Escrito por Ana Canteli en septiembre 26, 2017
Todas las empresas tienen una decisión que tomar respecto a los sistemas que utilizan para la gestión de documentos, gestión de registros, procesos de negocio y contenidos empresariales.
A lo largo de su ciclo de vida, las empresas se han visto sobrepasadas por la ingente cantidad de información que se crea dentro de ellas. Para contrarrestar este efecto negativo, las empresas comenzaron a adquirir aplicaciones que les ayudasen a administrar la información que se introduce, crea y gestiona en su interior: desde sistemas de gestión documental, sistemas de gestión de contenido empresarial - ECM por sus siglas en inglés -, pasando por software de gestión de relaciones con los clientes –CRM- , sistemas de gestión de activos digitales – DAM – sistemas de gestión de Registros - RM; hasta sistemas de planificación de recursos empresariales, más conocidos como ERP. Dejando de lado toda la información contenida en los ordenadores y discos compartidos, u ocultas en carpetas de correo electrónicos; estos sistemas suponen la parte fácil del problema, en tanto que contienen información estructurada.
Con el paso del tiempo, las organizaciones advirtieron la necesidad de integrar todas las tecnologías, aplicaciones y sistemas que utilizaban para practicar el business intelligence y crear así un sistema de gestión del conocimiento, al servicio de los usuarios.
Sin embargo muchos de estos gestores documentales y aplicaciones de ECM - que forman parte del legado de las compañías - no presentan facilidades de integración. Y además ejecutan procesos de negocio críticos o contienen información de tal naturaleza, que no pueden ser interrumpidos sin suponer graves trastornos para la empresa.
Por todo ello, construir una estrategia de gestión de documentos es un elemento fundamental para las organizaciones. Supone reflexionar sobre el planteamiento de todas las herramientas que utiliza la empresa para crear una plataforma de integración, que les permita maximizar la utilidad de los contenidos y la información, a través de una estrategia coherente que consolide su futuro en la era digital.
Determinar qué debe ser mantenido en la organización y dónde. Y por lo tanto qué información y qué tecnologías deben ser eliminadas, son decisiones estratégicas de calado transversal que afectan a toda la empresa.
Las plataformas de integración han de permitir a las empresas racionalizar y modernizar su estructura tecnológica, de una forma flexible y evolutiva a lo largo del tiempo.
No importa si trabajas en una empresa dedicada a los recursos humanos, en una administración pública; en un departamento de atención al cliente, o si te dedicas a la gestión de contenido web. A la hora de introducir una nueva aplicación, quieres que se integre perfectamente con el resto de programas que forman parte de la organización.
Por ello OpenKM ofrece SDK’S para Java, PHP y .NET que facilitan la integración del gestor con las aplicaciones de la empresa de forma transparente. Y es que una de las fortalezas del gestor documental de OpenKM es que no presenta ninguna barrera tecnológica a la hora de integrarse con terceras aplicaciones. Estos Kit de desarrollo ofrecen a las empresas la posibilidad de integrar de forma libre y autónoma, su gestor de contenido en el entorno tecnológico, actual y futuro.
El gestor de contenidos empresariales de OpenKM permite acceder a otras aplicaciones de la empresa, desde la misma interfaz de usuario, proporcionando un banner que permite la fácil navegación entre aplicaciones. Esto, unido a que a través de los SDK’S OpenKM puede abastecer o proveerse de contenidos almacenados en otras aplicaciones, contribuye a mejorar la experiencia del usuario final.
Los Microsoft- addin permiten al usuario la gestión documental y de contenidos desde aplicaciones de uso habitual como Word, Excel, Access y ahora Microsoft Visio. Desde Outlook, los usuarios seguirán trabajando como siempre, mientras OpenKM almacena los correos electrónicos, incluidos los documentos adjuntos, a la vez que nos permite añadir metadatos si es necesario.
Con el Desktop Sync, los miembros de la empresa pueden trabajar desde el escritorio de sus ordenadores y sincronizar todos los contenidos elaborados durante la jornada; ya estén desplazados en la oficina del cliente o en modo teletrabajo. El cliente de scanner permite la integración del sistema de gestión documental de OpenKM con los dispositivos de digitalización de la empresa. Y el asistente de firma electrónica permite utilizar el certificado de firma digital que deseemos sobre la documentación.
Por otra parte, la suite de OpenKM pone al alcance de las organizaciones interesadas integraciones ad hoc, con Google Drive, el motor workflow de BonitaSoft, software de modelado 2D y 3D AutoCAD, el CRM Vtiger, o software de captura como Kofax, Abby Flexicapture, o ChronoScan. Si la organización ya utiliza Active Directory o LDAP no tiene que duplicar la lista de usuarios en otra plataforma ya que la implementación de OpenKM incluye la integración con estas utilidades en todas las instalaciones. Incluso el almacén de datos puede configurarse para cualquier base de datos como MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQL Server, entre otras.
Todas estos elementos extra, contribuyen a facilitar la elección entre un proveedor de gestión de contenidos empresariales u otro.
La elección de un sistema de gestión documental se ha convertido casi en imperativo hoy en día por tanto facilita el acceso a la información, sirve para implementar los procesos de negocio en soporte electrónico y con su set de funcionalidades, satisface las necesidades de los trabajadores. Pero de nada serviría adquirir un software así, si no puede integrarse en la suite de programas que utiliza la empresa. Por ello las utilidades de integración se convierten en un elemento fundamental a la hora de seleccionar a nuestro proveedor de gestión documental.
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