Escrito por Ana Canteli el 17 agosto de 2018
La tarea de conservación de documentos electrónicos pretende identificar los documentos a conservar, promover la preservación digital y proporcionar acceso a la información digital que contienen. Las aplicaciones de la conservación de los documentos son múltiples; desde la protección de derechos, hasta la viabilidad de la rendición de cuentas, pasando por la promoción de la participación de los actores afectados por, o vinculados a, las estrategias de conservación a largo plazo o copias de seguridad.
Gracias al uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación, cada vez existen más documentos digitales nativos y más digitalizaciones de documentos, que deben ser preservados a la vez que se garantizan los siguientes atributos: autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades. La evolución técnica ha hecho que nuestra capacidad de registrar información haya aumentado exponencialmente con el tiempo, mientras que la longevidad de los medios digitales utilizados para la preservación de los documentos, ha disminuido a la misma velocidad.
El primer desafío a gran escala en materia de preservación documental, surge debido al alto grado de degradación de materiales tradicionales como el papel fabricado con madera, detectado a mediados del siglo XIX. Este problema, denominado “fuego lento” - porque su efecto destructivo era tan letal como los incendios, aunque más lento - fue dado a conocer a mediados del siglo XX. Antes, la conservación de los documentos físicos era equivalente a la conservación de la información que contenían, lo que garantizaba su usabilidad a largo plazo. Sin embargo, en el objeto digital, preservar el soporte es condición necesaria para mantener las condiciones de uso, pero no suficiente para la conservación de documentos electrónicos. Además, hay que tener en cuenta otras variables:
Ésto, que ocurre con gran parte de los contenidos que se crean en el mundo, deben ser preservados por estrategias de conservación debido al interés que representan: legal, histórico, científico o cultural; resultado de actividades de organismos públicos o privados y que deben ser conservados para el conocimiento y uso de generaciones futuras.
El marco normativo en materia de conservación de documentos electrónicos, debe tener un alcance amplio, es decir; cubrir el ciclo de vida completo de los documentos y ser aplicable en toda la organización. Tiene que ser aplicable también sobre todas las actividades diarias; por lo que los procedimientos deben ser documentados de forma clara y concisa, para ser puestos en práctica. Y debe ser refrendado por la dirección, que así muestra su compromiso con el objetivo de preservación.
Los recursos de todas las organizaciones son limitados, por lo que será necesario establecer una estrategia de conservación de los recursos digitales, teniendo en cuenta las necesidades y recursos, los intereses de los usuarios y diferentes aspectos como formato, estado, uso… El plan de conservación, basado en la normativa de la organización - que a su vez debe estar inspirado en normas de mayor rango; sectorial, regional, nacional o incluso internacional - debe dar respuesta a las siguientes preguntas:
Desde el punto de vista organizativo, los documentos electrónicos presentan 3 funciones fundamentales:
Cuando los documentos dejan de tener utilidad para el desarrollo de actividades diarias o cotidianas, se puede pensar en la idoneidad de la aplicación del plan de archivo, dentro del marco de gestión documental global de la entidad.
Los problemas derivados de las características del documento electrónico, la dependencia del hardware y software para poder acceder, ver y utilizar el documento.
La obsolescencia tecnológica, debido a la caducidad de aparatos y programas necesarios para acceder a y utilizar documentos electrónicos ( condicionados a su vez por su versión, formato y tecnología ); hace que si esta situación no se soluciona a tiempo, los archivos electrónicos se conviertan en “documentos huérfanos”. El archivo en sí no ha sido dañado, pero la información ya no es accesible porque la tecnología que lo originó ha caído en desuso.
Por otro lado, la degradación de los soportes es otra amenaza a la conservación de documentos en formato digital, debido a su fragilidad. Existen factores internos, relacionados con los materiales que los componen, sobre los que se graban datos a través de procesos magnéticos u ópticos. Pero también factores externos como la temperatura y la humedad, que afectan directamente las labores de almacenamiento. En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones.
Desde el punto de vista de la gestión documental electrónica, las estrategias de conservación deberían centrarse en las fases de diseño, uso y conservación de los documentos.
