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¿Qué beneficios tiene los servicios de escaneo para digitalizar registros?

Escrito por Gregory V. Chapman en febrero 05, 2021

 La mayoría de las empresas se están moviendo rápidamente hacia un espacio digitalizado que puede mejorar su productividad y eficiencia generales. Así, los archivos digitales están reemplazando a la documentación en papel. Escanear y digitalizar documentos reduce significativamente la cantidad de tiempo que sus trabajadores buscan en archivadores para localizar un documento. Además de esto, ahorra costes y muchos otros grandes beneficios.

Entonces, ¿qué es escanear y cómo se puede digitalizar un documento escaneado?

El escaneo digital consiste en capturar imágenes digitales de cualquier archivo en papel. El proceso de escanear y digitalizar estos archivos es bastante sencillo. Una vez que haya ordenado todas las copias impresas de sus registros, use un escáner para capturar los documentos en papel.

El tipo de escáner que utilizará puede estar determinado por el tipo de escaneado de documentos que necesite. Cuando haya escaneado el documento, seleccione su formato de almacenamiento digital preferido y guárdelo. También necesitaría obtener un software de gestión de documentos para ayudar a administrar y rastrear todos sus documentos escaneados. Cuando complete su proceso de escaneo y digitalización, puede comenzar a obtener estos beneficios que se describen a continuación:

Mayor velocidad de búsqueda

Los registros en papel pueden ser difíciles de clasificar y administrar. Imagínese buscar un documento que archivó hace más de dos años en su archivador. Probablemente se sienta como buscando una aguja en un pajar. Un informe del Grupo Gartner afirma que el empleado medio dedica más de 400 horas al año a buscar documentos impresos.

Cuando tiene sus documentos digitalizados de forma segura, la función de búsqueda es mucho mejor, porque obtiene su archivo en cuestión de segundos. Cuando sus archivos digitales están bien organizados y administrados correctamente, es aún más rápido buscarlos utilizando palabras clave relevantes.

Evite la pérdida y acceda a los documentos de forma remota

Para las organizaciones que trabajan de forma remota o las personas que siempre están en movimiento, la flexibilidad es de suma importancia. Llevar todos sus archivos podría ocasionarle la pérdida o daño de algunos documentos vitales. Dicha pérdida o daño se puede prevenir mediante la digitalización, ya que todos los archivos ya no son físicos.

Además, es posible que esté en una reunión importante y luego se dé cuenta de que olvidó un documento que necesita, en casa o en la oficina. Por lo tanto, es aquí cuando la digitalización de sus documentos puede resultar muy útil. Dondequiera que vaya, tiene acceso a sus archivos en su dispositivo móvil y también brinda acceso para compartir documentos comerciales con otros.

Espacio físico recuperado

Si está pensando en ordenar su espacio, entonces escanear y digitalizar sus archivos físicos es el camino a seguir. Todas esas cajas que ocupan espacio en la parte posterior de su almacén, sótano o pasillos de oficina, armarios, etc. se pueden ordenar en formato digital. Imagínese encajar 30 archivadores en una pequeña memoria USB.

Cuando digitaliza documentos en papel y libera espacios ocupados por archivadores, el resultado inmediato es que su espacio de oficina se abre. También abrirá más espacio para expandir su equipo y hacer crecer el negocio de formas que no sabía que eran posibles.

Rentable y aumenta la productividad

Otro beneficio de digitalizar sus documentos en papel es que el coste de impresión, fotocopiado o identificación de compra de papel se reduce drásticamente. Reduce el precio del espacio de almacenamiento y el mantenimiento. Y lo más importante, las horas que un empleado puede dedicar a buscar un documento en un archivador desorganizado se ahorran y se utilizan para tareas más críticas.

