Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Gestión de registros y oficina sin papel en el sector legal

Escrito por Ana Canteli el 29 de agosto 2025

Durante décadas, los bufetes de abogados y los departamentos legales han luchado y continúan luchando con la acumulación de documentos físicos. Contratos, sentencias y documentos están guardados en archivadores físicos, lo que implica un costo adicional para almacenarlos y dificultades para buscarlos. El mantenimiento de registros ha sido un medio significativo para aumentar la productividad, proteger la información y cumplir con el requisito legal de retención de documentos.

La oficina sin papel está ahí como una alternativa: para disminuir la dependencia del papel mediante el escaneo de documentos y el uso de almacenamiento de archivos. Hoy te contamos por qué es hora de dar el salto, cuáles son sus beneficios y cómo herramientas como OpenKM pueden ayudar a cambiar la gestión dentro de las oficinas legales.

Problemas de una oficina basada en papel

• Ineficiencias y costes: Se necesita tiempo y dinero para mantener archivos en papel. Las empresas gastan entre el 1 y el 3 % de sus ingresos en impresión, además del alquiler de espacio y el envío.
• Falta de acceso instantáneo: Los abogados pasan un promedio del 20% de su día buscando archivos, lo que obstaculiza la productividad y ralentiza el proceso de atender a los clientes.
• Riesgos de seguridad: El papel puede perderse y ser leído por otros, o destruirse. No hay copias digitales ni controles de acceso que ayuden a mantener la seguridad e integridad necesarias para algo como el GDPR.
• Espacio saturado: El metro cuadrado se utiliza para almacenar archivos y otros materiales. Pon el metro cuadrado a trabajar: el otro metro cuadrado se dedica al trabajo productivo. El papel también dificulta el teletrabajo o la colaboración entre oficinas.
• Influencia ambiental: Es necesario talar árboles, se utiliza mucha agua. Una oficina típica puede producir miles de páginas al año, lo que multiplica la huella de carbono y los desechos.

Ventajas de una oficina sin papel

• Valor y volumen: Los costes de impresión y almacenamiento se reducen cuando se eliminan los documentos físicos. El archivo digital ahorra espacio, espacio donde se podrían instalar estaciones de trabajo o salas de convenciones.
• Productividad: Las búsquedas en documentos digitales se realizan en segundos, minimizando el desperdicio de tiempo y mejorando el servicio al cliente.
• Cooperación y movilidad: Un archivo en un sistema de gestión de documentos puede ser trabajado al mismo tiempo por varios abogados. Además, los documentos electrónicos pueden ser accedidos desde cualquier lugar, permitiendo el teletrabajo.
• Seguridad y controles: El software de gestión de registros admite cifrado, copias de seguridad y registro de accesos. Y esto es una gran prevención contra la corrupción de archivos y el acceso no autorizado que conlleva un alto riesgo de incidente.
• Cumplimiento normativo: Las oficinas aseguran el cumplimiento de las leyes gubernamentales electrónicas, la protección de datos personales, así como las regulaciones sobre la preservación de documentos legales con políticas de custodia de documentos automáticas y firma electrónica.
• Apoyo de la inteligencia artificial: Gracias a su integración con IA, soluciones de gestión de registros y documentos electrónicos pueden extraer de forma automática fechas, importes o nombres en contratos digitalizados, indexando esos datos para búsquedas futuras y reduciendo errores humanos.
• Medio ambiente: Además de ahorrar dinero y mejorar la responsabilidad social, evitar el papel mejora la buena presentación a los clientes y ayuda al planeta.

Tecnologías esenciales para lograr una oficina sin papel

• Sistema de gestión de documentos y registros electrónicos: Esta es la base del cambio. Si estás buscando un software de gestión documental, un buen software de gestión de documentos organiza, indexa y busca archivo, y gestionar el uso, las versiones y el flujo de trabajo, además de centralizar el almacenamiento de tus archivos.
• Digitalización y OCR: La conversión de archivos en papel a archivos digitales mediante el escaneo seguido del uso de OCR hace posible buscar documentos en segundos.
• Firmas electrónicas: Verifica la validez legal de contratos y acuerdos, sin tener que imprimir y escanear. Esto acelera los procedimientos y refuerza el manejo de documentos digitales.
• Automatización y workflows: Herramientas como OKMFlow, motor nativo de OpenKM, permiten que un contrato pase automáticamente por fases de redacción, revisión, firma y archivo, reduciendo tiempos de gestión y asegurando trazabilidad.
• Copias de seguridad y archivo digital: Los sistemas contemporáneos de gestión de registros electrónicos proporcionan una gestión eficiente de archivos durante las fases de almacenamiento del archivo, guardando copias de archivos para futuras restauraciones; todo en formatos estáticos como PDF/A.

