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Tutorial de gestión de documentos en línea para principiantes

Escrito por Nancy Howard el 3 de diciembre 2021

 La gestión documental electrónica es una de las mejores cosas de la tecnología moderna. Si bien parece un sistema simple, su utilidad no puede subestimarse. Tener una base de datos fácil de navegar con toda la documentación, comentarios de los clientes, perfiles, datos, etc., ahorra tiempo, esfuerzo y dinero y lo protege del riesgo de pérdida de datos.

Elegir y utilizar un sistema de gestión de documentos puede parecer complicado si es un principiante. Pero recuerde que todo viene con la experiencia. Prepárese para aprender y practicar mucho en su documento de prueba.

A medida que se acostumbre al sistema, el uso y acceso a todos los archivos será tan fácil que lo hará automáticamente.

Pero antes que nada, respondamos algunas preguntas frecuentes.

¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?

Es un proceso de uso de software para almacenar, categorizar, personalizar y distribuir documentos digitales. Estos pueden ser documentos de texto o versiones de imágenes de artículos. Aumenta la eficiencia de múltiples procesos dentro de una empresa, incluidos, entre otros:

• Ayudar a los clientes
• Capacitación de empleados
• Distribuir información entre equipos.
• Análisis, etc-

Le ayudaría a saber el precio de los backlinks en el servicio de publicación de Adsy. Puede que tenga la lista de precios en papel, en algún lugar de su cajón. Pero lo puso ahí hace un mes. En 30 días, cien documentos en papel más entraron y salieron de sus cajones.

La posibilidad de encontrar la hoja correcta en segundos es cercana a cero. Pero transfiéralo a un documento online y todo lo que tendrá que hacer es buscar "precios de backlinks". En menos de un segundo, su hoja estará entre los resultados.

El software de gestión de documentos electrónicos se utiliza ampliamente en la gestión de SEO para almacenar informes, análisis, métricas esenciales e incluso hojas de trucos.

¿Quién es un administrador de documentos?

Es la persona responsable del almacenamiento y organización de la documentación. Editan proyectos, transfieren datos de papel a documentos digitales, cambian configuraciones de autorización, dirigen proyectos, etc.

La gama de responsabilidades depende mucho de la empresa y del objeto de la ocupación. Algunos llaman a estas personas administradores de proyectos, otros, controladores de documentos. Pero una cosa está clara: tendrá que aprender todo sobre los sistemas de gestión de documentos para trabajar con archivos electrónicos de cualquier relevancia.

Ahora, comencemos con nuestra breve guía para la gestión documental. 

Una guía para principiantes sobre la gestión de documentos

Compartiremos los pasos generales porque cada sistema de archivos para gestión documental es diferente. Pero hay formas sencillas de cómo aprovechar cada uno.

1: Elija un software de gestión de documentos que satisfaga sus necesidades

Si su empresa aún no lo ha hecho, elija el software que se adapte a todos sus requisitos. Si puede, sugiera ese software en particular a su gerente. Hay ciertas características que dicho sistema debería tener: 

• Almacenamiento en la nube: Para compartir y procesar información de la manera más conveniente, necesita almacenamiento en la nube. No es tan limitado como el almacenamiento físico y ofrece seguridad adicional, excelente organización y opciones sencillas para compartir archivos (a través de un enlace, por ejemplo).
• Automatización: Al trabajar con documentos en línea, se pueden automatizar muchas tareas repetitivas. La creación de nombres de archivos, el guardado automático y otras funciones se pueden automatizar sin riesgo para la seguridad legal de la información que almacena.
• Registro de actividad: También es muy importante poder ver el historial de ediciones de cada documento. Por eso la función de los registros de actividad es fundamental. Solo necesita a las personas adecuadas en la auditoría, especialmente si se trata de documentos digitales legales.
• Seguridad: Las opciones del sistema deben ofrecer seguridad de alto nivel desde la creación del documento hasta su almacenamiento a largo plazo. Los competidores y los piratas informáticos nunca deben tener acceso a su nube, ya que es posible que allí se almacene información confidencial.
• Espacio de trabajo centralizado: La gestión de registros es un proceso de equipo. Diferentes personas de diferentes ubicaciones deben trabajar juntas de forma remota, en un espacio de trabajo centralizado que sea conveniente para todos.

Conocer las características principales de un buen producto le ayudará a darse cuenta de su eficacia y del esfuerzo que necesitará para aprender a utilizarlo.

2: Lea el manual del usuario con mucha atención

Antes de crear cualquier documento de proyecto, lea el manual. Por lo general, todas las funciones esenciales se describen y explican allí. Además, si usa Google Docs, por ejemplo, hay mucha información en línea, incluido el manual oficial de la corporación.

También debería haber una opción para contactar al desarrollador para obtener información adicional, pero esto es cuando tiene problemas serios con su software.

3: Encuentra un curso en línea que te ayude a ti mismo

La mejor manera de aprovechar cualquier programa de gestión y almacenamiento de documentos es mediante un curso. Si su empresa no puede pagar uno o no quiere invertir en el asunto, OpenKM Academy ofrece muchos cursos gratuitos que lo ayudarán a comenzar.

Aprenderá acerca de todas las herramientas y operaciones posibles durante un curso cuando implemente documentos dentro del programa.

En un mes más o menos, lo utilizará con fluidez y estará listo para asumir su trabajo por completo.

4: Cree un documento de prueba

Cree un documento de prueba en el que pueda capacitarse para utilizar todas las funciones del sistema de gestión documental. Lo necesitará durante el aprendizaje y para usos futuros cuando aparezcan nuevas funciones o cuando tenga que usar funciones con las que no tiene mucha práctica.

Asegúrese de que sólo usted tenga acceso a él, o pídale a un amigo u otra persona cercana que lo ayude a practicar la autorización de otras personas a los documentos.

Para resumir

Las empresas de todo el mundo están tratando con enormes cantidades de datos: contratos, políticas, información de clientes y bases de datos, procesos, flujos de trabajo, por nombrar algunos. Evitar los avances tecnológicos que pueden ayudarlo no sólo a almacenar sino a categorizar esos documentos y hacerlos personalizables es un verdadero crimen.

Ahorre tiempo y esfuerzo y obtenga un sistema de gestión de documentos. Puede usar los conocidos como Google Docs o comprar una suscripción de una empresa que tenga software de gestión documental adecuado para sus propósitos particulares.

Aprender no es tan difícil y vale la pena. Y no es que tengas que pasar por esto solo. Muchos cursos gratuitos te ayudarán a descubrir cualquier software.

Bio de la autora: Nancy P. Howard ha estado trabajando como experta en escritura en outsourcing photoretouchingservices.net. También es escritora profesional en temas como blogs, IT y recursos humanos. Le encanta viajar, la fotografía y siempre está dispuesta a conocer gente nueva.