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Documentos esenciales para el éxito de la gestión de proyectos

Escrito por Laura Fields en diciembre 02, 2022

Si alguna vez ha gestionado algún proyecto por su cuenta, estamos seguros de que ha oído hablar de la importancia de los documentos en la gestión de proyectos. Cuando un proyecto está en marcha; tiene varios documentos importantes y confidenciales que deben organizarse para el buen funcionamiento del proyecto, así como registrarse de forma segura para futuras referencias.

Los documentos esenciales para la gestión de proyectos desempeñan un papel muy importante, ya que permiten abordar y comprender todo el proyecto para analizarlo y tomar decisiones más eficientes y eficaces.

La gestión de proyectos no sólo tiene en cuenta los factores externos, sino que también se asegura de llevar a cabo factores internos como la asignación de una tarea a los miembros del equipo, el cumplimiento de los plazos y mucho más. Con la ayuda de las plantillas de proyectos, es muy conveniente manejar todo este trabajo.

Además, si quieres tener éxito en la gestión de proyectos, asegúrate de llevar un registro completo de todos los documentos esenciales de forma sistemática y organizada.

Vamos a entrar en la lista de documentos esenciales para el éxito en la gestión de proyectos, pero antes de eso vamos a familiarizarnos con el término Éxito de la Gestión de Proyectos.

¿Qué es el éxito de la gestión de proyectos?

En realidad, la gestión de proyectos se considera exitosa cuando un proyecto logra alcanzar sus objetivos. Los planes de gestión deben organizarse de manera que haya una relación adecuada y equilibrada entre todos los empleados internos y los interesados externos, clientes y consumidores.

Los documentos esenciales le ayudarán a tratar todos los aspectos cruciales de un proyecto y a decir no a todos los planes que podrían no funcionar al final. De este modo, no sólo gestionarás la tarea, sino que también tendrás una idea de todos los riesgos o perjuicios que pueden estar presentes en tu proyecto.

El éxito de la gestión de proyectos sólo es posible cuando se pueden utilizar todos los recursos disponibles de la mejor manera posible a lo largo del proyecto.

En términos sencillos, todos los propietarios, el gestor, los clientes, las partes interesadas, los diseñadores y los contratistas deben avanzar juntos para planificar y ejecutar el proyecto de la mejor manera posible.

La importancia de la gestión de proyectos

Como ya sabes qué es el éxito de la gestión de proyectos vamos a sumergirnos para conocer la importancia de la gestión de proyectos:

  • Planificación realista: A partir de la experiencia del equipo de redacción de Fox17, se afirma que el estado del proyecto se define más claramente con la ayuda de la gestión del proyecto y el documento del proyecto. Con la ayuda de la gestión del proyecto, se puede conocer el estado actual y los inconvenientes. Por último, se pueden hacer planes para llevar a cabo las diferentes fases del proyecto según la necesidad.
  • Ajustes deliberados: La gestión de proyectos ayuda a conectar el puente entre la estrategia empresarial y el concepto del proyecto. De esta manera la planificación del proyecto tiene amplias oportunidades de crecimiento.
  • Control de normas: Uno de los principales objetivos de la gestión de proyectos es asegurarse de que todos y cada uno de los proyectos se lleven a cabo de forma estándar manteniendo la calidad adecuada. Cuando un proyecto está en camino de ser completado hay una gran responsabilidad de llevarlo a cabo de la mejor manera posible. Además, la gestión de proyectos le ayuda a tener un control estándar de la manera más eficaz.

Documentos esenciales para la gestión de proyectos

Como ya tenemos una comprensión detallada del éxito de la gestión de proyectos y su importancia, vamos a familiarizarnos con todos los documentos esenciales para el éxito de la gestión de proyectos.

1) Caso de negocio del proyecto

El caso de negocio del proyecto es uno de los documentos más esenciales para el éxito del proyecto. Lleva un registro completo de todas las actividades y el estado del proyecto. Este documento se prepara para conocer todo el presupuesto del proyecto, como su coste total. No sólo eso, su fiabilidad también le ayudará a averiguar el caso alternativo sólo si es necesario.
En un sentido más amplio, es beneficioso para la gestión de un plan de gestión de proyectos, ya que tendrá una amplia visión de los pros y los contras del proyecto.Además, tendrá una visión eficaz para futuros proyectos.

