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OKMFlow vs BonitaSoft: el motor nativo que pone a los documentos en el centro

Escrito por Ana Canteli el 20 octubre 2025

En la carrera por automatizar procesos, muchas organizaciones evalúan dos caminos: apostar por un motor de flujos integrado en su sistema de gestión documental o incorporar una suite de business process management más generalista. En ese cruce, OKMFlow —el motor nativo de OpenKM— y Bonita (BonitaSoft) son alternativas habituales. Este artículo compara ambos con foco en escenarios donde los documentos, la trazabilidad y la gestión de procesos documentales son prioritarios.

Dos enfoques: documento vs. proceso transversal

OKMFlow nace dentro de OpenKM, un software de gestión documental que estructura, custodia y distribuye la información relevante almacenada en el sistema. Al ser motor nativo, el motor de flujos opera directamente sobre expedientes, versiones, metadatos, permisos y auditoría. Si tu día a día es la gestión de la información, automatizar procesos de revisión, aprobación o publicación ocurre sin fricción, dentro del mismo entorno. Esta integración reduce dependencias y simplifica la gestión de workflow.

Bonita, por su parte, es una plataforma de business process management generalista. Su fortaleza está en orquestar procesos empresariales que conectan múltiples aplicaciones (ERP, CRM, portales, bases de datos), modelados con BPMN y desplegados como aplicaciones de usuario. Si tus procesos de negocios no dependen tanto de información en formato documento, Bonita ofrece flexibilidad y variedad de sistemas de workflow y conectores.

Ventaja competitiva de OKMFlow para automatización documental

Cuando el documento es el protagonista, OKMFlow destaca por tres razones:

Proximidad al contenido

El motor de flujos vive donde viven los archivos. Las reglas, tareas y estados se apoyan en el repositorio del software de gestión documental (permisos, historiales, versiones). Así, automatizar los procesos de control de versiones, publicación o firma electrónica encaja de forma natural con la gestión de documentos y la auditoría.

Simplicidad operativa

Menos piezas, menos integración. El equipo de negocios trabaja en la misma plataforma de gestión documental, sin alternar entre herramientas. Para el área técnica, mantener un único stack reduce incidencias y acelera evoluciones. Resultado: aumenta la productividad y se abaratan los costes de operación.

Automatización de documentos de punta a punta

Desde la captura hasta la difusión, automatización de documentos y automatización documental se orquestan junto con metadatos, taxonomía y notificaciones (por ejemplo, sobre correos electrónicos asociados a un expediente o hitos de aprobación). Con OKMFlow es más directo automatizar un workflow de revisión y publicación sin salir del sistema de gestión documental.

En resumen: si tu prioridad es la gestión documental, una plataforma de gestión documental con motor de flujos nativo como OKMFlow facilita automatizar procesos y la gestión de procesos documentales con menos fricción.

Bonita aporta valor en procesos de negocios transversales y procesos empresariales de gran escala que no giran alrededor del repositorio documental de la entidad. Si necesitas conectar un ERP distribución o un ERP alimentación, aplicaciones legacy y servicios externos en un solo flujo BPM, su enfoque generalista y su ecosistema de conectores te da amplitud. Es especialmente útil cuando el objetivo es construir aplicaciones de proceso, más allá de la gestión documental.

