Módulo de intercambio electrónico de datos.


Introducción

El Intercambio Electrónico de Datos(EDX) es un módulo OpenKM diseñado para garantizar el intercambio seguro de documentación entre la organización que utiliza OpenKM y sus clientes y partes interesadas. Una de las ventajas de los módulos es que permite la creación de usuarios sin consumir licencias de usuario OpenKM.


Crear plantillas de carpetas

En OpenKM, en la sección Templates, la organización tiene que crear plantillas de carpetas y subcarpetas, para gestionar mejor el intercambio de documentación.

La instancia de OpenKM con el módulo de intercambio electrónico de datos tendrá plantillas de carpeta automatizadas configuradas según el caso de uso que necesite.

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La organización puede crear una subcarpeta para clasificar mejor los documentos que desea intercambiar con sus clientes.. A continuación de un ejemplo; una agencia de consultoría que proporciona servicios en el campo de la gestión de facturas, recursos humanos, e impuestos podría establecer la siguiente subcarpeta

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Cuando se crea un nuevo usuario en EDX, aparece una nueva taxonomía en OpenKM con el nombre del cliente's basado en las plantillas.

Supongamos que la organización tiene un nuevo cliente que solicita asuntos de tarifas, pero no los de recursos humanos. La organización puede eliminar la carpeta HR en la taxonomía. De esta manera, el usuario que accede al EDX solo verá las carpetas taxes y facturas para cargar documentos

Del mismo modo, la organización puede crear nuevas subcarpetas en la taxonomía dentro de las carpetas "docs from" o "docs to" para cubrir las necesidades específicas de intercambio de documentos por cada cliente

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Módulo EDX

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EDX tiene sus usuarios en su URL y base de datos; usuarios, contraseñas, y roles se administran dentro del módulo.

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Creación de usuarios en el EDX

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El usuario administrador es el único usuario capaz de crear nuevos usuarios en la plataforma. Una vez que el administrador acceda a EDX, consulte la siguiente pantalla.

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Haga clic en el USUARIO tab; el EDX muestra la siguiente pantalla.

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Para crear un nuevo usuario, el administrador de EDX hace clic en el botón que abre una ventana emergente, con el siguiente formulario que se debe rellenar: image


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Muestra el menú en el que el administrador de EDX determina el tipo de usuario que se debe crear.

Muestra el menú en el que el administrador de EDX determina el rol que corresponde al usuario.

Donde el administrador ingresa el nombre de usuario en EDX.

El Intercambio Electrónico de Datos tiene un generador automático de contraseñas seguras; sin embargo, el administrador puede elegir insertar otra contraseña.

Dónde insertar el’nombre del cliente, una pieza de información ayudará al administrador a identificar al beneficiario más fácilmente.

Dónde insertar el correo electrónico del cliente's. El EDX lo utilizará para enviar notificaciones al usuario

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Una vez llenado el formulario, el administrador puede guardarlo haciendo clic en el botón.image. El beneficiario recibirá automáticamente un correo electrónico con las credenciales de acceso al módulo.

La lista de usuarios se actualiza en consecuencia:

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Cuando se crea un nuevo usuario en EDX, aparece una nueva taxonomía en OpenKM con el nombre del cliente basado en las plantillas de carpeta creadas en OpenKM.

Si es necesario actualizar cualquier dato del perfil del usuario; restablecer la contraseña, cambiar el correo electrónico, etc. el administrador puede hacer clic en el botón

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EDX para el usuario

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Tanto el propietario del intercambio electrónico de datos como el beneficiario(s) pueden almacenar la documentación en el módulo. Como usuario estándar de EDX, cuando iniciamos sesión, el sistema presenta:

Mis documentos

El área donde los usuarios pueden ver las carpetas con los documentos que queremos compartir con ellos (carpeta "Docs to,” en OpenKM) de acuerdo con los productos y servicios que necesitan. La organización tiene que cargar primero estos documentos en la taxonomía OpenKM

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El botón se utiliza para image retornar al principio.

Los usuarios pueden navegar por todo el repositorio. Junto al icono Inicio, verán la ruta donde se encuentran dentro del repositorio,

image y podrán ver la información necesaria sobre los contenidos a su disposición:

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Pueden obtener una vista previa del archivo y también descargarlo haciendo clic en el botón image.

Subir

Si el usuario desea añadir documentación (carpeta "Docs from,” en la barra de menús, haga clic en la pestaña image que muestra la siguiente pantalla:

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Vemos la taxonomía donde suben sus documentos. Los usuarios tienen que seleccionar dónde quieren insertar un nuevo archivo. Para ello, eligen el archivo en el botón image. Eso abre una ventana desde la que seleccionar el documento en su ordenador or dispositivo móvil. Una vez que el documento es elegido, el usuario hace clic en el botón, image, y el archivo se agrega a EDX.

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EDX guarda la documentación pedida por fecha. El usuario podrá ver que la taxonomía se ha actualizado con una nueva carpeta por año y dentro de ella, el archivo.

Noticias

El usuario EDX puede ver las noticias que ha ocurrido en la aplicación, específicamentes nuevos documentos. El botón permite el acceso directo al contenido image seleccionado. El controlador le image permitedescargar el archivo deeste workspace. El usuario puede elegir borrar lo que es una nueva lista haciendo clic en el botón image.

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Búsqueda

En el Tab, image el usuario accede al módulo's motor de búsqueda en el modo de búsqueda de contenido.


Escrito por Biel Soler

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