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Cómo un software de gestión documental trabaja para ti

Escrito por Leonardo Núñez miembro de OpenKM USA en julio 03, 2020

Antes de comprar el software de gestión documental más ideal para tu negocio, debes saber cómo funciona. Esencialmente, un Software de gestión de documentos electrónicos (DMS) comienza a funcionar para tu empresa una vez que ha digitalizado todos los archivos de tu empresa y ha establecido un repositorio completo de todos tus documentos digitales.

Luego configurará la conexión entre las diferentes áreas de la empresa y los clientes; como la gestión de facturas, el establecimiento de funciones de los empleados y el acceso al software. Por ejemplo, hacer coincidir las facturas y los tickets con los sellos de fecha y hora, establecer quién puede manejar qué documentos y quién tiene acceso para modificarlos, etc. Esta gestión de procesos te permite diseñar y automatizar todos los procesos comerciales típicos centrándose en los flujos de trabajo específicos de tu empresa, al tiempo que crea un repositorio sólido para la búsqueda y recuperación rápida de información.

Los sistemas de gestión documental permiten aprovechar al máximo el potencial humano

Los recursos humanos son absolutamente valiosos y son la clave para traducir la creatividad en un producto o servicio totalmente terminado. El objetivo de todos los sistemas de gestión de documentos es proporcionar la información correcta y las herramientas de organización a cada empleado, estableciendo y automatizando los procesos correctos dentro de tu empresa.

Entonces, ¿cómo te aseguras de obtener un flujo de trabajo de documentos más limpio para un mejor rendimiento general?

Los sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos de gama alta proporcionan configuraciones personalizadas específicas para ti, pero todo se puede resumir en cuatro funcionalidades generales.

1. Captura total

La idea principal de la captura de documentos es guardar documentos para que puedas encontrarlos más tarde, pero solo los mejores sistemas de gestión de documental proporcionan servicios completos de captura de documentos desde cualquier fuente.

Esto incluye la captura de correo electrónico, escaneo de documentos en papel, captura de audio y vídeo e incluso captura de documentos desde otras aplicaciones.

Este proceso también incluye la indexación. Un sistema robusto de gestión documental puede tomar documentos directamente desde el escáner y agregar metadatos automáticamente a los archivos, como el número de pedido o el número de cliente, y luego mover los archivos a carpetas específicas para que luego puedan recuperarse fácilmente.

Para hacer este proceso de la manera más eficiente posible, algunos gestores documentales ofrecen funciones avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento de códigos de barras.

La captura de documentos garantiza que puedas encontrar cualquier documento al instante en cualquier momento de la vida útil de tu empresa, ya sea captura de correo electrónico, archivos digitales, documentos en papel o informes del sistema.

2. Almacenamiento seguro y accesibilidad

Los sistemas de gestión de documentos deben tener configuraciones de seguridad que permitan permisos específicos para que puedas controlar el acceso de cada documento sin comprometer el repositorio central de documentos.

La mayoría de las infracciones de seguridad, las fugas de información y otros escenarios de pérdida de datos son el resultado de una mala gestión interna de la información, y los sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos proporcionan permisos de usuario basados en roles para abordar este problema. Las facturas, órdenes de compra, formularios con información personal de clientes, correos electrónicos, bases de datos de empleados e información de nómina pueden requerir diferentes niveles de seguridad. Esto es crucial para administrar y retener documentos de manera segura, sin la necesidad de almacenarlos en diferentes ubicaciones para cada nivel de acceso. Esto significa que puedes especificar quién puede acceder a qué documentos en cualquier momento de su ciclo de vida y determinar los derechos del usuario para crear, modificar, ver, enrutar o eliminar cada documento.

Esto es importante para garantizar un acceso seguro tanto para contenido estático como para contenido dinámico, pero el almacenamiento seguro de los Sistemas de Gestión Documental va mucho más allá de esto. Hay varias características adicionales que proporcionan estos sistemas, como el cifrado de archivos, las comprobaciones de antivirus automatizadas, el control de la versión del documento y el seguimiento completo de cada documento, para garantizar que todos tus archivos digitales sean siempre fácilmente accesibles y seguros.

3. Recuperación rápida

Los sistemas de gestión documental deben incluir la capacidad de recuperar y compartir documentos de manera eficiente. Esto te ahorrará cantidades significativas de dinero y tiempo al usar diferentes sistemas de etiquetado y enlace. Todo esto se hace a través de un poderoso sistema de índice. Esto significa que solo escribiendo un código de cliente o una palabra clave específica, tu representante de servicio al cliente puede recuperar una lista completa de la interacción de un cliente con tu empresa y responder preguntas en segundos, y también les permite enviar y marcar cualquier documento o cadena de documentos al cliente u otros empleados, mejorando la productividad de tu empresa.

4. Automatización de procesos de trabajo

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos te brindan la capacidad de crear procesos y flujos de trabajo automatizados con los requisitos específicos de tu negocio. Esto puede ser útil en todo tipo de formas. Por ejemplo, puedes establecer un proceso para aprobar facturas al revisarlas y compararlas dentro de un sistema pagadero y notificar al personal correcto si hay una coincidencia errónea. También puedes agregar firmas digitales a documentos específicos y enviar copias a un servidor de respaldo automáticamente; siempre que se haya realizado una verificación específica, y así sucesivamente. Las automatizaciones de flujo de trabajo de documentos pueden beneficiar a tu organización de innumerables maneras y permitir que tus empleados pasen más tiempo haciendo lo que más importa.

Resumen

Los sistemas de gestión documental están destinados a mejorar tu negocio al ayudarle a aprovechar al máximo tus activos físicos y recursos humanos. El tiempo es absolutamente valioso, lo que puede hacer aún más frustrante cuando tú o alguno de tus empleados no pueden encontrar o hacer coincidir un documento cuando es necesario. El resultado es una notable caída de la moral cuando sientes que estás perdiendo el tiempo o haciendo una tarea sin sentido. Un sistema de gestión de documentos electrónicos resuelve este problema y evita otras responsabilidades que puedas encontrar.
Independientemente del proveedor que elijas, un gestor documental debería brindarte:

• Tiempo.
• Seguridad.
• Orden.
• Escalabilidad.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos se encarga de las tareas cotidianas y las realiza de una manera que ningún ser humano podría, y si tu organización no está utilizando un sistema de gestión documental podría estar en una gran desventaja, disminuyendo el retorno en cada artículo o servicio produces y vendes.