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Mejoras en la interfaz de usuario de OpenKM

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli en septiembre 24, 2021

En OpenKM la experiencia de usuario ux es una de nuestras prioridades. Por eso los ingenieros del software de gestión documental se esfuerzan en desarrollar una interfaz gráfica de usuario amigable, intuitiva y fácil de usar. No por nada los diseños web son una de las prioridades en el desarrollo web, porque la línea de comandos elegida influirá mucho en los beneficios que aporta el diseño gráfico al desarrollo de una interfaz gráfica del producto digital;  que al final está orientado a obtener la mejor experiencia del cliente. 

Trabajar con interfaces gráficas de usuario atractivas puede servir como una herramienta más de la estrategia de marketing digital de la organización o incluso como reclamo en inbound marketing.

En estos momentos OpenKM ofrece dos interfaces gráficas de usuario: una clásica, ideal para entornos más convencionales y una interfaz de usuario ui más moderna,con un  sólido diseño web responsive, preparada para pantallas táctiles, de modo que los usuarios se sientan cómodos accediendo al programa de software de gestión documental desde cualquier dispositivo

Ahora se puede importar una página web en pdf en el lugar del repositorio en el que estás trabajando 

 

En el gestor de tareas

Un usuario crea un evento, que puede asignar a otro usuario. Y además, puede involucrar a uno o varios usuarios, como auditores de la tarea o evento. Por otra lado, se ha incluido la vista de tareas notificadas

 

En las acciones masivas



el sistema protegerá la acción masiva requerida en su totalidad, es decir, el usuario podrá gestionar la acción masiva a posteriori, tanto para continuar como para corregir cualquier error.

Cuando copiamos un archivo

podemos cambiar el nombre del documento, de forma que en la ruta de destino se llame de forma distinta.

La posibilidad de editar o eliminar una anotación, estará supeditada al perfil asignado al usuario. Es decir, el administrador podrá otorgar o no el acceso a dichas opciones.

Algo similar ocurre con la gestión de metadatos.

Desde el perfil podemos preparar la interfaz gráfica de usuario, para que un miembro de la organización pueda añadir un grupo de metadatos y/o editar los valores, o no; según la seguridad definida desde el perfil. Además, la visualización o no del grupo de metadatos, también dependerá de la seguridad. Puede darse la circunstancia de que un documento sea visualizado por dos usuarios pero que uno de ellos tenga acceso a más grupos de metadatos, que otro.




Si un documento es creado a partir de una plantilla, el usuario podrá rastrear el origen del archivo gracias a la información contenida en la pestaña Propiedades. Incluso, puede darse la circunstancia de que un usuario cree un archivo basado en una plantilla, que es eliminada a posteriori. Si se da ese caso, el sistema proporcionará dicha información.

Cuando el usuario utilice funcionalidades como las plantillas, los informes, el editor en línea, incluso las cuentas de correo configuradas en OpenKM, el sistema nos indicará el área en la que estamos .

 

Cuando utilizamos la funcionalidad Workflows, el sistema abre una nueva pantalla para la gestión del flujo de trabajo. 



Para facilitar la navegación se han incluido los botones expandir / colapsar, para poder acceder, tanto al panel de propiedades del nodo, como a los datos del workflow en un sólo vistazo. Además, en el caso en el que se solicite la inserción de archivos, se puede hacer que ésto sea opcional.

Por defecto, a la hora de subir archivos desde la interfaz gráfica de usuario, el tamaño máximo por defecto ,son 4GB. Por su puesto, el administrador si lo desea, puede cambiar este parámetro.



Ahora se pueden enviar notificaciones vinculadas de más de un contenido de forma simultánea, resultando en un correo electrónico por archivo notificado. 

En Informes, ahora se pueden ver los detalles del informe previsualizado.

 

Es interesante conocer dicha información, cuando el usuario realiza previsualizaciones de informes cambiando los parámetros.

Se ha simplificado la interfaz de la pestaña historial a efectos de navegación. A nivel de funcionalidades, el usuario tiene acceso a las mismas opciones.

 

En el caso de que la asignación o el cambio de valor de un metadato, implique el cambio de ubicación del archivo, la interfaz de usuario del sistema, informará al usuario de dicho evento.

Por cuestiones de seguridad, sólo el Administrador podrá crear nuevos nodos en la raíz de la sección Mis documentos

Cada usuario podrá seguir creando carpetas en su espacio personal.

En cuanto a la seguridad, si un usuario necesita realizar un cambio que afecte a multitud de nodos, al lanzar la tarea, el botón seguridad se bloqueará hasta finalizar el procedimiento, de forma que cuando vuelva al estado activo, el usuario sabrá que el cambio se ha implementado.



Cuando un usuario no recuerda su contraseña, puede hacer click en el botón Forgot password. El sistema solicita el nombre del usuario, de forma que le enviará una contraseña de un sólo uso para reiniciar la contraseña.



Ha mejorado la tipificación de errores.

 

Y ahora existe paginación en los indicadores de actividad del área Tablón.

Incluso podemos decidir el número de resultados.

En cuanto a la funcionalidad Estampado, se ha incluido de forma genérica el estampado con código de barras.

El código de barras puede asignar un número secuencial o buscar el valor de un campo de metadatos. OpenKM puede trabajar con multitud de tipos de códigos de barras.

Y como es habitual esta funcionalidad puede formar parte de un automatismo.

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