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¿Es la automatización una mejora de la productividad empresarial?

Escrito por Dmytro Zaichenko en enero 13, 2023

¿Quieres aumentar la productividad y la eficiencia de tu negocio? ¿Estás pensando si la automatización  es una mejora de productividad empresarial?

En este artículo, le ayudaremos a encontrar una respuesta a esta pregunta. Luego, lo ayudaremos a tomar las mejores decisiones para mejorar sus operaciones comerciales.

¿Qué es la automatización empresarial?

Business Process Automation (BPA) automatiza el flujo de trabajo manual para eliminar o minimizar la necesidad de dedicar recursos humanos a procesos repetitivos y tareas rutinarias. En su lugar, la automatización llevará a cabo un proceso utilizando un activador específico, por lo que no es necesario que lo haga usted.

Por tanto, si aún no está utilizando el software de automatización de procesos comerciales para optimizar sus operaciones, debería hacerlo. La automatización empresarial puede ahorrarle tiempo y dinero.

6 ventajas clave de la automatización empresarial

Los beneficios de la automatización del flujo de trabajo son enormes. Aquí encontrará las seis razones principales por las que debería considerar usar la automatización para beneficiar a su negocio. Además, aprenderá cómo ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.

Incrementando la productividad

Como líder empresarial, aumentará la productividad mediante la automatización de tareas. Si pasa menos tiempo administrando sus procesos comerciales, tiene más tiempo para concentrarse en otras tareas. Por eso, al final, los niveles de productividad aumentarán en otras áreas de su negocio.

Puede acelerar muchas tareas con la gestión de proyectos, la automatización de marketing, la gestión de flujos de trabajo y otras herramientas, desde la planificación de proyectos hasta las pruebas A/B en marketing. Por lo tanto, cuanto más rápido procese las solicitudes de los clientes, más negocios hará.

Ahorro de tiempo y dinero

A medida que su negocio se amplía, debe contratar nuevos miembros si depende de su equipo para trabajar en tareas manuales. Y en un negocio en expansión cada vez hay más tareas manuales para terminar. Pero si automatiza esos procesos, aumentará su producción a medida que crezcan sus operaciones. Por lo tanto, no necesitará ampliar su fuerza laboral. En promedio, los procesos automatizados pueden ahorrar alrededor de 360 horas al año para el equipo.

Además, al implementar soluciones de BPA, es posible que pueda optimizar los procesos existentes. Como resultado, reducirá los costes mientras mantiene el mismo trabajo. Además, no tienes que perder tiempo arreglando errores humanos.

Brindando una mejor experiencia al cliente

La automatización proporciona a los clientes una mejor experiencia. Los clientes obtienen una comunicación más rápida y personalizada dondequiera que se encuentren en el recorrido del cliente.

Con los últimos desarrollos en inteligencia artificial, puede usar chatbots impulsados por IA para interactuar con los compradores mientras están en su sitio web o aplicación. Estos chatbots lo ayudan a responder las preguntas de los clientes y ayudarlos a comprar sin la necesidad de un vendedor humano.

Los chatbots son extremadamente útiles para las tiendas on line o las empresas que reciben mucho tráfico web pero que no cuentan con los recursos humanos para gestionar las preguntas de los clientes de forma manual.

Hacer que los procesos sean más eficientes

La automatización agrega eficiencia a su proceso comercial. Veamos un pequeño ejemplo.

Suponga que es gerente de un equipo de ventas y su trabajo incluye revisar los clientes potenciales entrantes y asignarlos a diferentes agentes de ventas. Esta tarea le lleva un par de horas todos los días.

La buena noticia es que este proceso puede ser mucho más eficiente con la automatización, usando disparadores en su CRM o software de prospección.

Estandarizando sus procesos

Es difícil mantener a todos en sintonía con sus procesos comerciales. La gestión de la documentación puede ser problemática. Además, con un flujo regular de entradas, notificaciones de reuniones y otros activos, puede aparecer el problema de la documentación caótica del proceso comercial.

Estos procesos no están estandarizados. Puede problematizar las cosas para todos los involucrados. De esta manera, la automatización lo ayuda a estandarizar fácilmente los procesos en todo el negocio.

Además, puedes regular todo el proceso creativo para todos los involucrados. Le ayudará a mantener su flujo de trabajo organizado, realizar un seguimiento y documentar mejor el progreso.

Manténgase al corriente del cumplimiento

Es imperativo cumplir con las regulaciones modernas como el RGPD. La automatización hará que sea más fácil hacer eso y mantener su negocio en el cumplimiento normativo y legal.

