Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Gestión de clientes y proveedores

Escrito por Ana Canteli el 24 de octubre 2022

Una semana más toca hablar de lo que más nos interesa. Somos un país de pymes y micropymes y sabemos que el Kit Digital está ahí para utilizarlo. Pero ¿cómo? Bueno, lo 1º es contactar con un agente digitalizador, que podrá informarte sobre los trámites necesarios para obtener el bono digital. De eso ya hemos hablado en entradas anteriores del blog.

Hoy toca desgranar en qué puede beneficiarte la subvención Next Generation de la UE.

Empezamos con el epígrafe Gestión de clientes y proveedores.

Es una cuestión que a todas las organizaciones preocupa; sobre todo en lo que concierne a la cartera de clientes puesto que ellos determinan la viabilidad de la empresa. Es por ello que los clientes están en el centro de las prioridades de varios departamentos. Sin embargo, eso no nos tiene que hacer olvidar la importancia del rol de nuestros proveedores. Tanto la figura del cliente como del proveedor son muy importantes, para la gestión de la calidad, la gestión del riesgo, entre otros puntos de vista.

De hecho, dependiendo de nuestra posición en el sector, podemos ser clientes, proveedores, e incluso simultanear ambos roles.

Para un proveedor la relación hacia el cliente se fundamenta en los siguientes aspectos:

• Análisis de las necesidades del cliente.
• Grado de satisfacción.
• Buena gestión financiera.
• Innovación y desarrollo.

Desde el punto de vista de un cliente, la relación con su proveedor se basa en:

• Puntualidad en los pagos  - en este aspecto la facturación online puede ser una ventaja.
• Calidad en la atención al cliente.
• Flexibilidad.
• Canal de comunicación.

Como podemos comprobar, hay aspectos en común tanto para la figura del cliente como para la del proveedor:

• La calidad es un valor irrenunciable.
• Aunque clientes y proveedores son dependientes, ambos desean mantener y proteger su independencia.
• Ambos se benefician de la existencia de contratos, que estipulan claramente los derechos y deberes de cada una de las partes.
• La comunicación entre las partes debe ser fluida en todo momento, pero sobre todo en casos de conflictos, para resolver las incidencias lo antes posible y de la mejor forma para ambas partes.

Sin embargo, ambas partes interpretan los puntos en común y los intereses propios de formas diferentes:

• Satisfacción: el cliente espera de su proveedor una atención cuasi perfecta de sus necesidades, incluso de sus expectativas. El sueño inconfesable de un cliente es que su proveedor se preocupe por él. Para un proveedor la satisfacción en su relación con el cliente se cifra en la puntualidad de los pagos. Un cliente puede llegar a ser muy exigente, pero si cumple con su parte del contrato, seguirá siendo considerado un buen cliente.
• Innovación: el cliente consume y prueba los productos y servicios del proveedor de una forma que a éste le cuesta reproducir. Una comunicación de calidad con el cliente puede ser una fuente inapreciable de innovación y desarrollo.
• Competitividad: características como el precio, la calidad de los productos y servicios, la reputación, los avances tecnológicos, las tendencias del mercado son elementos a tener en cuenta en la elección de un proveedor. Por otro lado el cliente debería, en la medida de sus posibilidades, ser flexible con su proveedor, pues requerimientos demasiado duros pueden afectar incluso la calidad de la entrega. 

Beneficios de una buena relación entre clientes y proveedores

Dado que la relación con clientes y proveedores es un paso que no se puede obviar en ninguna organización, bien merece la pena invertir en la profesionalización de estos procesos tan habituales. Entre las ventajas que se derivan de un tratamiento adecuado entre proveedores y clientes, destacan:

• Toma de decisiones: gracias a las soluciones digitales podemos estar seguros de llevar las negociaciones a buen puerto, respaldadas por información actualizada, incluso en tiempo real.
• Priorizar: en contextos altamente competitivos y exigentes es necesario elegir aquello que proteja las relaciones más rentables.
• Mejora de procesos: mediante la automatización, se acortan los ciclos de compra y venta y se eliminan tareas de poco valor añadido, que incluso pueden dar lugar a errores humanos. Además así, se orientan los RR.HH a tareas más lucrativas. Procesos conectados mediante la gestión de todos los flujos de trabajo clave para contratos, compras, proyectos, etc.
• Mejora de la calidad: tener acceso a toda la información relacionada con el perfil del cliente o proveedor proporciona una experiencia de servicio o relación de alta calidad, algo que contribuye a fidelizar a las partes.
• Mejora comunicativa: La información compartida, los calendarios y las actividades de seguimiento brindan a todos unas expectativas claras sobre los pasos a seguir. El proveedor podrá acceder a los historiales de pedidos para comprender los patrones de compra de los clientes, e identificar nuevas oportunidades de venta. Los clientes también pueden prever las tendencias del mercado y ajustar sus pedidos.

No hay que obviar otros aspectos como la seguridad de la información y la formación del personal. A nivel legal nuestro país está a la vanguardia de los marcos legales más garantistas para los consumidores, lo que significa que los proveedores necesitan cumplir con unas altas exigencias legales. El RGPD es el ejemplo más conocido. 

A nivel humano, los empleados pueden llegar a verse abrumados por la cantidad de nueva información que han de abordar. Solicitudes, altas de nuevos clientes, actualización de datos de contacto, reajuste de procesos, calendario de alertas….Si a esto sumamos la implementación de una nueva solución tecnológica sin el debido apoyo, las posibilidades de fracaso en la instalación de nuevo software para mejorar la gestión de la relación con clientes y proveedores, aumenta considerablemente. 

El sistema de gestión documental de OpenKM es la solución ideal para la gestión de la información que se deriva de las relaciones con clientes y proveedores y la gestión de la documentación que se crea fruto de dichas vinculaciones. OpenKM le ayudará a cumplir y garantizar la seguridad documental de su empresa. 

El software de gestión documental incluye una completa documentación, con API y webservices para conectar el gestor documental con el resto de aplicaciones ya presentes en la empresa, si fuese necesario. Además, es posible adaptar la interfaz de usuario tanto a nivel estético como operativo. Si la organización tiene capacidad técnica, podrá implementar los desarrollos que desee. OpenKM también ofrece servicios de consultoría y desarrollo - todo ellos subvencionables por el bono digital - para aquellas instalaciones que así lo requieran.

Además, el gestor documental puede ser instalado a perpetuidad en los servidores de la empresa, o ser utilizado como servicio en su versión cloud. 

A nivel formativo, gracias a la plataforma OpenKM Academy, buscamos facilitar la aceptación del sistema de gestión documental dentro de la suite software de la compañía. En la plataforma e-learning verán que ofrecemos cursos de formación a medida de las necesidades de cada tipo de usuarios.

Como decíamos al principio, nuestro objetivo en este post es animar a las pymes y micropymes a que mejoren sus procesos de negocio gracias a la subvención Kit Digital. En OpenKM nos comprometemos a ajustar el precio de nuestros productos y servicios al de la subvención obtenida por el beneficiario.