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¿Dónde están tus documentos en Office 365? Recupera el control con OpenKM

Escrito por Ana Canteli el 8 de agosto 2025

Cada día generamos multitud de documentos Office con Microsoft Word, hojas de cálculo con Excel o presentaciones con PowerPoint. La suite ofimática de Microsoft 365 incrementa la productividad y facilita la colaboración entre usuarios. Por defecto, todos los contenidos se guardan en la nube de Microsoft, lo que permite acceder a ellos desde cualquier ubicación. Sin embargo, a la par que disfrutamos de dichas ventajas, aparecen preguntas sin responder ¿dónde exactamente están mis documentos dentro de la nube de Microsoft? ¿Cuál es el marco legal y normativo aplicable? ¿Quién ostenta el control de la nube y por ende de tus contenidos?

La mayor parte de la documentación mundial se encuentra alojada en soluciones tecnológicas americanas; lo que supone que la mayor parte de contenidos empresariales reside físicamente fuera del país de origen de las organizaciones que los crean, editan y hacen de ellos su fuente de ingresos. 

Esto es algo que cualquier organización responsable de la seguridad de su información, de la gobernanza de sus datos; en definitiva, de la soberanía de su información no se puede permitir. Ante los riesgos de pérdida de datos y control de la información, OpenKM se posiciona como la alternativa para recuperar el control de tu documentación, a la par que velas por el cumplimiento de seguridad y productividad.

Documentos en Office 365 ¿dónde se almacenan y quién los controla?

Si utilizas Microsoft 365, la mayoría de tus archivos son almacenados en OneDrive; así se llama el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Mientras, SharePoint Online actúa como el repositorio en la nube a nivel de equipos o intranet corporativas. Por ejemplo, los chats de Teams se guardan automáticamente en SharePoint u OneDrive.

Cuando tus documentos están almacenados en Microsoft 365, generalmente la Suite permite elegir una región principal de datos; por ejemplo, Europa. Sin embargo, no siempre hay garantías absolutas de soberanía local. En Reino Unido, Microsoft se vio obligado a reconocer que no puede garantizar la permanencia de los datos en territorio británico, ante posibles problemas de continuidad de servicios cloud. De hecho, la empresa reconoció que para solucionar estas incidencias podría transferir de datos de clientes fuera del Reino Unido, con lo que se expondría a jurisdicciones extranjeras, información sensible de sus clientes. 

Esta situación generó una fuerte reacción del gobierno británico debido al incumplimiento del marco legal aplicable y los riesgos a la seguridad nacional que comportaba.

Las implicaciones para las empresas son evidentes. Al usar servicios cloud en OneDrive, SharePoint, la plataforma Microsoft 365 o similares, parte de tus datos puede acabar replicada o transferida a otras jurisdicciones, sin tu control directo. Esta operativa afecta el cumplimiento legal y normativo, de seguridad de la información, privacidad de los datos personales, entre otros. Además, esto arroja dudas sobre los protocolos de recuperación antes de desastres, al depender totalmente de un proveedor externo. De hecho, muchos clientes de Microsoft 365 desconocen que la nube no viene con copias de seguridad o planes de recuperación que protejan la integridad de los archivos. Muchas organizaciones desconocen esto y asumen erróneamente que la nube viene con copias de seguridad automáticas. Ante errores humanos o amenazas como ataques con malware o phishing, el cliente debe configurar las copias de seguridad y los planes de recuperación de desastres por sus propios medios. Es cierto que la plataforma viene con ciertas herramientas de protección configurables.

No obstante, los expertos señalan que estas funcionalidades no son suficientes para las amenazas avanzadas. Es más, la propia Microsoft recomienda realizar copias de seguridad periódicas en otra nube para garantizar la recuperación antes desastres. 

En otras palabras; utilizar los productos Microsoft implica confiar en que cumplan las normas y leyes locales, nacionales y regionales y que protejan tus datos de acceso externos (esto incluye, gobiernos extranjeros) algo que preocupa a muchas organizaciones, administraciones públicas, incluidas. 

OpenKM: Controla dónde y cómo se guardan tus documentos

En este contexto, OpenKM se posiciona como una alternativa de protección y soberanía de datos. OpenKM es una plataforma de gestión documental que las organizaciones pueden implementar en sus instalaciones, en formato cloud u on-premise. A diferencia de Microsoft, OpenKM te permite decidir exactamente donde se guardan tus documentos, ya sea en tu centro de datos o en un cloud privado, que tú controles. Esto significa recuperar el control de la ubicación física y jurídica de tu información. Tus datos ya no están distribuidos en centros de datos de tu proveedor, sino guardados en la carpeta o servidor que tú elijas, bajo las normas que tú establezcas. 

OpenKM destaca en funcionalidades avanzadas en gestión documental y seguridad de datos. Permite clasificar y organizar documentos mediante categorías, palabras clave, metadatos y carpetas con seguridad granular. Son herramientas de gestión documental esenciales para cumplir planes de archivo y calendarios de expiración y disposición final. El software incluye control de versiones, por lo que siempre puedes deshacer cambios erróneos o recuperar versiones anteriores de cualquier documento. También incluye un potente motor de búsqueda para que cualquier usuario autorizado pueda encontrar lo que necesite, respetando la política de seguridad definida por la organización. 

