Escrito por Ana Canteli en marzo 11, 2022
El interés por la calidad y su gestión podemos encontrarla ya en la edad media con el nacimiento del sector manufacturero en las asociaciones gremiales. En los albores de la Revolución Industrial es cuando nacen los primeros planes de gestión de la calidad, que fueron creados para controlar sistemáticamente los procesos productivos y sus resultados. Y es que a mayor número de personas involucradas en la producción de resultados comunes y mayor la cantidad de productos y servicios resultantes, el desarrollo de buenas prácticas se volvió necesario para garantizar unos mínimos cualitativos.
La gestión de la calidad se volvió especialmente importante durante la II Guerra Mundial cuando artefactos bélicos creados en distintas fábricas, tenían que ser ensamblados o utilizados de forma conjunta, sin dar lugar a ningún error; como por ejemplo las armas y su munición.
La importancia dada a los sistemas de gestión de calidad no dejó de crecer después de la guerra. Quien más se benefició fue Japón, que incorporó a su industria las mejoras implementadas en los sistemas de calidad de los EE.UU, centrándose no tanto en la inspección; si no en la mejora de los procesos de producción, en colaboración con las personas involucradas en los mismos.
Como respuesta a este salto cualitativo, surgió el concepto de gestión total de la calidad - total quality management system ( TQM ) por sus siglas en inglés - donde lo más importante no son sólo las métricas, si no cualquier planteamiento que mejore toda la organización en su conjunto. Pero, nos estamos adelantando. Lo ideal sería comenzar por definir qué es un sistema de gestión de la calidad, hoy en día.
Un sistema de gestión de la calidad planea, controla y mejora los componentes de una organización relacionados con la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad.
El sistema de calidad se plantea cuando el contexto de producción es repetitivo, medible y susceptible de mejora continua. Y se concreta en la documentación que define los procesos, los procedimientos y las responsabilidades orientadas a la consecución de las políticas de calidad y las metas que persiguen.
Realmente existen multitud de definiciones de sistema de calidad; sin embargo en este artículo seguiremos las directrices recogidas por la Organización Internacional de Estandarización ( ISO ).La familia de estándares de calidad es la de mayor aceptación en multitud de sectores. Algunas de las normas son más aplicables a determinadas industrias.
Las más destacables son:
De la misma forma que la gestión de la calidad tiene una larga trayectoria, lo mismo puede decirse de la gestión documental y su rol en los sistemas de gestión de la calidad.
Documentar las mejores prácticas para controlar la producción y mejorar los procesos productivos es lo que acabó creando los estándares de los sistemas de gestión de calidad. Por ello en la medida en que sea posible, siempre se recomienda mantener la información documentada con el propósito de apoyar la operativa de los procesos. La definición de documentación en una organización orientada a la calidad es muy amplia: comunicaciones, métricas, formularios de conformidad con los estándares de calidad, el conocimiento compartido, etc. Esto puede no incluir todos los documentos requeridos para un control exhaustivo de la calidad. En ese caso tendríamos que incluir:
Para que una organización logre implementar un sistema de calidad con éxito, necesita un software de gestión documental que contengan todas las evidencias necesarias para demostrar objetivamente el desempeño del SGC.
El mantenimiento efectivo de la documentación es vital para el éxito del sistema de calidad, Durante la fase de diseño del sistema de gestión de calidad, la organización debe detallar los tipos y series documentales dentro de la organización y las políticas para la creación, retención y edición de documentos. Los estándares de gestión de calidad no suelen prescribir un método para la gestión documental. Sin embargo la capacidad de capturar y conservar toda la evidencia de respaldo, ayuda a implementar con éxito el sistema de gestión de calidad de la empresa.
La implementación se ejecuta mejor de manera granular al dividir cada proceso en subprocesos y formando al personal sobre documentación, formación, herramientas de capacitación y métricas.
El sistema de gestión documental de OpenKM ha sido implementado con éxito en organizaciones que han obtenido la certificación de su sistema de gestión de calidad.
El software de gestión de documentos y registros electrónicos incluye el acceso a cursos online de formación disponibles en OpenKM Academy, la plataforma e-learning de OpenKM que busca facilitar la formación, aceptación y uso del sistema de calidad elegido por la empresa.
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