Además, guardar sus documentos en formatos digitales tiene un impacto en la comunicación, la colaboración y la automatización, que son aspectos esenciales de su negocio. El escaneo digital tiene un efecto directo en la productividad porque ahorra a los empleados mucho tiempo perdido para buscar, procesar y pasar información. Un entorno de oficina digitalizado puede mejorar significativamente la productividad de su personal y ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero.

Aumentar la seguridad

Hay varias formas en que sus documentos físicos pueden estar en riesgo. Ya sean desastres naturales (como inundaciones), errores humanos (como extraviar o ensuciar los registros importantes) y desgaste natural. Los archivos físicos son vulnerables y pueden estar más allá de su control de almacenamiento.

Escanear sus documentos en papel le permite realizar copias de seguridad de ellos varias veces, en sus dispositivos, en la nube u otros sistemas de gestión de documentos. Le asegura que sus datos se conservarán durante mucho tiempo.

Sea ecológico con una oficina sin papel

Por supuesto; todos sabemos que el papel está hecho de árboles. Por lo tanto, el uso continuo de documentos en papel y archivadores voluminosos hace que sea un desafío tener un espacio de trabajo más ecológico. Cuando digitaliza sus registros, fomenta un entorno que utiliza menos papel y la trituración segura para la eliminación adecuada del papel se reduce significativamente.

Imagine la cantidad de artículos que escriben servicios de reseñas en sitios web como Writing Judge; que utilizarán si almacenan los millones de ensayos que escriben y revisan en papel. Además, la digitalización de su almacenamiento de documentos significa que utiliza menos tinta de impresora tóxica y reduce los procesos de envío por correo que aumentan su huella de carbono.

Mejora las colaboraciones de proyectos

La mayoría de los procesos comerciales se están moviendo hacia la colaboración en sus entornos de trabajo internos y externos. Colaborar en un proyecto al que no se puede acceder digitalmente puede hacer que el proceso sea lento e ineficiente. Por ejemplo, si un miembro del equipo del proyecto cambia un documento que necesita la aprobación de todos los miembros del equipo, un documento en papel tardará una eternidad en pasar de un escritorio a otro. Por tanto, dificultará la optimización de la productividad.

También existe la posibilidad de que no todos los miembros del equipo puedan ver la nueva versión y, como tal, seguirán trabajando en función de una versión desactualizada y tendrán que rehacer el trabajo cuando se den cuenta del error. Sin embargo, si digitaliza sus proyectos colaborativos, todos los miembros del equipo pueden tener acceso en tiempo real al documento simultáneamente. Por lo tanto, el trabajo se mueve más rápido y se optimiza la productividad.

La eficiencia de su equipo se puede mejorar significativamente utilizando documentos y comunicaciones electrónicos. Da espacio para que todos estén en la misma página, ofrezcan comentarios e ideas con facilidad. Se pierde menos tiempo, mientras aumentan la productividad y la colaboración.

Servicio al cliente mejorado

Si tiene un negocio, también comprende la necesidad de brindar a sus clientes la información que solicitan con urgencia. Cuando tiene todos sus documentos escaneados, sus empleados tienen acceso rápido y fácil a la información, lo que les permite brindar al cliente respuesta sobre cualquier solicitud.

Por ejemplo, si un cliente de un sitio web de revisión de servicios de redacción, Best Writers Online requiere urgentemente que se le reenvíe su artículo, imagínese todo el tiempo que tendrá que esperar si los artículos se archivaron en un gabinete en lugar de en archivos electrónicos. Como resultado, esto contribuye en gran medida a mejorar sus niveles de servicio y aumentar la satisfacción, las referencias y la retención del cliente.

Conclusión

Después de leer este artículo, espero haberlo podido convencer sobre los beneficios de utilizar los servicios de escaneo de documentos para digitalizar sus registros.

Bio: Gregory es un apasionado de la investigación de nuevas tecnologías tanto en dispositivos móviles, web y WordPress. Está enamorado de las historias y los hechos, por lo que Gregory siempre trata de obtener lo mejor de ambos mundos.