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Documentación digital usando inteligencia artificial

Escrito por Amanda Jeleryn en diciembre 13, 2019

La documentación digital ha evolucionado la forma de la gestión documental y ha servido a las empresas de manera significativa para mejorar el análisis de datos. Todos los registros creados por la compañía se pueden buscar al instante, ahorra tiempo y dinero, construye una fuerte interrelación entre diferentes departamentos y empleados. Desempeña un papel crucial en la protección de datos e información privados y confidenciales de la compañía. En resumen, las empresas ahora se dirigen hacia una nueva era de oficina sin papeles.

En los últimos años, la inteligencia artificial (IA) ha evolucionado enormemente y ha revolucionado las ciencias de la computación y el enfoque tecnológico de las personas. La IA es un área de la informática que reafirma el desarrollo de máquinas inteligentes que redactan y se comportan como los humanos.

Con el avance y la participación de la IA, la forma de la gestión documental electrónica ha cambiado por completo. A continuación discutiremos este aspecto en detalle y cómo está surgiendo esta reforma.

IA es la nueva cara de la gestión documental electrónica

La cantidad de datos que el mundo produce cada día / cada segundo es notable. Se estima que para 2020, se crearán alrededor de 1,7 MB de datos/s. por cada persona en la tierra. El procesamiento y análisis de estos datos masivos no se puede realizar mediante un mecanismo de documentación digital convencional. La inteligencia artificial es la única forma de aprovechar este big data, ya que se vuelve más inteligente a medida que se le proporcionan más datos.

La IA revolucionará la forma en que los datos se clasifican, digitalizan, extraen, analizan y aseguran. Discutamos este aspecto más allá de cómo la Inteligencia Artificial beneficiará la documentación digital:

1. Clasificación avanzada de datos

La clasificación de datos clasifica y categoriza los datos en varios tipos, formularios o cualquier otra categoría. Permite la separación y clasificación de datos de acuerdo con los requisitos del negocio u objetivo. Con la documentación digital tradicional, el proceso de clasificación de datos no resulta adecuada, ya que la producción de datos aumenta cada día. Con la llegada de la Inteligencia Artificial, la capacidad de leer, evaluar y clasificar documentos se ha vuelto mucho más avanzada. Además, también ofrece gestión de contenido y reconocimiento de caracteres con su característica de aprendizaje automático.

La IA ha dado un paso adelante en la clasificación de datos, ya que puede leer la información del documento, organizarlo con precisión y asignar la tarea en función de esa clasificación. La IA puede analizar datos e información interpretando varios elementos como el código de serie, el número de lote, la fecha de creación, etc.

2. Digitalización progresiva

Hoy en día, las empresas hacen hincapié en la digitalización de documentos, y la IA está desempeñando un papel esencial para lograr este objetivo. Está convirtiendo documentos escaneados en documentos digitalizados a los que se puede acceder fácilmente a través de la nube o del sistema de gestión documental utilizando cualquier modo de dispositivo que tenga acceso a Internet.

La digitalización por Inteligencia Artificial en los servicios de escaneo de documentos ayuda a construir una clasificación progresiva para que se puedan evaluar rápidamente los documentos escaneados. También es útil en la mayor destilación de datos, mejorando así los resultados de búsqueda, la adopción de los empleados y el enfoque del sistema moderno de gestión de documentos.

3. Extracción de datos transformados

La IA transformó la forma en que las empresas realizan el trabajo al combinar el poder de la IA y la gestión de documentos digitales. Ayuda a las organizaciones a trabajar de manera más inteligente al exponer las capacidades de IA en la extracción de datos para obtener información decisiva a su alcance. Las empresas que tienen páginas web también se están beneficiando de este aspecto excepcional, ya que también se pueden utilizar para la extracción de datos web.

Gracias a AI, varias empresas ahora pueden extraer datos de sus documentos sin ninguna intervención humana, minimizando así la mano de obra requerida. Los datos extorsionados con la ayuda de la IA tienen una precisión y eficiencia mucho más altas en comparación con los humanos. También requiere menos tiempo para obtener los resultados deseados, ahorrando así el tiempo dedicado en comparación con la extracción de datos mediante documentación digital manual.

4. Análisis integral de datos

"El análisis de datos y la inteligencia artificial han permitido vincular datos para obtener información sobre los usuarios, lo que ha permitido tomar mejores decisiones para aumentar sus negocios", dice Clifford D’Souza, jefe del departamento de investigación de AustralianMasters. Estas nuevas tecnologías están integradas por más y más compañías para obtener análisis integrales de datos en sus documentos digitales.

Con AI, la documentación digital no se trata solo de recopilar y almacenar datos. Los datos son obligatorios para alimentar algoritmos diseñados por AI, lo que permite la transformación de cualquier dato recopilado en información práctica. Sin IA, tales análisis de datos serían muy desafiantes e ineficientes.

5. Seguridad avanzada

La seguridad cibernética es la principal preocupación para el mundo digital actual. Las principales organizaciones y empresas están tratando de dominar la inteligencia artificial para proteger sus datos y archivos confidenciales. Cuando los datos y la información se documentan digitalmente, la IA permite automatizar la detección de amenazas y los encuentra sin la participación humana.

La documentación digital que usa AI potencia los datos para mantenerse más seguros y protegidos que nunca. Después de todo, la IA está impulsada por el lenguaje de máquina; convence a los servicios de ciberseguridad impecables.

Conclusión

AI ha cambiado por completo el progreso y las metodologías de todas las empresas. Del mismo modo, también ha impactado el aspecto de la documentación digital de una manera revolucionaria. Cada vez más empresas están actualizando sus sistemas para utilizar mejor este desarrollo.

Con el enfoque de la IA, la documentación digital progresa rápidamente y las empresas que adopten este enfoque obtendrán el máximo beneficio. Los avances en IA están trayendo innovaciones en tecnología informática, revolucionando así la documentación digital.

Biografía del autor: Amanda Jerelyn está trabajando como Tutor de Información y Tecnología en AcademistHelp. Tiene una maestría en informática y ciencias de la información. También ofrece sus servicios como instructora en el programa de Certificación de Controlador de Documentos. En su tiempo libre, a ella le gusta quedarse en casa con sus padres y leer libros de eventos históricos.

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