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El mejor módulo de gestión de solicitudes

Escrito por Loh Yu Hong, colaborador de OpenKM USA, en noviembre 25, 2022

¿Alguna vez ha tenido la molesta sensación de que algo no iba bien cuando un supervisor o colega le ha pedido que le envíe documentos confidenciales por correo electrónico? 

Tal vez una voz interior le preguntaba: "¿es seguro enviarlos así; sin más?" o porque el correo electrónico no parecía un canal de comunicación seguro para solicitar documentos o enviarlos.

Resulta que tiene razón. 

Miles de millones de correos electrónicos son enviados diariamente por particulares y empresas, pero por defecto, los correos electrónicos no son ni fueron nunca concebidos como un canal seguro para el envío de datos sensibles. 

Aunque los usuarios deben iniciar sesión en sus cuentas antes de enviar correos electrónicos, los e-mails de sus cuentas no están cifrados, lo que hace que cualquier información enviada por correo electrónico sea vulnerable a la interceptación por parte de atacantes externos. 

Además, algunos servidores de correo electrónico almacenan sus correos como "texto plano", lo que facilita aún más que los hackers entren en sus canales y husmeen la información.

Según FinancesOnline, una persona envía y recibe de media 121 correos electrónicos de negocios al día, y Tessian Research descubrió que los empleados reciben una media de 14 e-mails maliciosos al año. 

Esto ha hecho que sea aún más crítico para las empresas tener una forma sólida o, al menos, segura de enviar documentos. 

 ¿Cuál es la mejor manera de enviar información confidencial?

En OpenKM, ofrecemos a las empresas y organizaciones el módulo de gestión de solicitudes.

El módulo OpenKM Doc Request permite a sus usuarios OpenKM solicitar y recibir documentos de usuarios externos. Esto es particularmente útil para instituciones financieras, educativas y otras que requieran comunicarse con clientes externos de forma segura y encriptada.

Proporciona a las empresas un sistema de solicitud centralizado, un registro seguro y el envío automático de solicitudes de documentación. Esto permite a las empresas una mejor trazabilidad cuando se solicita información, ya que registra los datos del personal implicado cuando se solicitan documentos sensibles. 

A diferencia de los correos electrónicos, el Módulo de Solicitud de Documentación de OpenKM garantiza la seguridad de los documentos solicitados, al exigir a los usuarios externos, que carguen los archivos directamente en un fichero en lugar de hacerlo a través de servidores de correo electrónico; que pueden atravesar varias redes y exponer a los usuarios a problemas de seguridad, integración y disponibilidad.

Una de las ventajas más significativas es que el Módulo de Solicitud de Documentos de OpenKM ha consolidado el almacenamiento de la documentación y permite que los documentos estén disponibles inmediatamente para todos los miembros que forman parte del proceso. 

Mientras que el envío de documentos a través de correos electrónicos puede convertirse rápidamente en una lata si tiene que enviarlos a varios miembros de la organización, lo que también aumenta el riesgo de exponer datos sensibles.

¿Cómo funciona el módulo de solicitud de documentos de OpenKM?

El primer paso es crear una carpeta de cliente en OpenKM. A continuación, habría que copiar la carpeta y el UUID, y se utilizaría para almacenar los documentos solicitados y recibidos. 

En el Módulo de Solicitud de Documentos de OpenKM, pegamos la carpeta, el UUID y rellenamos la información pertinente, como el nombre y el correo electrónico del cliente. El módulo listaría por defecto los tipos de documentos más comunes que permiten la introducción manual de documentos específicos. 

Una vez hecho esto, se enviaría una solicitud por correo electrónico al usuario externo, para informarle de que su empresa le pide que cargue sus documentos. 

 

El usuario externo recibirá una notificación en la que se le indicará el nombre del responsable de la empresa que realiza la solicitud y deberá aceptarla antes de proceder a cargar sus documentos.

Los usuarios externos pueden cargar los documentos arrastrando y soltando los documentos en la ventana de carga, o seleccionándolos desde un selector de archivos de documentos. 

Una vez enviado el documento, el usuario externo recibe una notificación de cumplimiento. 

El responsable de la empresa recibirá entonces un correo electrónico para informarle de que los documentos han sido enviados por el usuario externo y están listos para su revisión.

Ventajas del Módulo de Solicitud de Documentos de OpenKM

  • Permite a la empresa interactuar con un número ilimitado de usuarios externos.
  • Se puede instalar en un servidor interno de su empresa o en la Nube de OpenKM.
  • Comunicación segura entre los usuarios externos y su servidor.
  • Gestión de documentos centralizada basada en OpenKM.
  • Se integra fácilmente con el entorno de OpenKM, incluyendo flujos de trabajo, automatización, tareas Cron, notificaciones, búsqueda de metadatos, OCR, categorizaciones, etc.
  • La visión corporativa de los documentos del cliente sensible, ganando la confianza de su cliente.
  • Fácil control de los documentos pendientes, de las solicitudes caducadas, de los envíos cumplidos y permitir el reenvío de solicitudes.
  • Aspecto personalizable de la aplicación para que coincida con su imagen corporativa.

Si desea obtener más información, póngase en contacto con nosotros en info@openkm.us o póngase en contacto con nosotros en nuestros otros canales. 

Biografía del autor: Loh Yu Hong es un escritor independiente con sede en Singapur con más de tres años de experiencia en la redacción de contenidos. Ha trabajado mucho con empresas B2B y B2C, así como con agencias de marketing, para crear artículos de SEO educativos y atractivos para aumentar la audiencia y convertirla en clientes. Su experiencia en marketing le ha permitido equilibrar el contenido informativo con las necesidades de SEO, pero nunca a expensas de proporcionar a los lectores una lectura aburrida.

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