Además, OpenKM es una excelente plataforma colaborativa. El sistema ofrece un gestor de tareas, servicio de suscripción, envío de notificaciones automáticas,  motor workflow nativo y una completa documentación con su API, para facilitar la integración con terceras aplicaciones.  

Un aspecto clave en el que OpenKM destaca es en la política de seguridad documental.  El software de gestión documental ofrece una gestión granular de permisos para que solo los usuarios autorizados, a nivel grupal o individual puedan acceder a cada nodo y en qué condiciones (lectura, edición, borrado, descarga, seguridad, etc.) En Microsoft 365 también existe el control de permisos, pero en OpenKM esto se eleva a una administración de permisos centralizada, bajo control total deL administrador de la instalación. Incluso es posible integrar OpenKM Con Active Directory o LDAP garantizando que solo los usuarios con login y password acceden al repositorio documental. Además, el potente log de actividad de OpenKM registra cualquier evento ocurrido en la instalación. El sistema también ofrece cifrado de extremo a extremo, doble factor de autentificación y permite el desarrollo de políticas de prevención de pérdida de datos personalizados. Al ser tú quien controla a la infraestructura, puedes implementar copias de seguridad y replicación a medida, sin depender de las limitaciones de un tercero. 

Cabe destacar que OpenKM se integra con Microsoft Office gracias a los addins. Esto permite trabajar con las aplicaciones habituales, con la diferencia de que el archivo se guarda en OpenKM, en lugar de OneDrive. De esta forma, no tienes por qué renunciar a las ventajas de Office, sino cambiar el lugar donde guardas tus documentos; del Cloud público, al repositorio privado de OpenKM. 

Desde el punto de vista económico, OpenKM es una buena decisión. Se comercializa en versión SaaS y on-premise y, en ambos casos, las instalaciones son escalables. Mientras que con Office 365 el cliente está obligado a realizar pagos recurrentes, OpenKM ofrece licencias perpetuas. Como respuesta, Microsoft se plantea ofrecer el paquete Office con publicidad, lo que indica que el coste de sus licencias empieza a ser un problema. Además, OpenKM ofrece servicios de consultoría y formación, desde OpenKM Academy,  además de webinars gratuitos,  para acelerar el proceso de adopción.

OpenKM versus Microsoft 365:  comparativa

• Soberanía y ubicación de datos:  En Office 365 tus documentos se almacenan en centros de datos cuya ubicación exacta controla Microsoft. OpenKM te permite decidir dónde alojar tus datos (en tu servidor o nube privada) asegurando la soberanía de datos,  por lo que si tu empresa debe mantener datos dentro del país u OpenKM te da esa tranquilidad.
• Control y seguridad:  Microsoft 365 ofrece medidas de seguridad integradas para proteger la información confidencial. Sin embargo, como cliente no controlas en última instancia, quién podría acceder. Con OpenKM tú gestionas la seguridad, usuarios autorizados,  política de seguridad granular, cifrado, copias de seguridad, etc. Ni siquiera OpenKM como fabricante puede acceder a tus archivos, lo que proporciona mayores garantías de seguridad y privacidad por diseño.
• Funcionalidades colaborativas: Office 365 es una suite que incluye aplicaciones de Office, correo electrónico, Teams, etc. Por su parte, OpenKM es un proveedor de soluciones de gestión documental. Ofrece automatismos, edición en línea, control de versiones, metadatos, informes, servicios de suscripción,  archivo de correos electrónico,  gestor de tareas,  workflow. Centraliza el repositorio de documental de la empresa y se integra con terceras aplicaciones de forma transparente, por ejemplo; con Teams o SharePoint.  Piensa en OpenKM como sistema de gestión documental y en Office 365 como las herramientas de creación. Juntos pueden brindar lo mejor de ambos mundos.
• Disponibilidad y movilidad:  Tanto OpenKM como M365 ofrece acceso remoto y multiplataforma. Mientras Office 365 destaca en facilidad de acceso móvil, OpenKM asegura el acceso a la documentación. En casos de falta de conectividad por ejemplo; a través de una VPN local.
• Licenciamiento y costes: Office 365 implica un coste por suscripción. OpenKM  proporciona licencias perpetuas (servidor+usuarios) sin el precio de por usuario de Microsoft. Además, con Office365 muchas funcionalidades relacionadas con la seguridad solo vienen en planes con precios superiores. Con OpenKM la empresa cuenta con todas las funcionalidades propias del software de gestión documental, sin coste extra, si bien el soporte técnico es opcional.

En la práctica, muchas organizaciones encuentran valor en la integración de ambas soluciones. Puedes utilizar OpenKM para la sincronización de documentos con SharePoint, mientras almacenas los documentos finales o más sensibles en OpenKM para un archivo más seguro.

Hoy en día los datos son el nuevo oro. Si Office 365 ha revolucionado la productividad, no es menos cierto que conlleva ceder parte de la soberanía de datos a la nube de Microsoft. Para empresas de sectores regulados o que valoran la confidencialidad, OpenKM permite recuperar el control sin sacrificar eficiencia. 

En la era del dato invertir en soberanía y control es invertir en el futuro de tu empresa.