2) Carta del proyecto

Una Carta del Proyecto es un tipo de documentación formal del proyecto que el gestor del proyecto utiliza durante todo el proyecto para empezar a trabajar. Este documento es realmente importante para el gestor, ya que le proporciona autoridad para comenzar y continuar todo el proyecto. Describe mejor los tres elementos más importantes de un proyecto; que son las responsabilidades, los objetivos y el alcance del proyecto. Sólo es posible realizar un proyecto después de que se apruebe la carta del proyecto.
La Carta del Proyecto se utiliza como modelo para los documentos de gestión del proyecto desde el inicio hasta el final. Tenga la libertad de tener su propia restricción y presuposición.

3) Planes de comunicación del proyecto

Un plan de comunicación del proyecto incluye mensajes eficientes, diferentes objetivos para el establecimiento, las necesidades y demandas de la audiencia, planes de alcance efectivos, información actualizada y muchas más piezas de información necesarias.
Es uno de los documentos más esenciales del proyecto que se elabora tras un acuerdo mutuo entre las partes interesadas y los colaboradores. Este documento se centra más en la comunicación interna del proyecto, lo que conduce a una mejor forma de comunicación cuando es necesario. Este plan de comunicación garantiza que las personas obtengan la información adecuada en el momento oportuno sin ningún tipo de problema. Además, hay un registro de las comunicaciones realizadas para que se pueda seguir o examinar fácilmente cuando sea necesario.

4) Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo es un documento empresarial que permite desglosar todo el proyecto en componentes más pequeños según los requisitos. Este documento es el mejor para un proyecto de gran envergadura que tiene varios pasos que deben completarse. Asegura que el procedimiento paso a paso se lleva a cabo de una manera mucho más organizada y completa. Además, es importante mostrar todas las tareas del proyecto. De este modo, cuando se desglosan las tareas, es muy fácil asignarlas a cada uno de los responsables. Facilita la comunicación, por lo que no hay problemas ni probabilidad de errores de comunicación. Las tareas pueden llevarse a cabo de forma más sencilla y con una mayor tasa de rendimiento.

5) Presupuesto del proyecto

El presupuesto de un proyecto se utiliza para estimar y determinar el presupuesto total del proyecto. En un sentido más amplio, este documento esencial mantiene un registro de todas las tareas e hitos que deben cumplirse en un tiempo determinado. Además, es realmente necesario calcular el coste total del presupuesto en función del periodo de estimación para el éxito de la gestión del proyecto. Este documento permite al gestor hacer un seguimiento de todo el presupuesto que se utiliza y se ahorra durante el proyecto. Además, no sólo los presupuestos, sino que también ayuda a una persona a medir el rendimiento general del equipo. Los diferentes propietarios de proyectos también obtienen herramientas de gestión de proyectos para realizar el presupuesto del proyecto de forma adecuada. Por lo tanto, si usted es un principiante, también puede utilizar las herramientas de gestión de proyectos para alcanzar los objetivos del proyecto.

6) Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es uno de los documentos más esenciales para un proyecto, que incluye el esquema general de todos los períodos de tiempo. Junto con el tiempo, cada persona implicada en el proyecto puede llevar un registro del coste y de todos los recursos que intervienen en cada una de las tareas del proyecto. De este modo, podrá hacer un seguimiento del rendimiento general y realizar cambios si es necesario. Los proyectos son propensos a tener más progreso ya que tendrán una idea clara sobre todos los registros de tareas.

Básicamente, hay tres tipos de calendarios de proyectos. Son los siguientes:

  • Cronograma maestro: Un cronograma maestro es un cronograma que incluye un resumen general de todo; ya sean entregables o estructuras o diferentes hitos del proyecto.
  • Cronograma de hitos: El cronograma de hitos se asegura de proporcionar información más detallada sobre cada uno de los logros de los hitos. Este cronograma también se asegura de completar el trabajo en el período de tiempo especificado.
  • Calendario detallado: Este cronograma se crea para cada proyecto y su equipo principalmente. Se centra claramente en los plazos, los recursos y las tareas junto con el seguimiento adecuado del tiempo. Es uno de los calendarios más claros y sencillos que se pueden entender fácilmente sin ningún tipo de problema.

7) Matriz RACI

La Matriz RACI es un documento de gestión de proyectos que se compone de cuatro documentos importantes: responsable, contable, consultado e informado.

