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Gestión documental y logística

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli el 6 de abril de 2018

Una de las características de la logística es su carácter sistemático, compuesta de pasos muy determinados que se repiten de forma cíclica, desde la creación del producto hasta la llegada al cliente mediante la distribución.

Las empresas dedicadas al sector de la logística, transporte y distribución se caracterizan también por la gran cantidad de documentación que generan: albaranes, facturas, cartas de porte por carretera, seguros, partes de incidencias, trámites de aduana, partes de entrega… Por ello, no es extraño que el éxito en la logística esté íntimamente relacionado con la gestión documental.

La implementación de la gestión documental significa eficiencia, eficacia, incremento en la productividad, minimización de errores y ahorro de costes. Cualquier proceso de transporte o distribución requiere la gestión y envío del producto físico, unida a la gestión de documentos vinculada al producto y a la operación de venta.

Cuando en el proceso participan varios departamentos u oficinas que manejan la misma información, unido a los miles de documentos que pueden pasar por las manos del personal involucrado; puede desembocar en errores humanos, duplicidades, deterioros e incluso pérdidas. Por eso la adquisición de un sistema de gestión documental puede suponer una gran mejora, tanto para la empresa, como del cliente.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece las herramientas necesarias para mejorar el rendimiento y satisfacción de todos los actores involucrados en el sector logístico, tanto las empresas de transporte y logística, como los clientes.

Automatismos

El hecho de que las tareas propias de un proceso logístico o de distribución se produzcan de forma ordenada y consecutiva, invita a la identificación de dichos pasos para convertirlos en automatismos dentro del sistema de gestión documental. De esta forma, se minimizan o eliminan los errores humanos, y por otro lado se permite la actualización del proceso; lo que contribuye a la adaptación del proceso logístico a las necesidades cambiantes, ya sean de la empresa, solicitadas por el cliente o fruto de una regulación.

Gestión de procesos de negocio: workflows

El modo de trabajo pautado propio de la logística, se puede asumir en gestión documental mediante procesos de negocio. Los flujos de trabajo son muy útiles para proporcionar un cauce de comunicación entre todos los participantes del proceso. A estos procesos de negocio se les puede adjuntar documentación, objeto de interés de diferentes usuarios, que a través de la firma electrónica pueden incluir su rúbrica. El sistema de gestión documental de OpenKM incluye un motor workflow que permite la definición de los flujos de trabajo más intrincados, fiel reflejo del proceso de negocio que tiene lugar en la empresa.

Esta metodología, permite la gestión de documentación, sin necesidad de imprimirla, contribuyendo a la adopción de la oficina sin papeles.

Ciclo de vida de documentos

El sistema de gestión documental puede ser utilizado para el control del ciclo de vida de los documentos en logística. Haciendo una analogía, podemos equiparar el flujo de la mercancía con el flujo de la documentación que ésta genera, asociada a cada fase.

En OpenKM la organización podría asignar en forma de metadatos, diferentes status a la documentación. Por ejemplo las facturas pueden pasar del status, proforma, a factura, pendiente de pago, aceptada, pagada; a medida que madura el ciclo de negocio.

Por otro lado, el software de gestión de OpenKM permite al usuario acceder al histórico del archivo. De esta forma podemos saber las versiones por las que ha pasado el documento, y las informaciones que han incluidos los diferentes autores: sello de “recibido”, estampado de pendiente, firma del responsable de compras del cliente, etc. Todos estos detalles podrían verse en la pestaña Ver Diferencias, que nos permite ver de forma destacada las aportaciones de los diferentes autores.

Además, a través de la sección Activity Log, podemos analizar de forma pormenorizada todos los eventos acaecidos sobre la mercancía. Esta información, puede ser objeto de Informes, que de forma regular los responsables pueden recibir para determinar la eficiencia y eficacia del sistema logístico que se aplica y así detectar errores, desviaciones, cuellos de botella; entre otras incidencias.

