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Gestión documental en sanidad

Escrito por Ana Canteli en septiembre 03, 2021

En el sector sanitario la documentación es como los libros a la enseñanza, dos conceptos indisolubles que siempre irán de la mano. Desde siempre, la atención al paciente ha dado lugar a la creación de una gran cantidad de información que debe ser recogida y gestionada adecuadamente. Registros, formularios, pruebas médicas, recetas... En suma, todos los documentos que forman parte del historial clínico de los pacientes, más la documentación propia de los centros sanitarios; gestión de ingresos, asignación de camas, altas, etc., ya sean éstos hospitales públicos o clínicas privadas.

La gestión de la documentación médica es esencial en el sector salud ya que incide directamente en la confianza y fiabilidad de los pacientes y sus familias. Pero también en la administración de los centros sanitarios como organizaciones que son. Y es que tanto de cara al paciente como a nivel interno, el sector sanitario genera un volumen de documentos nada desdeñable, que si no se gestionan con rigor, puede ser el origen de multitud de problemas.

Beneficios de la gestión documental en el sector sanitario

Por eso la presencia de gestores documentales en los centros sanitarios empieza a ser un elemento habitual, con el que se puede contar para hacer frente a los desafíos y amenazas a los que se enfrenta diariamente el sector sanitario.

• Ahorro en tiempo: la fiebre por la productividad, también ha llegado al sector salud. Y para no poner en riesgo la calidad del servicio, es necesario contar un buen sistema de gestión documental, que permita a los profesionales acceder a la documentación cuando estos la necesitan y no más tarde. En esto tendrá mucho que ver la gestión de los procesos documentales, la digitalización de documentación, entre otras posibilidades que un buen programa de gestión documental debe proporcionar.
• Ahorro en costes: directamente relacionado con el punto anterior. A mayor productividad, mayor reducción en los gastos en los que necesariamente se incurre en el ejercicio de la actividad asistencial. Siguiendo el ejemplo sugerido más arriba; la digitalización de documentación supone un ahorro sustancial en la gestión del espacio físico dedicado a la custodia de archivos.
• Seguridad de la información: pocas veces nos encontramos con tal cantidad de documentación generada tan sensible. Garantizar la confidencialidad de los datos es uno de los pilares fundamentales del sector salud. Los gestores documentales deben garantizar que los usuarios que acceden a los documentos sanitarios están autorizados para ello y que acceden en los términos previstos para proporcionar un servicio seguro y de calidad.
• Mejora de los procesos documentales: en todo lo relacionado con el flujo documental, los sistemas de gestión documental proporcionan las herramientas necesarias para mejorar la gestión de la información. Desde la implementación de medidas que mejoran la gestión de calidad (a nivel administrativo, operativo, gerencial, relación con terceros…) programas de digitalización de documentos, que agilizan el acceso a la documentación clínica y contribuyen a mantener la documentación actualizada. Pasando por  el impacto en la gestión diaria con, por ejemplo, soluciones de firma digital. Hasta objetivos más estratégicos, como la gestión del conocimiento dentro en los centros hospitalarios, que por qué no, pueden aspirar a llevar a cabo proyectos de investigación científica.
• Reducción de errores: generación de duplicados, problemas con el versionado de los documentos que forman parte de la historia clínica de los pacientes, pérdida o destrucción de documentos no autorizada. Errar es de humanos y la existencia de gestores documentales ayuda a mitigar el impacto que los fallos pudieran tener a nivel organizativo o incluso legal. 
• Cumplimiento normativo: la sanidad es uno de los sectores más controlados e intervenidos que hay. Por lo tanto, cerciorarse de que todas las tareas que se llevan a cabo en un centro hospitalario respetan las normas y leyes del sector, supone una fuente de seguridad y garantía para estar centrados en el objetivo primordial del centro sanitario que es proporcionar la mejor atención al paciente. Los sistemas de gestión documental deben facilitar herramientas de control a distintos niveles. Desde servicios de notificación, que alertan a los usuarios suscritos a los contenidos de cualquier cambios sobre los archivos; la presencia de informes para obtener información detallada sobre cualquier aspectos que sea relevante, o pistas de auditoría para inspeccionar documentos, eventos o la actividades de un usuario, en caso necesario. La implementación de automatismos o uso de workflows, también contribuye a garantizar el cumplimiento normativo, a la vez que descarga a los recursos humanos de tareas de poco valor.

El software de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM cuenta con todas las herramientas y funcionalidades necesarias para implementar un sistema de gestión documental seguro, flexible y fiable en hospitales y clínicas, tanto de gestión pública como privada.

Seguro por cuanto el programa cumple con los estándares más exigentes en materia de gestión documental. Flexible porque, todos lo sabemos, las formas de trabajar cambian y evolucionan con el tiempo y el centro sanitario que elige OpenKM cuenta con la seguridad de poder actualizar sus procesos, sin que esto suponga un inconveniente ni para los usuarios del sistema, ni para los pacientes. Y fiable, porque en el caso de que se produzca alguna incidencia, el software de gestión documental guarda toda la información relacionada con cualquier evento ocurrido en el sistema.

La licencia del programa incluye herramientas de integración junto a una completa API para que, en caso necesario, se pueda conectar el gestor documental con otras aplicaciones presentes en el centro médico. Si la organización cuenta con capacidad técnica, podrá realizar los desarrollos con total independencia. En otro caso puede contar con nuestra colaboración a través de servicios de customización y consultoría.

El software de gestión documental se comercializa en versión on-premise, instalado en el servidor propiedad del cliente, o en versión cloud. También se puede instalar en versión híbrida. En el caso de que la organización cuente con diversas localizaciones, el módulo multiempresa puede ser interesante; por cuanto se amortiza una misma instalación, mientras la documentación está compartimentalizada; accesible en exclusiva para cada oficina o centro de atención sanitaria. 

No olvidemos, que la aceptación y uso consistente de la plataforma de gestión de documentos es un elemento fundamental del éxito de cualquier sistema de gestión documental. Por ello en OpenKM ofrecemos programas formativos, adaptados a diferentes perfiles que facilitan el manejo del programa a todos los usuarios.

Si desea más información sobre las ventajas y beneficios que OpenKM puede aportarle, no dude en ponerse en contacto con nosotros.