Tabla comparativa

Criterio	OKMFlow (OpenKM)	Bonita / BonitaSoft
Enfoque principal	Motor de workflow nativo dentro del sistema OpenKM; pensado para automatización documental y procesos centrados en el documento.	Plataforma BPM de propósito general para modelar y ejecutar procesos empresariales (BPMN) y construir aplicaciones de proceso.
Tipo de producto	Componente integrado del gestor documental OpenKM (document management system).	Suite BPM con Studio/Runtime/UI; motor independiente que se integra con otros sistemas.
Integración con SGD	Nativa: actúa directamente sobre documentos, metadatos, versiones, permisos y auditoría del repositorio.	Requiere integrar un SGD externo si el proceso necesita gestión documental profunda.
Modelado y estándar	Flujos visuales con tareas humanas, condiciones, timers y acciones sobre contenido; diseñado para el ciclo de vida del documento.	Modelado BPMN 2.0, subprocesos, eventos, reglas; alto nivel de expresividad para procesos transversales.
Formularios / UI de tareas	Formularios y pasos embebidos en OpenKM; experiencia unificada para usuarios documentales.	UI configurable y apps de proceso (low-code) para distintos perfiles de usuario.
Conectividad / Integraciones	OpenKM expone API REST y no impone límites de integración;	Amplio ecosistema de conectores y APIs para ERPs/CRMs/DBs/servicios; pensado para integraciones heterogéneas.
Trazabilidad y auditoría	Hereda la auditoría exhaustiva del SGD sobre documentos y acciones de workflow, en un mismo registro.	Seguimiento de procesos y casos en el plano BPM; la trazabilidad documental depende del SGD integrado.
Despliegue y TCO	Arquitectura simplificada (un único stack: SGD + workflow nativo), lo que reduce complejidad y TCO en escenarios documentales.	Motor BPM independiente con opciones de escalado y ediciones (Community/Enterprise); más componentes a coordinar.
Escenarios ideales	Aprobaciones, revisiones, publicación, automatización de documentos y expedientes con alta dependencia de metadatos.	Orquestación de procesos transversales que combinan muchos sistemas (ERP/CRM/portales), más allá del documento.
Ventajas destacadas	Experiencia unificada, mínima fricción, reglas por eventos del SGD + workflow, time-to-value rápido en procesos documentales.	Flexibilidad BPMN, ecosistema de conectores, construcción de apps de proceso y capacidades enterprise.
Posibles límites	Menos orientado a procesos corporativos no documentales de muy amplio alcance. (Inferencia basada en foco nativo gestión documental)	Requiere integrar un SGD para igualar la profundidad documental de OpenKM; mayor complejidad operativa en entornos puramente documentales.

Integración: apertura total (híbrido si lo necesitas)

OpenKM no impone barreras: el equipo IT de OpenKM ya creó en el pasado un conector para BonitaSoft y, hoy, OpenKM puede integrarse con cualquier aplicación, vía API REST. Esto permite escenarios híbridos: OKMFlow para lo documental y Bonita, compartiendo datos o documentos cuando convenga. Así, el software de gestión documental sigue siendo la plataforma de gestión documental de referencia y Bonita para las partes del proceso donde un BPM generalista aporte valor.

Experiencia de usuario y adopción

En organizaciones con fuerte cultura de gestión empresarial centrada en la gestión del conocimiento en la entidad, los usuarios prefieren trabajar en un único entorno. Con OKMFlow, diseñar, ejecutar y monitorizar la gestión de procesos documentales sucede en el software de gestión documental que ya usan: no hay salto de contexto. Esto mejora la adopción, simplifica formación y acelera entregas. Además, facilita el cumplimiento en gestión de calidad cuando necesitas evidencias y trazabilidad unificadas.

Casos típicos donde OKMFlow gana

• Aprobaciones y publicación de contratos, políticas, manuales, o factura electrónica donde el ciclo de vida del documento manda.
• Workflow administrativo con múltiples revisiones y metadatos obligatorios, disparados por eventos del repositorio.
• Flujos con firmas electrónicas integradas en el expediente, asegurando que la prueba quede almacenada en el sistema sin duplicar plataformas.
• Allí donde se busca automatizar procesos documentales y evidenciar logros en auditoría.

En todos ellos, automatización de procesos y automatizar los procesos alrededor del documento son más directos si el motor de flujos y el document management system comparten ADN.

Señales para decidir

Elige OKMFlow cuando:

• El document management system es estratégico y la gestión de documentos exige control fino, trazabilidad y auditoría.
• Quieres automatización de procesos y gestión de procesos documentales sin montar un BPM aparte.
• Buscas aumenta la productividad acortando el time-to-value y reduciendo la carga técnica (conocimientos técnicos requeridos y mantenimiento).

Valora Bonita cuando:

• Debes orquestar procesos empresariales que combinan muchos sistemas (incluyendo erp distribución o erp alimentación) y necesitas construir aplicaciones de proceso complejas.
• Tu prioridad es un BPM generalista con una biblioteca amplia de conectores y opciones de despliegue.

Conclusión

Si tu organización vive del documento, OKMFlow es un motor de flujos que juega en casa: gestión documental profunda, menos integración, menos curva de aprendizaje y más foco en la automatización de documentos. Te permite automatizar procesos críticos —desde un workflow administrativo hasta la factura electrónica— dentro del sistema de gestión documental, cuidando la evidencia almacenada en el sistema y la trazabilidad. Y si mañana necesitas ir más allá, la puerta a Bonita siempre está abierta vía API REST. Así, puedes automatizar los procesos que más impacto tienen hoy, sin renunciar a expandirte hacia procesos de negocios más amplios cuando lo requiera tu gestión empresarial.