Escrito por Ana Canteli el 06 julio 2017
Últimamente, en la industria volvemos a escuchar hablar de sistemas de inteligencia artificial y sistemas de reconocimiento. El Reconocimiento Digital Automático es una tecnología de sistemas de reconocimiento, basada en el reconocimiento óptico de caracteres que se utiliza en diversos sectores. Por ejemplo; en el sistema de reconocimiento de matrículas, es un sistema de reconocimiento que utiliza el reconocimiento de óptico carácteres para el reconocimiento automático de matrículas de vehículos. El reconocimiento automático de matrículas es una tecnología ampliamente utilizada en la vida real que podemos encontrar en los accesos a los parking, acceso a carreteras con peaje, localización de vehículos para la gestión de infracciones de tráfico.
Los sistemas de reconocimiento automático han reemplazado las tareas realizadas por humanos de forma repetitiva, reduciéndose los errores en el proceso de reconocimiento automático; así como liberando a los humanos para realizar tareas con mayor valor añadido. OpenKM es un sistema de gestión documental que proporciona y permite la integración con terceras a aplicaciones, en el ámbito del reconocimiento automático de contenidos.
El Reconocimiento Digital Automático en sistemas de gestión documental, se centra en el reconocimiento automático de contenidos. El reconocimiento automático de contenidos permite que la aplicación sea capaz de encontrar la información, sin que la tipología del documento sea una limitación para su identificación y gestión.
En cualquier organización nos encontramos con diferentes tipos de documentos en función de su estructura:
Para beneficiarse del Reconocimiento Automático los Documentos los archivos, dentro del sistema de gestión documental han de pasar por lo siguientes pasos:
Cuando la empresa cuenta con la información necesaria, pero ésta no llega al usuario que la necesita; esto puede desembocar en pérdida de oportunidades: mala percepción de los productos y servicios que proporciona, retrasos en los pagos, en la satisfacción de sus compromisos, etc.
Pongamos como ejemplo una empresa que gestiona 500 documentos al día ( facturas, albaranes, pedidos, etc. ) y una persona que introduce los datos de estos documentos en el sistema a razón de 30 segundos por documento. Esto implica que el usuario dedica 15.000 segundos al día; es decir 250 minutos que suponen más de 4 horas destinadas a esta actividad. Al final del año habrá acumulado un mínimo de 960 horas; 20 días laborables ( 4 horas x 12 meses ) durante las cuales con toda probabilidad, cometerá errores en el proceso de mecanización. Y lo más importante; este trabajo repetitivo tiene 2 efectos negativos: un coste recurrente asociado a este proceso y la pérdida de capital intelectual dentro de la compañía.
El Reconocimiento Automático de Documentos:
En este contexto OpenKM presenta la integración con ChronoScan, aplicación de reconocimiento óptico de carácteres que permite al usuario una gestión fácil de las plantillas de los documentos. Gracias a las etiquetas inteligentes, ChronoScan es capaz de capturar las expresiones más usuales en documentos: número de documento, nº de albarán, subtotal, IVA, total; sin la necesidad de configurar plantillas. Creando estas etiquetas, es más fácil para el usuario reconocer las áreas de captura de metadatos.
Además el proceso de captura e importación de metadatos puede ser automatizado gracias a la Estación de Importación de OpenKM, que ayuda a incrementar la efectividad y eficiencia en la gestión documental de la organización.
En el siguiente vídeo, puede ver un ejemplo de OpenKM integrado con ChronoScan y la Estación de importación.
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