Motor de búsqueda

El motor de búsqueda de OpenKM permite realizar consultas génericas – búsqueda por texto libre – o avanzadas, para realizar exploraciones sobre el repositorio de información asociada al flujo de mercancías. Nombre o referencia del producto, términos que forman parte de la descripción, palabras clave o etiquetas asignadas, categorías, y cualquier información avanzada; ubicación exacta en almacén - pasillo, estantería, caja – contenedor – o código de barras. De hecho, el sistema de gestión documental de OpenKM ofrece un módulo de identificación y lectura de códigos de barras. El módulo de código de barras soporta por defecto multitud de formatos y gracias a la arquitectura de plugins, se puede hacer fácilmente extensible a otros tipos.

Ejemplo de caso de éxito de la gestión documental en el sector logístico

Una empresa de transporte de mercancías decide expandir su negocio con la apertura de más oficinas en el país, a la par que aumenta su flota de vehículos. Cada transportista es el encargado de la distribución de un gran variedad de artículos, cada uno de los cuales cuenta son su propio albarán. Cada transportista envía decenas de paquetes al día, que suponen miles de albaranes al final de mes, que el departamento de administración debe gestionar. Todos los albaranes se contabilizan en la oficina central. Por ello, para por un lado mantener parte del sistema logístico original y por otro lado, adaptarlo a la nueva situación que ha supuesto la expansión de la empresa; la organización decide la adquisición de un sistema de gestión documental.

El software de gestión documental está al servicio de todas las unidades de la empresa: permite la mejora de la gestión de recursos humanos, ejercer un control más exhaustivo y pormenorizado del flujo de la mercancía y de la información asociada.

El transportista, puede acceder al sistema de gestión documental a través de la app móvil del gestor documental o abrir sesión en el propio sistema, a través de la tablet.

De esta forma, cada vez que el repartidor realiza una entrega, puede hacer una captura del albarán. A través de la funcionalidad OCR, el sistema reconoce el documento, lo identifica, extrae los datos clave, lo indexa y lo categoriza y clasifica – todo gracias a la aplicación de las funcionalidades del gestor documental, que se ejecutan de forma automática a partir del reconocimiento OCR. Para propiciar la satisfacción del cliente, éste podría tener su propia sesión de usuario, y acceder a la versión digital del albarán para aplicar la firma electrónica. OpenKM ofrece un cliente de firma electrónica, en el que el interesado puede incluir su certificado.

Cada vez que el albarán es actualizado – por el transportista o el cliente – el administrativo recibe una notificación por correo electrónico, informándole de la asignación de nueva documentación, incluida en un flujo de trabajo. El administrativo lleva a cabo la siguiente fase del proceso, del que se puede hacer seguimiento a través del gestor documental.

Pasados unos meses, la gerencia identifica los siguientes beneficios:

  • Gracias a la implementación del sistema de gestión documental:
    • Mejora de la satisfacción del trabajador a través de la eliminación de extravíos, duplicidades y “detección de embotellamientos”.
    • Mejora de la satisfacción del cliente que puede elegir diferentes formatos de aceptación o firma, a la vez que se le permite acceder al gestor documental para consultar sus pedidos.
    • Simplificación de procesos de auditoría y elaboración de informes.
    • Centralización de las gestiones y mejor detección de oportunidades de mejora.
  • Gracias a la aplicación de flujos de trabajo:
    • Ahorro de tiempo y costes.
    • Incremento en la productividad.
    • Control pormenorizados de tareas y responsabilidades.

El sistema de gestión documental permite cumplir con las nuevas disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos ( en inglés – GDPR - ), adptando la política de privacidad y el uso de cookies a la nueva legislación.

Además, la empresa ha decidido despejar las oficinas y rentabilizar la superficie de trabajo, por lo que va a utilizar el gestor documental para digitalizar el histórico, utilizar servicio de custodia documental y gestionar las consultas de documentación digitalizada.

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