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Correo electrónico Certificado

Escrito por Carlo Olivieri - OpenKM Italia,  en mayo 20, 2022

El correo electrónico certificado o PEC, en Italia, es un tipo particular de correo electrónico que tiene el mismo valor legal que una carta certificada tradicional, con acuse de recibo; garantizando así la prueba de envío y entrega.

A pesar de ser una peculiaridad italiana, las regulaciones del gobierno han estado en marcha desde 2018 para que el PEC cumpla con el estándar de la UE.

Para utilizar el servicio, debe tener una dirección de correo electrónico certificada en uno de los proveedores italianos autorizados. La publicación de la lista de gestores autorizados y de la Administración Pública, así como la supervisión y coordinación, están a cargo de la Agencia para Italia Digital (AGID). El contenido puede ser certificado y firmado electrónicamente o encriptado, garantizando además la autenticación, integridad de los datos y confidencialidad.

Al momento de enviar un correo electrónico certificado, el administrador del remitente enviará un recibo que constituirá el valor legal de la transmisión exitosa (o fallida) del mensaje, con la hora precisa del envío. Asimismo, el encargado del destinatario, después de haber depositado el mensaje de correo electrónico certificado en su buzón, entregará al remitente un recibo de entrega, indicando la hora en que se produjo dicha entrega. En caso de extravío de uno de los comprobantes presentes en el sistema correo electrónico certificado, se podrá disponer de un rastreo informático con el mismo valor legal en cuanto a envío y recepción, por un plazo de treinta meses, de acuerdo a lo que establezca la normativa. .

Desde el punto de vista del usuario, una casilla de correo certificada no se diferencia, por tanto, de una casilla de correo normal salvo en el mecanismo de comunicación, en el que se basa el e-mail certificado y por la presencia de unos recibos enviados por los gestores entre remitente y destinatario.

Reglas de Comunicación 

El destinatario no ve el correo electrónico del remitente, sino un mensaje generado por el administrador de correo electrónico del remitente, que a su vez contiene dos archivos adjuntos: el correo electrónico "original" del remitente con sus archivos adjuntos y un archivo .xml (archivo de texto que se puede abrir vía software) con la misma información que la notificación enviada al remitente (ID del mensaje, lugar, fecha y hora de envío, y datos de cabecera como e-mail del destinatario tipo PEC ( posta elettronica certificata )/no -PEC, sujeto).

El correo electrónico certificado sigue las reglas establecidas por el Decreto del Presidente de la República n. 68/2005 y las normas posteriores previstas por el mismo, y es gestionado por proveedores acreditados de AGID.

Límites en la gestión de correos electrónicos certificados

La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico permiten, aunque con algunas limitaciones, navegar por los PEC.

Es importante resaltar que el correo electrónico certificado está compuesto por una serie de correos electrónicos vinculados, diseñados para realizar las funciones de sobre de contenedor, notificación, confirmación de embarque, recepción. Contienen el certificado de autenticidad así como el contenido del correo electrónico y cualquier archivo adjunto, incluso firmado electrónicamente.

Algunas de las principales dificultades de consulta son:

  • No todos los clientes de correo electrónico muestran los PEC: los programas de administración de correo electrónico más comunes recopilan y archivan los PEC. A menudo es necesario realizar elaboraciones posteriores, incluso manuales y de cierta complejidad, para encontrar el contenido en texto claro y los archivos adjuntos en modo buscable que generalmente son documentos en formato PDF.
  • Pérdida de la relación entre archivos adjuntos y PEC: la supuesta confidencialidad garantizada por el cifrado PEC se ve socavada por el hecho de que el software para PEC se instala y utiliza en los PC que los usuarios usan normalmente y, por lo tanto, en la mayoría de los casos están expuestos a riesgos resultantes de spyware y malware.
  • Límites de tamaño: La capacidad contractual de los buzones impone severos límites a la libre circulación de la correspondencia. En la legislación no se menciona lo que puede ocurrir si la serie de mensajes PEC supera la capacidad del buzón adquirido, tanto por el remitente como por el destinatario. Técnicamente, dado que el PEC se basa en la tecnología de correo electrónico, si el buzón del destinatario está lleno, el remitente recibirá, en lugar del recibo de entrega, un mensaje de error del sistema que informa, con los diagnósticos relativos, la imposibilidad de entregar el mensaje.
  • Conservación sustitutiva de ley: También se requiere un servicio adicional de “conservación sustitutiva de ley”, para ampliar los plazos de vigencia del certificado PEC.

El sistema de gestión documental de OpenKM cuenta con todas las funcionalidades y capacidades para procesar Mail y PEC en un único entorno de tipo Mail. El software OpenKM que se ejecuta en el servidor extrae automáticamente los contenidos y archivos adjuntos y los pone a disposición para procesarlos según el modelo de gestión requerido. Las funciones integradas de firma digital y procesamiento para el almacenamiento electrónico completan el panorama destinado a la gestión completa de los PEC.

Con OpenKM, su negocio podrá sacar el máximo partido a su capital de información.

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