Por ejemplo, solo puede conservar la información del cliente durante el tiempo que sea necesario. Después de eso, debe eliminarlo de su sistema.

Mediante el uso de activadores y un sistema de software de automatización, puede eliminar automáticamente la información de contacto después de un período determinado de una lista de correo electrónico, base de clientes, etc. No es necesario realizar un seguimiento manual de cada cliente potencial, cliente o prospecto.

5 áreas de negocio a automatizar en 2023

Verá cuán poderoso es el impacto de la automatización en los negocios.

Veamos las principales áreas de negocio que vale la pena automatizar en los últimos meses

Automatización de finanzas y contabilidad

La automatización de las funciones de contabilidad y planificación financiera liberará tiempo para enfocarse en cosas estratégicamente más importantes. Puede tener más tiempo para el análisis, la estrategia y la colaboración con colegas y socios.

Su captura de datos está automatizada y ya no tendrá que buscar en miles de hojas de cálculo. No tiene que hacer las facturas manualmente porque se compararán automáticamente con los documentos relevantes y las aprobaciones también se enrutarán. El uso de esta automatización reducirá el riesgo de errores y lo mantendrá tranquilo.

Automatización de marketing

En lugar de presionar el botón "enviar" en cada correo electrónico, redes sociales o campaña que cree manualmente, puede automatizar muchos procesos de marketing.

Con el software de automatización de marketing, puede automatizar:

  • campañas de marketing por correo electrónico
  • flujos de trabajo en CRM
  • publicación en redes sociales
  • tareas de seo
  • esfuerzos de marketing de contenido
  • incorporación de clientes

La automatización de marketing también lo ayudará a optimizar la gestión de datos de marketing, análisis e informes. Por ejemplo, utilizando la funcionalidad interna, puede generar informes en muchas herramientas de marketing.

En caso de que profundice más en el análisis de marketing, le gustará utilizar herramientas de análisis y visualización. Con una herramienta de visualización de datos como Tableau para sus paneles de marketing, puede ahorrar tiempo; y de Tableau a Excel. Esto le ayuda a tener una descripción detallada de las actividades de marketing, actualizar los datos de marketing automáticamente y más.

Automatización del servicio al cliente

Imagine que necesita responder a todas las preguntas, por ejemplo, "¿Cómo restablezco mi contraseña?" Aquí, la ayuda puede provenir de varios software de automatización de servicios, como chatbots, sugerencias automáticas de preguntas frecuentes, documentación potenciada por IA, etc. Además, libera agentes de servicio al cliente, lo que ayuda a los clientes a navegar situaciones de servicio más complejas.

En la automatización de servicios de próxima generación puede utilizar IA e IoT para predecir eventos de servicio y corregirlos a través de canales digitales. Con esto, los clientes tienen un tablón de actividad de servicio total para soporte de autoservicio y monitoreo automatizado.

Automatización de recursos humanos

Los sistemas de recursos humanos pueden automatizar tareas, ahorrar tiempo y mejorar la productividad del equipo. Puede automatizar muchas tareas:

  • publicación de solicitud de empleo
  • seguimiento de respuestas
  • programar entrevistas
  • incorporación y baja del empleador
  • y más

Con estos sistemas de automatización para recursos humanos, también puede proporcionar información sobre la satisfacción, la productividad y el compromiso de los empleadores.

Automatización de ventas

La forma tradicional de automatizar los procesos de ventas es utilizar CRM y herramientas de difusión por correo electrónico. Esto le ayuda a mejorar la gestión de ventas y ahorrar tiempo en las tareas rutinarias relacionadas con la comunicación con los clientes potenciales.

Excepto por el uso de estas herramientas, puede ir más allá y potenciar otras áreas de ventas.

En particular, habilitar las herramientas de automatización le brindará:

  • mejor puntuación y generación de leads
  • análisis de ventas simplificado que implica una mejor planificación y toma de decisiones
  • mejora de la productividad del equipo

La automatización empresarial es un ahorro

Con base en la información presentada anteriormente, podemos afirmar: sí, la automatización es un ahorro para la productividad de su negocio.

La automatización empresarial podría ahorrarle tiempo y recursos en muchas áreas de su empresa, lo que afecta la productividad general. El uso de la automatización también puede generar más ingresos.

Esperamos que este artículo lo ayude a pensar en la automatización en un contexto más amplio y comience a dar los primeros pasos para optimizar y mejorar sus procesos comerciales.

Sobre el autor: Dmytro Zaichenko es especialista en marketing en Coupler.io, un servicio de integración de datos. Tiene más de 2 años de experiencia en marketing digital. Además de experimentar con tácticas de marketing, es un gran fanático de la NBA.

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