Para acometer estas fases, las organizaciones suelen apoyarse en el uso de sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos. Los softwares de gestión de documentos y registros electrónicos, soportan la gestión de la información electrónica de 2 formas diferentes, pero complementarias:
El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM, presenta la plataforma ideal para la satisfacción de estos objetivos. Además presenta una serie de ventajas intrínsecas.
Como habíamos dicho con anterioridad, la organización o profesionales de la archivística o gestión documental, que deseen procurar la preservación del patrimonio digital de la organización, deberían llevar a cabo una estrategia de gestión documental, organizada en las siguientes fases o etapas.
Se trata de definir el diseño de los documentos electrónicos y de los procesos en los que éstos participan, de acuerdo con la política de privacidad, para garantizar la fiabilidad, la autenticidad, la disponibilidad, integridad y descripción y selección de los archivos.
Una vez que que se ha comprobado que los documentos son fiables, auténticos, íntegros y están disponibles, es importante que conserven estos atributos a lo largo del tiempo. La autentificación de usuarios es una fórmula que permite que sólo los usuarios seleccionados, puedan acceder al documento. En OpenKM, sólo los usuarios con login y contraseña pueden acceder al gestor documental. Al mismo tiempo, la asignación de roles y perfiles va a adecuar el entorno de trabajo a las necesidades del usuario. Por último, desde la pestaña seguridad ligada a cualquier contenido dentro del sistema, ( carpeta, documento, correo electrónico - incluidos los adjuntos - o registro ) se puede definir la lista de privilegios que el usuario tiene ( privilegio de lectura, de escritura, de descarga… )
Por otro lado, el acceso y uso de documentos implica otros requisitos complementarios:
Los documentos en formato físico, conservan su autenticidad si se les mantienen en la misma forma, status y estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados. Sin embargo, para que los documentos electrónicos conserven su autenticidad han de renovar el formato constantemente y migrar de forma periódica.
La renovación significa la creación de una reproducción completa, tanto del contenido como de los elementos formales de un documento. De esta forma se considera el nuevo documento electrónico, copia fidedigna del original. El sistema de gestión mime type de OpenKM, permite el uso de los documentos sin que la extensión o versión de los archivos sea una limitación. A cada nuevo formato o versión, el administrador de la plataforma puede añadir el nuevo tipo mime, a medida que estos van surgiendo. Así, los usuarios van a poder acceder y utilizar los archivos a lo largo del tiempo.
La migración consiste en la transferencia periódica entre versiones diferentes de tecnología que permite conservar la información, pero sin garantizar que el nuevo documento sea una réplica exacta del original, porque ésta técnica se centra en la reproducción del contenido del documento, pero para ello cambia la configuración y/o el formato.
La conservación es el paso que certifica, a través de procedimientos de control, que los documentos que han dejado de ser necesarios para la gestión diaria, son almacenados correctamente ( los centros de información son una posibilidad ) y que los resultados de la renovación o migración son óptimos.
La conservación de documentos electrónicos es una actividad fundamental para todo tipo de organizaciones, tanto públicas como privadas, que les permite cumplir con obligaciones e intereses tanto a nivel interno como a nivel público o legal. Ofrece también numerosas ventajas, como el ahorro de espacio, la gestión del riesgo - al poder guardar copias en entornos físicos seguros o alejados del entorno de producción - mientras garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de la información en el largo plazo.
Norteamérica: Si necesita comunicarse con nosotros, por favor llame al +1 646 206 6071.
Horario de oficina:
Lunes - Viernes: 08:00 am - 12:00 pm, 14:00 pm - 18:00 pm EDT. Ahora son las 18:31 pm del Domingo en New York, USA.
Europa España: Si necesita comunicarse con nosotros, por favor llame al +34 605 074 544.
Horario de oficina:
Lunes - Viernes: 09:00 am - 14:00 pm, 16:00 pm - 19:00 pm CEST. Ahora son las 00:31 am del Lunes en Palma de Mallorca, Spain.
OpenKM en el mundo: