documentos electrónicos

La verificación de documentos electrónicos tiene varios beneficios.

En primer lugar, la verificación de documentos electrónicos ayuda a garantizar la autenticidad de los documentos. Esto significa que los documentos electrónicos no han sido alterados o falsificados. La verificación de documentos electrónicos también ayuda a garantizar la integridad de los archivos; lo que quiere decir que los documentos electrónicos no han sido alterados de ninguna forma, ya sea intencional o accidental.

Otro beneficio de la verificación de documentos electrónicos es que ayuda a garantizar la privacidad y seguridad de los datos. Los documentos electrónicos pueden contener información sensible que puede verse comprometida si los documentos electrónicos son alterados o falsificados. La verificación de documentos electrónicos ayuda a prevenir la manipulación de la información contenida en los archivos electrónicos y a proteger la privacidad y seguridad de los datos.

Además, la verificación de documentos electrónicos puede ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de los procesos empresariales. Cuando los documentos electrónicos son auténticos e íntegros, los procesos empresariales se pueden llevar a cabo de manera más fiable y eficiente. La verificación de documentos electrónicos también reduce el riesgo de errores humanos y aumenta la precisión de los datos.

Contras de la verificación de documentos electrónicos

Sin embargo, la verificación de documentos electrónicos también tiene sus desventajas. Una de las principales desventajas de la verificación de documentos electrónicos es que puede ser costosa y compleja. La verificación de documentos electrónicos requiere la implementación de tecnologías específicas y la capacitación del personal para utilizar estas tecnologías. Además, la verificación de documentos electrónicos puede requerir la inversión en hardware y software especializados.

OpenKM ofrece un software de gestión documental, competitivo y fácil de usar, que incluye una aplicación de verificación de documentos electrónicos mediante código QR. Además, a través de la plataforma de formación en línea OpenKM Academy, el personal puede aprender rápidamente, fácil y a su ritmo cómo utilizar las funcionalidades del sistema, incluida la verificación de versiones de documentos electrónicos gracias al lector de código QR.

Otra desventaja de la verificación de documentos electrónicos es que puede requerir la cooperación de múltiples partes interesadas. La verificación de documentos electrónicos puede requerir la cooperación de los propietarios de los documentos electrónicos, los proveedores de servicios de tecnología, las autoridades de certificación y otros actores relevantes. La coordinación de estas partes interesadas puede ser difícil y puede retrasar la implementación de la verificación de documentos electrónicos.

El software de gestión documental de OpenKM incluye acceso sin restricciones a la documentación como parte de la licencia. Entre los recursos incluidos destaca una completa API que garantiza la integración del software en el resto del sistema de gestión documental de la empresa.

La verificación de versiones de documentos electrónicos mediante la inserción de un código QR es una herramienta útil para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos. Un código QR es un código de barras bidimensional que se puede escanear con un teléfono móvil o una tableta. Cuando se escanea el código QR, se puede acceder a una información específica, como un sitio web o una aplicación. En el caso de los documentos electrónicos, la inserción de un código QR puede permitir la verificación de versiones y la autenticidad del documento.

La verificación de versiones de documentos electrónicos mediante la inserción de un código QR funciona mediante el cotejo de versiones. El cotejo de versiones es el proceso de comparar dos o más versiones de un documento para determinar si hay alguna diferencia. El proceso de cotejo de versiones se puede llevar a cabo mediante herramientas especializadas, pero la inserción de un código QR puede simplificar este proceso y hacerlo más accesible.

Para llevar a cabo la verificación de versiones de documentos electrónicos mediante la inserción de un código QR, es necesario incluir un código QR en el documento original y en cada una de las versiones posteriores. Este código QR debe contener información específica, como la fecha y hora oficial en que se creó la versión, el código seguro de verificación (CSV) y la información de la sede electrónica correspondiente.

Cuando se escanea el código QR de una versión posterior del documento, se puede acceder a la información contenida en el código y compararla con la información del código QR de la versión original. Si la información coincide, esto significa que la versión posterior del documento es auténtica y no ha sido modificada. Si la información no coincide, esto puede indicar que el documento ha sido modificado o falsificado.

La verificación de versiones de documentos electrónicos mediante la inserción de un código QR es especialmente útil en casos en los que la autenticidad y la integridad del documento son críticas. Por ejemplo, en el empleo público, las notificaciones electrónicas y los documentos emitidos por la administración pública, la verificación de la autenticidad y la integridad del documento es esencial para garantizar la legalidad y la transparencia del proceso.

Además, la verificación de versiones de documentos electrónicos mediante la inserción de un código QR puede ser utilizada en otros ámbitos, como el comercio electrónico, las transacciones financieras y los contratos legales. En estos casos, la verificación de la autenticidad y la integridad del documento puede ayudar a prevenir el fraude y la falsificación, y garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información.

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