  • Responsable: Un individuo al que se le asigna la responsabilidad de una tarea desarrolla la actividad global de forma completa. Los responsables suelen ser analistas de negocio, gestores de proyectos y mucho más que también se denominan hacedores.
  • Contable: La responsabilidad es asegurarse de que el trabajo se complete de manera adecuada y oportuna. Los propietarios del negocio, el Comité de Dirección y los principales interesados son la parte responsable.
  • Consultado: La parte consultada es aquella de la que se obtiene la retroalimentación. Es esencial asegurarse de que todo ha sido considerado desde su perspectiva antes de dar el resultado o tomar cualquier decisión.
  • Informado: Los individuos que no forman parte de ningún proceso de toma de decisiones o a los que se les mantiene informados se conocen como informados. Sólo se les llama durante las reuniones importantes o mientras se muestran demostraciones del proyecto.
    Tiene un gráfico que presenta cada matriz de asignación en el proceso de gestión de proyectos. Además, aporta una especie de claridad a las diferentes funciones de las partes interesadas mientras se ejecuta un proyecto. Esta matriz se asegura de aumentar la confianza entre las diferentes partes implicadas en un proyecto, ya que aporta mucha más claridad. Traza todas las responsabilidades y actividades de un proyecto de forma más organizada y sistemática.

8) Gestión de solicitudes de cambio

La gestión de las solicitudes de cambio es una de las más importantes para el éxito de la gestión de un proyecto, ya que le permite ajustar/cambiar/modificar un determinado proyecto o sistema del proyecto según los requisitos.

Este documento es el mejor ya que se asegura de aumentar el producto deseado después de reducir el coste del producto de los innecesarios. Suele contener el nombre de la persona del proyecto que quiere modificar la solicitud.

9)Registro de riesgos

El registro de riesgos es el mejor documento que le ayuda a prepararse para los riesgos inciertos con los que tiene que lidiar mientras realiza todo el proyecto. Suele crearse antes de comenzar el proyecto o una fase diferente del mismo, por acuerdo mutuo entre el director y los miembros del equipo. Puede analizar los riesgos, identificarlos todos y tomar las medidas necesarias para no tener que soportar muchos riesgos. Los detalles que se mencionan en este documento se pueden ver como y cuando sea necesario. Puede estimar el impacto de los riesgos, lo que le ayudará a afrontar las dificultades en el futuro al realizar un proyecto sin mucha dificultad.

10) Registro de acciones y problemas

Mientras que el registro de riesgos se encarga de tratar los problemas, el registro de acciones y problemas se encarga de seguir todos los eventos en orden cronológico mientras el proyecto está en marcha. El registro de acciones y problemas aborda todos los problemas a los que se enfrenta el equipo durante la realización de un proyecto, junto con la respuesta y los resultados finales. Se considera un documento perfecto que puede utilizarse para comunicar la información junto con sus informes. Este documento puede utilizarse como una nota para asegurarse de que se realizan todos los informes necesarios durante el desarrollo del proyecto. No sólo el lado positivo, sino que también puede utilizarse para registrar el lado negativo que está afectando a un proyecto, hacer un seguimiento y encontrar la solución definitiva.

11) Lecciones aprendidas

Este documento se elabora con el fin de analizar todos los factores clave tras una reunión con el equipo. Además, resume y presenta tanto las experiencias positivas como las negativas de un proyecto.
Hay diferentes procesos que se crean junto con el tratamiento de la palabra clave. Los puntos clave se reúnen a lo largo del proyecto y al final, se utiliza para crear un informe mucho más organizado y detallado.

Conclusión

Este es el final de nuestro artículo "Documentos esenciales para el éxito de la gestión de proyectos". Esperamos que este artículo te haya ayudado a anotar todos los documentos esenciales que son imprescindibles si estás pensando en llevar a cabo tu proyecto de forma sistemática y organizada.

Si tiene alguna pregunta o sugerencia, háganoslo saber.Estaremos encantados de recibir tus comentarios.

El éxito en la gestión de proyectos no siempre llega fácilmente, así que asegúrate de dar todos los pasos necesarios mientras diriges un proyecto.
Biografía del autor: Laura Fields es una entusiasta propietaria de un blog que posee un sitio web.Se asegura de publicar diferentes contenidos que le interesan. Ella y su equipo investiga sobre diferentes servicios de escritura de ensayos en línea y da honesta retroalimentación / revisión / opinión. Le encanta leer y le apasiona escribir.

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