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Mejora de la privacidad de los datos: maximizando el potencial de OpenKM para archivar información sensible

Escrito por Leonardo Nunez, OpenKM USA, en diciembre 22, 2023

OpenKM destaca por ser un sistema de gestión documental robusto, dotado de funcionalidades esenciales para el manejo de datos sensibles, como el seguimiento de versiones, el control de acceso y el soporte de cumplimiento. En este artículo se profundiza en las ventajas específicas que ofrece OpenKM para la gestión de información privada y sensible.

Características clave de OpenKM para la privacidad de datos

  • Control de accesos: El sistema de OpenKM permite una gestión meticulosa de los roles y permisos de los usuarios, permitiendo restringir el acceso a los documentos exclusivamente al personal autorizado. Esta característica es fundamental para garantizar la privacidad y la seguridad de los datos.
  • Seguimiento de versiones: La capacidad de seguimiento de versiones de OpenKM mantiene un historial detallado de las modificaciones de los documentos. Esto es vital para crear un registro de auditoría y preservar la integridad de los datos, especialmente para la información confidencial.
  • Soporte de cumplimiento: OpenKM ayuda en el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos. Ofrece herramientas para establecer y hacer cumplir las políticas de retención de documentos, facilitando así el cumplimiento legal.
  • Encriptación: OpenKM soporta medidas de encriptación adicionales, tanto para despliegues on-premise como en la nube, mejorando la seguridad de los datos sensibles.
  • Monitoreo y Reporting: El sistema incluye funcionalidades para monitorear la actividad de los usuarios y generar informes detallados. Esta función es crucial para supervisar quién accede y modifica documentos confidenciales.
  • Copia de seguridad y recuperación: Los mecanismos de copia de seguridad y recuperación de OpenKM garantizan que los datos puedan ser restaurados en caso de cualquier desastre, salvaguardando la información sensible.
  • Políticas de retención de datos: OpenKM se puede configurar para el archivo o eliminación automática de documentos en función de políticas de retención de datos predefinidas, lo que garantiza el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.
  • Proceso de certificación ISO 27001: OpenKM se encuentra actualmente en proceso de obtención de la certificación ISO 27001, lo que refuerza aún más su compromiso con la seguridad de los datos.

Seguridad mejorada con implementación de red cerrada

El despliegue de OpenKM dentro de una red cerrada o intranet aumenta significativamente el control de la seguridad de los datos. Este enfoque ofrece varias ventajas:

  • Aislamiento: Aislar los datos confidenciales dentro de una red cerrada reduce significativamente el riesgo de violaciones de datos y acceso no autorizado.
  • Mayor seguridad de la red: La integración de OpenKM con medidas de seguridad de red reforzadas, como firewalls y sistemas de detección de intrusos, ofrece una defensa integral contra posibles amenazas.
  • Exposición reducida: el almacenamiento de datos en una red cerrada minimiza el riesgo de exposición a ataques basados en Internet o malware.
  • Control centralizado: Esta configuración permite una gestión centralizada de la seguridad de los documentos, lo que permite respuestas rápidas a cualquier incidente de seguridad.
  • Privacidad mejorada: La privacidad inherente que ofrece una red cerrada es crucial para manejar información confidencial para la privacidad.
  • Medidas de seguridad personalizadas: La capacidad de adaptar las medidas de seguridad dentro de una red cerrada garantiza la alineación con los estándares específicos de seguridad y cumplimiento de la organización.

Conclusión

El amplio conjunto de funciones de OpenKM lo hace excepcionalmente adecuado para archivar y gestionar de forma segura datos sensibles, especialmente contenido que involucra información relacionada con la privacidad. Su despliegue estratégico dentro de una red cerrada fortalece su defensa contra amenazas externas, aprovechando los protocolos de seguridad existentes y ofreciendo un control centralizado sobre la gestión de documentos. Este enfoque tiene un valor incalculable para garantizar el más alto nivel de seguridad y privacidad de los datos.

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