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Qué es OpenKM y por qué necesitas un sistema de gestión documental

Escrito por Leonardo Nunez, OpenKM USA, en septiembre 22, 2023

En el acelerado entorno empresarial actual, la gestión eficiente de sus documentos es más importante que nunca. Los días de los sistemas de archivo en papel han quedado atrás, dando paso a una era digital donde grandes cantidades de datos se almacenan electrónicamente. Aquí es donde entra en juego OpenKM: un robusto Sistema de Gestión Documental (DMS) que no solo es rico en funciones, sino que también tiene un precio conveniente. Entonces, ¿qué es exactamente OpenKM y por qué necesita un DMS en primer lugar? Vamos a sumergirnos.

Introducción a OpenKM

OpenKM es un sistema de gestión documental de vanguardia diseñado para simplificar la tarea a menudo compleja de organizar, localizar y modificar varios tipos de archivos en un entorno empresarial. Desarrollado utilizando tecnología abierta como Java, Tomcat, Lucene, Hibernate y Spring, OpenKM ofrece tanto una Free/Libre Community Edition como una Enterprise Edition propietaria. Esta flexibilidad lo hace ideal tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.

Características de OpenKM

OpenKM viene cargado de características diseñadas para que tus procesos de gestión documental sean fluidos:

  • Lucene Indexing: OpenKM utiliza Lucene para su funcionalidad de búsqueda, lo que le permite localizar rápidamente los documentos que necesita.
  • jBPM Workflow: Con Java Business Process Management (jBPM), puede automatizar muchos de los procesos involucrados en la gestión de documentos, haciendo que sus operaciones sean más eficientes.
  • Repositorio de contenidos: OpenKM dispone de un sistema estructurado para almacenar todos tus archivos, asegurando que estén organizados y sean fácilmente accesibles.
  • Control de acceso avanzado: defina quién puede acceder a qué dentro de su repositorio. Asegure sus documentos y asegúrese de que solo las personas adecuadas tengan acceso.

¿Por qué necesita un sistema de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental ya no son un lujo; Ahora son una necesidad para las empresas en diversas industrias. He aquí por qué:

Sobrecarga de datos

Las empresas están produciendo más datos que nunca. Sin un DMS, es fácil que estos datos se vuelvan inmanejables, lo que conduce a ineficiencias.

Cumplimiento normativo

Ya sea GDPR, HIPAA o cualquier otro marco regulatorio, las empresas deben cumplir con ciertas reglas cuando se trata de almacenamiento y recuperación de datos. Un DMS como OpenKM te ayuda a asegurarte de que cumples con estas leyes.

Trabajo remoto

Con más personas trabajando desde casa, el acceso a los documentos desde diferentes ubicaciones es esencial. OpenKM permite el acceso remoto seguro a sus archivos, facilitando un flujo de trabajo más fluido para los equipos remotos.

Rentabilidad

La búsqueda de documentos extraviados puede ser una pérdida de tiempo masiva y podría resultar en pérdidas financieras. Un DMS organiza todos sus archivos en una ubicación central, ahorrando tiempo y dinero.

La ventaja de OpenKM

Tecnología abierta

El uso de tecnología abierta hace que OpenKM sea increíblemente flexible, lo que permite la personalización para satisfacer sus necesidades específicas.

Precios convenientes

Especialmente con el descuento especial de vacaciones actual, OpenKM proporciona una solución económica que ofrece un alto valor a un costo razonable.

Ediciones completas

Tanto si eres una pequeña empresa como una gran empresa, OpenKM tiene una edición que se adapta a tus necesidades. La Community Edition es perfecta para organizaciones más pequeñas, mientras que la Enterprise Edition ofrece funciones avanzadas adecuadas para operaciones más grandes.

Conclusión

En esta era digital, la gestión eficaz de documentos es crucial para el éxito de cualquier organización. OpenKM proporciona una solución robusta, cómoda y rentable para la gestión de sus documentos. Con características como la indexación de Lucene, el flujo de trabajo jBPM y el control de acceso avanzado, está diseñado para hacer su vida más fácil y su negocio más eficiente.

Si aún no te has planteado implantar un Sistema de Gestión Documental, ahora es el momento perfecto. Aprovecha el descuento especial de OpenKM para fiestas y entra en un mundo de gestión documental organizada, accesible y segura.

Ya sea que esté ejecutando una startup o una corporación bien establecida, la necesidad de un sistema de gestión de documentos confiable es universal. OpenKM ofrece una solución versátil y rica en funciones que puede adaptarse a los desafíos únicos de su negocio. No te quedes atrás, abraza el futuro con OpenKM.

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