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Cómo puede la indexación de documentos mejorar la eficiencia empresarial

Escrito por Mario Zules el 25 de Octubre 2019

Uno de los principales desafíos cuando se trata de productividad en la mayoría de las organizaciones es manejar papeles o buscar documentos almacenados en un sistema de archivo manual. Los sistemas de gestión documental electrónica o el software de indexación de documentos pueden contribuir, en gran medida, a aumentar la eficiencia y proporcionar un mejor entorno de trabajo. En esta publicación, exploraremos cómo documentar la indexación para mejorar la eficiencia de su negocio

Pero lo primero es lo primero!

¿Qué es la indexación de documentos?

La indexación de documentos es el procesamiento de etiquetar documentos o darles asociaciones para facilitar la búsqueda. Los términos de indexación estándar incluyen número de factura, número de orden de compra, nombre del proveedor y nombres de artículos. En otras palabras, la indexación crea una ruta a los documentos en los gestores documentales, en función de cómo se ejecutan los procesos comerciales de una empresa y cómo trabaja el personal.

La indexación se hace factible utilizando propiedades o grupos de metadatos. Los tres tipos principales de índices con los que es probable que se encuentre en un sistema de gestión documental incluyen campos, texto completo y un híbrido de estos dos. Independientemente de la naturaleza del índice utilizado en gestores documentales, la cantidad de tiempo requerida para encontrar un documento en particular se reduce significativamente.

Entonces, ¿cómo puede la indexación de documentos aumentar la eficiencia del negocio?

Búsqueda simplificada

Una de las pérdidas de tiempo más importantes para cualquier empresa es la gestión de registros. Puede ser complicado encontrar un archivo y a veces, puede haber varias versiones de un solo archivo. Eso significa más tiempo perdido tratando de descubrir cuál es la última versión.

La indexación de documentos en la gestión documental simplifica enormemente este proceso y hace que el negocio sea eficiente. También minimiza o elimina estos problemas que afectan a un negocio cuando busca versiones de archivos.

Administrar la entrada masiva de datos

Las empresas modernas procesan grandes cantidades de datos en sus gestores documentales, y esto puede ser un gran obstáculo en materia de gestión de documentos. Primero, el ingreso manual de datos de Big Data no solo es monótono, sino que también requiere mucho tiempo, recursos y esfuerzo. En segundo lugar, los procesos manuales son propensos a errores humanos, que pueden dar lugar a incoherencias que pueden inutilizar los datos y poner entredicho la política de gestión de documentos de la organización.

El software de gestión documental ofrece herramientas de escaneo e indexación de documentos de primer nivel que pueden ayudar a administrar las entradas de datos masivos. Además, éstas herramientas le permiten capturar información precisa y de alta calidad que es indispensable en la toma de decisiones cruciales.

Entradas para su software ERP

No es ningún secreto que la mayoría de las empresas confían en sistemas de software heredados como Enterprise Management Systems (ERP) para administrar la información comercial y generar informes.

Las herramientas de escaneo e indexación de documentos digitales ofrecen las entradas en un formato adecuado aceptado por el ERP de forma masiva. Las entradas y salidas del ERP le brindan apalancamiento financiero cuando toma decisiones comerciales críticas (basadas en hechos y cifras).

Procesos comerciales automatizados

Otro beneficio de la indexación en la gestión de documentos digitales es la automatización de procesos. La indexación ayuda a automatizar tareas como compras, confirmaciones de pedidos, pedidos de existencias, procesamiento de datos de nómina, pagos de proveedores y consolidación de pagos.

Estas tareas se pueden alimentar al sistema empresarial rápidamente, en función de la información de indexación digital disponible. La automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia, acelera las actividades comerciales y aumenta el volumen de negocios.

Localice documentos de forma rápida y sencilla

El objetivo principal de la indexación de documentos es la capacidad de extraer la información necesaria lo antes posible. Los archivos físicos se escanean utilizando OCR y otras tecnologías de escaneo de caracteres.

Estos documentos digitales son más fáciles de buscar y recuperar cuando sea necesario; sólo necesita hacer clic en algunos botones. El tiempo y el esfuerzo dedicado a la búsqueda de documentos físicos se reducen significativamente, lo que aumenta la eficiencia empresarial.

Además, cuando se mejora la eficiencia de la recuperación de documentos, se reducen los costos de funcionamiento asociados con la recuperación de archivos. Esto se debe a que necesita menos recursos humanos para realizar el trabajo de recuperación de documentos.

Permite la orientación natural para el nuevo personal

Cuando una empresa recluta nuevos miembros al equipo, es necesario familiarizarlos con los sistemas de archivo y otros aspectos del negocio.

Con el software de indexación de documentos, un nuevo empleado puede aprender rápidamente cómo buscar archivos en la organización. Desafortunadamente, para una organización que usa un sistema de archivo manual, deberá pasar por un sistema de archivo completo para que el nuevo empleado pueda entender cómo gestionar y encontrar archivos.

Mayor seguridad de los documentos

Con el software de indexación de documentos, las etiquetas se pueden usar para aumentar los niveles de seguridad en el sistema de documentos de una organización. De esta manera, una empresa puede restringir el acceso a registros con etiquetas particulares, y por lo tanto, proteger los secretos de una entidad.

Productividad mejorada

Las tareas administrativas mundanas, manuales y monótonas afectan la productividad de un negocio. Un índice electrónico o digital de contenidos puede mejorar dramáticamente la productividad.

Por ejemplo, si desea presentar informes de auditoría para diferentes tipos de documentos, como contratos, solicitudes y formularios de evaluación, puede hacerlo en un abrir y cerrar de ojos. También es fácil producir informes y listas, por ejemplo; empleados contratados, candidatos potenciales para entrevistas o facturas pendientes de un proveedor.

Conclusión

La entrada manual de datos y la recuperación de documentos no sólo son engorrosos sino también costosos y propensos a errores. La digitalización de documentos y la indexación reduce en gran medida los errores humanos, hace que el trabajo sea más relajado y mejora la eficiencia comercial en general.

Si su empresa está buscando implementar un sistema seguro de indexación de documentos o tiene alguna pregunta, comuníquese con nuestro equipo.