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Gestión Documental de Formularios Web desde el Móvil con OpenKM

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 5 de julio 2024

Hoy en día, en el marco de la sociedad de la información, la gestión de documentos eficiente es vital para las empresas que desean optimizar sus procesos y mejorar su productividad. Un aspecto crucial de esta gestión es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que hace que las soluciones móviles sean cada vez más importantes. En este contexto, OpenKM se presenta como una opción ideal para la gestión documental de formularios web a través del móvil.

La Necesidad del Cliente y la Solución Propuesta

Para ilustrar el caso de uso, tomaremos el escenario presentado por un cliente que necesitaba que sus usuarios, trabajadores de un puerto, añadieran información sobre los materiales que habían utilizado. Con esta información, el cliente quería generar un documento para tener un registro del material y su uso. Este contexto requería una solución que permitiera a los trabajadores realizar estas tareas desde cualquier lugar, sin depender de ordenadores fijos. La decisión de crear formularios web vía móvil surgió de la necesidad de adaptarse al entorno de trabajo de los usuarios; quienes normalmente trabajan sobre embarcaciones y en el mar, y no tienen acceso a ordenadores, por lo que usan el móvil como medio de trabajo. Este enfoque no solo facilita la captura de datos en tiempo real, sino que también mejora la eficiencia y la precisión en la gestión de documentos. Para desarrollar el formulario web, se utilizaron tecnologías modernas que garantizan la compatibilidad y la eficiencia. Se utilizó una combinación de tecnologías y herramientas como Ionic y Vue, que permiten crear aplicaciones web modernas y responsivas. Estas tecnologías aseguran que la aplicación móvil funcione de manera consistente en una amplia gama de dispositivos y navegadores móviles, una característica esencial para cualquier programa de gestión documental.

Compatibilidad y Funcionalidad

Abordar la compatibilidad entre diferentes dispositivos y navegadores móviles es crucial para el éxito de cualquier aplicación móvil. Al ser un entorno web adaptado al móvil y utilizar terceras aplicaciones, se garantiza que la aplicación móvil OpenKM funcione de manera consistente y eficiente en una amplia gama de dispositivos y navegadores. Esto asegura que todos los usuarios, independientemente del dispositivo que utilicen, puedan acceder y utilizar el formulario web sin problemas. Actualmente, se trata de una implementación de la versión web ya existente, por lo que la mejora es que los usuarios pueden acceder y cumplimentar dichos formularios de forma remota, sin necesidad de estar frente a un ordenador. Esta capacidad de acceso remoto es una ventaja significativa, ya que permite a los usuarios gestionar sus documentos desde cualquier lugar, utilizando su dispositivo móvil.

Seguridad de los Datos

La seguridad es una preocupación primordial cuando se trata de la gestión de documentos electrónicos. La seguridad de los datos de la versión móvil se garantiza de la misma forma que lo hace la versión de escritorio, ya que se trata de una adaptación de la web. Esto significa que los datos ingresados a través de los formularios web móviles están protegidos con los mismos estándares de seguridad que se aplican a la versión profesional de OpenKM.

Beneficios de OpenKM para la Gestión Documental Móvil

OpenKM ofrece numerosas ventajas para la gestión documental a través de dispositivos móviles. Al centralizar el repositorio documental, la empresa facilita el acceso a la información, mejorando la accesibilidad al sistema de gestión documental para todos los usuarios. Esta accesibilidad, combinada con la capacidad de personalización y actualización constante de OpenKM, garantiza que la plataforma se adapte perfectamente a las necesidades específicas de cada cliente. La capacidad de trabajar desde cualquier lugar con una aplicación móvil bien diseñada no solo aumenta la productividad, sino que también mejora la eficiencia en la gestión de facturas, la firma electrónica de documentos, y el procesamiento automático de datos. OpenKM permite la digitalización de documentos, ofreciendo una plataforma segura para la recepción y entrega de documentación, lo que es crucial para mantener la validez legal de los documentos y garantizar la seguridad de la información.

En resumen, la gestión documental de formularios web desde el móvil con OpenKM es una solución ideal para empresas que buscan mejorar su eficiencia y accesibilidad. La capacidad de OpenKM de integrarse de forma transparente con otras apps gracias a su completa documentación, aseguran una experiencia de usuario fluida y consistente, mientras que las robustas características de seguridad protegen los datos ingresados. La capacidad de personalización y la actualización continua de OpenKM permiten que la plataforma se adapte a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando una gestión documental eficaz y segura.

Para las empresas interesadas en mejorar su gestión documental y optimizar sus procesos, OpenKM ofrece una prueba gratuita y la posibilidad de solicitar una demo. Esta es una oportunidad perfecta para descubrir cómo OpenKM puede transformar la gestión de documentos, facilitando el acceso y la seguridad en un entorno de trabajo cada vez más móvil y digital. Solicita una demo hoy mismo y descubre cómo OpenKM puede mejorar la gestión documental de tus formularios web desde el móvil. Con OpenKM, tienes a tu disposición uno de los mejores software de gestión documental del mercado, ideal para cualquier empresa que quiera centralizar y optimizar sus procesos documentales en un entorno seguro y accesible.

 

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