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Cómo superar los desafíos más comunes en gestión documental

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli en septiembre 19, 2022

Seamos sinceros. Gestionar información no es fácil. No es una habilidad con la que nazcamos. Es, por así decirlo, un arte que se refina mediante la práctica; la experiencia que adquirimos a base de equivocarnos, rectificar y aprender de lo vivido. En lo que respecta a la información que manejamos en forma de documentos, la historia no varía. Tal vez acaso, la noción se vuelve menos abstracta, más concreta, y así más fácil de abordar. Pero no por ello los problemas desaparecen. En cuanto una persona crea un documento, aparecen multitud de interrogantes. Por ejemplo, tanto ahora como en el pasado la preservación supone un desafío. Obviamente ahora se habla más de preservación digital; una opción muy interesante por todos los beneficios que aporta a la preservación del patrimonio de archivos históricos de cualquier entidad. Permitir el acceso a documentos digitales incide directamente en la preservación del documento físico, que ya no será objeto de procesos documentales manuales, más que en contadas ocasiones. Los originales se mantendrán a buen recaudo en las condiciones de seguridad necesarias. 

Pero no se me vayan antes de tiempo. No vamos a hablar de incunables. La preservación digital afecta más a cualquier empresa, del tamaño que sea, que a organizaciones con especialistas en patrimonio documental que saben qué mejores prácticas aplicar. La preservación digital aparece como incógnita, es cierto que no al principio, pero sí en el momento en que los formatos son sustituidos por otros, con más prestaciones. Aparece la posibilidad de perder la información, simplemente debido a la obsolescencia del formato y de las tecnologías disponibles para leerlos. Como se puede comprobar, la sugerencia de digitalización de la documentación en papel nos proporciona soluciones a ciertos problemas, pero no evita por sí misma la aparición de otras desventajas.

De todas formas, como la sociedad de la información es un barco en el que todos estamos, nos guste o no; algunos en camarotes más confortables que otros, lo que debemos hacer es pensar en el mejor plan de gestión documental a aplicar. Las soluciones de gestión documental como OpenKM democratizan el acceso y disfrute de estos servicios. Antes sólo las grandes compañías o las instituciones públicas podían permitirse softwares de gestión documental, en los que administrar sus contenidos con todas las garantías. Es cierto que una apreciable cantidad de empresas, sobre todo pequeñas y medianas, gestionan sus documentos con aplicaciones domésticas. Nos referimos al uso de extensiones de gestión documental de clientes de correo como Gmail o uso de servicios como Dropbox. Parecen muy apetecibles porque están ahí, los conocemos, son accesibles, y así se vence la barrera del desconocimiento, la desconfianza, etc. Sin embargo, no deberíamos fiarnos de estos servicios, al menos en dicho régimen, que no está preparado para proporcionar las coberturas legales que una compañía necesita, por el simple hecho de tener en su poder datos personales, información crítica o sensible de cualquier tipo, entre otras consideraciones. 

El software de gestión documental OpenKM ofrece todas las funcionalidades necesarias para que la empresa pueda cumplir con todas las exigencias en materia de regulación y cumplimiento. Nuestro gestor documental está preparado para trabajar con cualquier tipo de contenido: registros, documentos office, correos electrónicos, archivos de audio, vídeo, AutoCAD, entre otros. Una de las ventajas del sistema es que no existe limitación con las extensiones de archivo. El programa viene cargado con una amplia serie de extensiones documentales, que el administrador podrá gestionar según su criterio y actualizar a medida que vayan apareciendo nuevos formatos.

Es una solución de gestión documental muy competitiva a nivel económico y también flexible. Se ofrece en versión software como servicio y también en versión servidor - en cuyo caso el programa se adquiere para siempre, la licencia es perpetua -. 

Con la implantación de un software de gestión de documentos electrónicos se controlan mejor los gastos de impresión, así como la proliferación de copias tanto digitales como en papel, que dificultan el control documental. Porque, otra de las ventajas de trabajar con un sistema de gestión documental es que facilita la colaboración entre empleados, también con clientes, proveedores, administraciones públicas o grupos de interés. Pero por otro lado, si no se aplica una política de seguridad adecuada, los problemas se multiplican a mayor velocidad.

En ese aspecto OpenKM incluye las herramientas para aplicar una sólida política de accesos, orientada a garantizar la seguridad documental y por ende de la organización, en todo momento.

Como la gestión de temas así puede volverse muy complicada, en OpenKM ofrecemos diversos cursos de formación en función de las necesidades del beneficiario: Administrador, consultor, workflows, o usuario final. En OpenKM Academy se puede acceder al curso de formación básica, disponible de forma gratuita. De todas formas, el personal de OpenKM y la red mundial de partners está siempre a su disposición para ofrecerle una demo online gratuita, en la que poder plantear sus dudas o requerimientos.

Otro de los desafíos de la gestión documental, una vez superado el diseño de la política de seguridad es la gestión de procesos. OpenKM, gracias a la presencia de automatismos, motor workflows o incluso los módulos, facilita enormemente la extensión de la plataforma documental allá donde la empresa lo necesite. Con OpenKM se pueden implementar fácilmente procesos de aprobación documental, de revisión, de versionado… Realmente OpenKM se puede adaptar a la realidad documental actual y futura de la entidad. Además, con el set de herramientas OpenKM Dev-tools, incluso la organización podrá crear sus propias aplicaciones de negocio. Si cuenta con capacidad interna, la completa documentación del software le permitirá realizar los desarrollos de forma independiente. A través de servicios de consultoría y customización, los ingenieros de OpenKM pueden hacerlo por usted.

Le invitamos a que contacte con nosotros para que vea cómo la gestión documental electrónica le ayudará a superar los problemas más habituales de la gestión documental diaria.

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