OpenKM: Solución para oficinas legales

OpenKM es un software de gestión de documentos y registros electrónicos, avanzado y fácil de usar que tiene una amplia gama de aplicaciones, incluida el cumplimiento legal y normativo y la gestión de documentos legales.

• Funcionalidad completa: Almacenamiento centralizado, clasificaciones, búsqueda OCR y control de versiones. Los abogados encuentran cláusulas o documentos en segundos.
• Colaboración y flujos de trabajo: Automatización de procesos y flujos de trabajo configurables, gracias a OKMFlow; respaldados con notas, comentarios y herramientas de comunicación integradas para una mejor organización de documentos.
• Seguridad y cumplimiento: Proporciona controles de acceso granulares, auditoría completa y cifrado, lo que facilita asegurar datos sensibles, habilitar el cumplimiento y mantener el control de documentos de acuerdo con el GDPR.
• Flexibilidad e integración: En la nube o en las instalaciones, escalable y con API abierta para integrarse con sistemas legales, de correo electrónico y oficina electrónica.
• Inteligencia artificial aplicada: Un contrato escaneado puede ser analizado por IA, que extrae cláusulas o fechas críticas, indexa esos datos y facilita búsquedas posteriores.
• Intercambio seguro con terceros: A través del módulo EDX (Electronic Document Exchange), los despachos pueden compartir expedientes completos con clientes o proveedores en un portal seguro y trazable, sin recurrir a correos electrónicos ni copias impresas.
• Historias de éxito: Las empresas que utilizan OpenKM han podido reducir el papeleo, el tiempo de búsqueda y recuperación y mejorar la comunicación, logrando una gestión documental efectiva.

En otras palabras, OpenKM ayuda a las oficinas a lograr la oficina sin papel, y hacerlo de verdad, con una gestión documental eficiente y segura.

Cómo iniciar la documentación digital

Una vez seleccionado el software de gestión documental adecuado, la organización puede comenzar la implanatación de la oficina sin papeles.

1. Análisis inicial: Determina qué procesos basados en papel son críticos y cuál es su preservación legal.
2. Digitalización progresiva: Escanea los archivos prioritarios y determina que los nuevos archivos se producirán en forma electrónica.
3. Elección del software: Utiliza un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos flexible, que sea fácil de combinar con aplicaciones populares (correo electrónico, Office, facturación electrónica). Como OpenKM, que combine digitalización, automatización, IA y módulos de colaboración externa como EDX.
4. Capacitación y el cambio cultural: capacita al equipo en el uso del sistema, firma electrónica y mejores prácticas y creación de workflows a medida con OKMFlow.
5. Seguridad y mantenimiento: Protege tus datos y mantén la seguridad e integridad de los datos mediante controles de acceso, políticas de retención y copias de seguridad.

Aquí la automatización y la IA juegan un papel crucial: OKMFlow asegura que los contratos sigan su ciclo de aprobación de manera controlada, mientras que la IA reduce tiempos al clasificar y extraer datos automáticamente. A su vez, EDX facilita que clientes o colaboradores externos accedan de forma segura al expediente que les corresponde, con trazabilidad de cada consulta o descarga.

Conclusión

La gestión digital de registros legales se ha convertido en una necesidad estratégica ineludible para los bufetes de abogados. Este cambio no solo requiere contar con escáneres, firmas electrónicas y un software de gestión de documentos y registros electrónicos competente, sino también la adopción de herramientas avanzadas como la inteligencia artificial, los flujos de trabajo automatizados (OKMFlow) y entornos seguros de intercambio documental (módulo EDX). Plataformas integrales de gestión como OpenKM reúnen todas estas funcionalidades en un único entorno colaborativo y seguro. Esto garantiza una gestión documental eficiente, un cumplimiento normativo estricto y la máxima protección de los datos sensibles.

La adopción de esta transformación digital aporta ventajas competitivas inmediatas: mayor agilidad operativa, mejor calidad de servicio y una imagen corporativa innovadora y sostenible. En definitiva, la invitación es inequívoca: es el momento de dar el salto hacia la oficina sin papeles, de verdad. Implementar una solución especializada de gestión documental como OpenKM permitirá a su despacho convertirse en un referente en la era digital, garantizando eficiencia, seguridad jurídica y excelencia en el servicio al cliente. La transformación digital ya no es opcional en el sector legal, sino un paso imprescindible para liderar el futuro de la profesión.