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Oficina sin papeles durante la pandemia

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli en agosto 20, 2021

La mayor parte de trabajos hoy en día pueden llevarse a cabo desde un ordenador, y que este ordenador estuviese deslocalizado de la oficina era cuestión de tiempo. Pero, todo hay que decirlo, el 2020 le dio un empujoncito forzoso a este novedoso planteamiento.

De hecho con el tiempo, cada vez más personas se hacen a la idea de que trabajar en oficinas sin papel, ya no es tanto una obligación, o una tendencia o moda pasajera, sino que incluso representa un estilo de trabajo deseable, tanto a nivel organizativo como personal.

Es innegable que el aterrizaje al concepto oficina sin papeles ha sido complicado para muchos, pero también es posible ver los beneficios que trabajar sin papeles comporta.

La transformación digital era y es una urgencia para muchas organizaciones, en especial para las pymes, que por su naturaleza pueden presentar más dificultades a la hora de adaptarse a los cambios.  No nos olvidamos de las administraciones públicas, entidades cuya razón de ser es velar por los derechos de las personas. De ahí que, en estas especiales circunstancias, vean la oficina sin papeles como una ventaja a nivel de gestión de sus obligaciones. Estas ventajas son asequibles también para cualquier tipo de organización; las actividades de oficina, con un adecuado tratamiento, pueden transformar las tareas en procesos en línea, con esfuerzo y compromiso, pero sin consecuencias negativas para la empresa.

Los beneficios de la oficina sin papeles tienen un impacto positivo y directo sobre el sistema de gestión de la información. Para empezar, mejora notablemente el tratamiento de la información, contribuyendo a la protección de la privacidad, la implantación de una política de protección de datos segura y eficaz. Si además, la entidad cuenta con un buen software de gestión documental, éste le permitirá implementar una oficina sin papel de forma rápida y segura; por tanto, el rendimiento de la inversión se verá justificado por la rapidez y fiabilidad con la que se aplica la transformación digital en la empresa. Desde la gestión de los documentos en papel - decidir qué se hace con el espacio dedicado a almacenaje de documentos - pasando por el resideño de los procesos basados en papel (convirtiéndolos en accesibles a través de aplicaciones móviles, por ejemplo) o los riesgos en seguridad que puede plantear el hecho de tener a gran parte del personal conectados desde dispositivos móviles.

Los beneficios de volverse paperless son innegables,pues impulsan el negocio hacia un futuro más seguro y prometedor pero eso no quiere decir que el proceso no de vértigo o que deje de ser un desafío para la empresa. La recopilación de datos mediante formularios digitales es mucho más eficiente y eficaz que si hacemos lo mismo en papel donde necesitamos; presencialidad, contacto físico, intercambio de documentación en papel, archivadores (hay que almacenar papel, lo que supone correr más riesgos - ¿ qué ocurre si se produce un desastre natural ? ). Comprobar que la política de seguridad documental se observa y cumple, tanto en el plano digital como con la documentación en papel o los documentos digitalizados. Todos estos desafíos requieren la presencia de un equipo de liderazgo comprometido con la organización y sobre todo, con el rumbo que ésta va a tomar.

Para descargar de responsabilidades al personal, o más bien, hacer que éstas sean asumibles por los trabajadores, contar un software de gestión de contenidos empresariales avanzado es esencial. Francamente, hoy en día es imposible abordar la transformación digital, aspirar a los beneficios de la oficina sin papeles u ofrecer productos y servicios a través de los nuevos canales de la sociedad de la información, sin contar con un sistema de gestión documental electrónico. Sea cual sea, y empezando desde donde sea, pero la gestión de documentos electrónicos es una necesidad. Y si antes quien quería podía  resistirse, en época de pandemia  es un deber.

Es más, quién iba a decirnos que hasta el concepto de responsabilidad social iba a mutar promovido por esta situación tan excepcional. Antes, el concepto de responsabilidad social corporativa se relacionaba con el bienestar económico o medioambiental que las empresas podían brindar a la sociedad en la que operaban. Ahora, para seguir siendo socialmente responsable es necesario facilitar cualquier proceso en formato online, y ya no sólo a los clientes si no sobre todo, a los empleados, que son la porción de sociedad directamente afectada por las decisiones que tome la empresa.

Un buen sistema de gestión documental ofrecerá a la organización la posibilidad de adaptarse a los nuevos tiempos, desde el status en el que se encuentre. Si necesita plantear la digitalización del fondo documental, el software elegido tiene que facilitar el proceso. El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM cuenta entre sus aplicaciones, con soluciones que facilitan las tareas de escaneado, recepción de documentación, firma, intercambio de documentos, etc.

Al ser un software de tecnología open source, el sistema no presenta ninguna barrera técnica para integrarse con terceras aplicaciones, por ejemplo con aplicaciones de inteligencia artificial. Esto lo puede  hacer de forma transparente para el usuario, si se requiere. El usuario final puede trabajar directamente sobre el sistema de gestión documental, o estar éste integrado con una aplicación (un formulario web) que recoge los datos que son transferidos a OpenKM. Gracias al OCR zonal puede reconocer distintos tipos de documentos que entran en OpenKM a través de un hotfolder, de un scanner, o como adjunto de un e-mail, o insertado a mano por un usuario. Luego, el sistema realiza todas las tareas de gestión de documentos.

Una de las ventajas más apreciadas de las plataformas de gestión documental es la posibilidad de crear procesos automatizados. Los automatismos de OpenKM permiten la definición de los procesos de negocio dentro del entorno digital. De esta manera la organización puede asegurarse un mejor cumplimiento de las reglas internas, normas del sector o incluso leyes aplicables; también en línea. Además, el software de gestión documental de OpenKM incluye un motor workflow que posibilita la implementación del flujo de trabajo digital dentro de la empresa, automáticamente.

Por último, la creación de un entorno de trabajo sin papel implica la necesidad de conocer e implementar un código de buenas prácticas de oficina sin papeles. En OpenKM, somos conscientes de que la información y formación del personal que trabajará con el sistema es esencial para garantizar el éxito del proyecto. Por eso desde la OpenKM Academy ofrecemos cursos adaptados al perfil de cada usuario: usuario final, administrador, consultor, incluso desarrollador.

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