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Software versátil de gestión documental para cada organización

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli en junio 02, 2023

El software de gestión documental de OpenKM es lo suficientemente versátil como para adaptarse a las necesidades de cada organización, independientemente del sector o tamaño de la empresa.

Soporte y asistencia durante todo el ciclo de vida del proyecto

Cuando una nueva organización elige OpenKM, nuestro equipo permanece disponible para atender cualquier pregunta o sugerencia que pueda surgir durante el ciclo de vida del proyecto, que a priori, no tiene fecha de caducidad. Estamos comprometidos a proporcionar apoyo continuo.

Superar los desafíos de implementación

Entendemos que los proyectos de implementación a menudo implican desafíos como la complejidad de la migración, la definición de estructuras de archivos, la integración de sistemas y el mantenimiento y actualización continuos. Para abordar estos problemas, OpenKM ofrece una gama de productos y servicios vinculados a licencias de software. Esto permite al personal técnico del cliente beneficiarse del soporte, la colaboración o incluso la ejecución completa de desarrollo realizado por el personal de OpenKM. También ofrecemos cursos de formación especializada a través de nuestra plataforma de e-learning, OpenKM Academy.

Empezar poco a poco y ampliar

Muchas organizaciones optan por comenzar poco a poco inicialmente. Algunos preparan la instalación para recibir importaciones de documentos en función de su nuevo plan de gestión documental, mientras que otros incorporan documentos manualmente, como escanear documentos históricos en un estado de conservación vulnerable. En ambos casos, los usuarios pueden utilizar todas las funcionalidades de OpenKM.

Experiencia de usuario personalizada

La política de seguridad del sistema garantiza que los administradores creen perfiles de usuario adaptados a necesidades específicas. Los usuarios pueden acceder a una versión personalizada de OpenKM, utilizando funcionalidades estándar adaptadas a su puesto o área de trabajo.

Colaboración y control de documentos

En función de su familiaridad con las tareas, los usuarios pueden guardar documentos en la ruta de repositorio adecuada. OpenKM está diseñado para facilitar el trabajo en equipo y el control documental. Una vez que se carga un documento, otros usuarios pueden acceder a él y manipularlo.

Notificaciones y suscripciones

La persona que ha subido un documento puede notificar a sus colegas o grupos de usuarios específicos para continuar el ciclo de vida del documento dentro de OpenKM. Adicionalmente, los usuarios pueden suscribirse a documentos o carpetas específicas de interés, recibiendo notificaciones automáticas por correo electrónico de OpenKM.

Política de seguridad granular

La política de seguridad de OpenKM ofrece un control de nivel granular. Se pueden definir políticas de seguridad personalizadas para cada nodo (por ejemplo, carpeta, registro, correo electrónico o documento). Esto permite una edición eficiente de documentos y control de versiones, ya sea actualizando el cuerpo del archivo, o a través de metadatos.

Metadatos y capacidad de búsqueda

Los usuarios pueden asignar grupos de metadatos a los archivos y actualizar los valores de los campos de metadatos, creando nuevas versiones de los documentos. Para mejorar la gestión documental, OpenKM soporta el uso de palabras clave o categorías. Esto simplifica la recuperación de conjuntos de documentos, independientemente de su ubicación dentro del repositorio.

Establecimiento de relaciones de documentos

Otra característica útil es la capacidad de definir relaciones entre nodos dentro de OpenKM. Esta funcionalidad agiliza el seguimiento y la gestión de documentos, lo que permite a los usuarios rastrear el origen y la conexión entre documentos relacionados.

Plantillas para la eficiencia

OpenKM ofrece plantillas para ahorrar tiempo y minimizar errores. Las tareas rutinarias se vuelven más eficientes al guardar tipos de documentos, estructuras de carpetas requeridas y diseños de correo electrónico predefinidos, como plantillas.

Funciones avanzadas y formación

El software de gestión de documentos proporciona funciones avanzadas, como automatización, flujos de trabajo y reconocimiento óptico de caracteres. El personal técnico suele definir y configurar estas funcionalidades. OpenKM Academy ofrece cursos certificados para administradores, gestión de flujos de trabajo y desarrolladores para ayudar a los usuarios a aprovechar estas características avanzadas.

Conclusión

En este artículo, hemos explorado un caso de uso típico para comenzar con un sistema de gestión de documentos. El versátil software de OpenKM, combinado con un soporte y formación integrales, permite a las organizaciones agilizar sus procesos de gestión documental. En próximos posts, profundizaremos en experiencias y aplicaciones más genéricas del software de OpenKM.

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