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Cómo gestionar el caos de documentos

Ana CanteliEscrito por Ana Canteli en diciembre 21, 2018

La cada vez mayor cantidad de datos y documentos en papel que creamos y cómo gestionarlos, es uno de los grandes desafíos que deben afrontar las organizaciones e instuticiones públicas del siglo XXI.

Ya no nos encontramos en la era de la información, sino en la era de la gestión de la información y la capacidad que tengamos de administrar adecuadamente nuestros datos, determinará la supervivencia organizativa en el futuro.

Cada documento y tarea, necesita un lugar para estar en uso y un lugar para estar en orden. Si no, corremos el riesgo de convertirnos en bomberos que en vez de dirgir su agenda, se dedican a apagar fuegos y a gestionar tareas según llegan, o por el ruido que hacen. Y esto puede resultar agotador.

Sea cuál sea la labor a la que te dedicas, no trabajas sólo. A tu alrededor hay compañeros, colaboradores, clientes, proveedores, grupos de interés... Personas con sus propias agendas, puntos de vista respecto a la transformación digital, prioridades, maneras de trabajar; con las que debes coordinarte para que tu trabajo diario y los proyectos salgan adelante.

Muchas veces, el caos proviene de la falta de sincronización entre personas, tareas y departamentos. A veces “cada maestrillo tiene su librillo”; los más organizados crean sus propios directorios documentales, organizan el archivo de documemtos en papel como mejor les conviene; usan e implementan herramientas de su elección. Y todo ello, sin una supervisión centralizada o una política de gestión de la información; obviando el hecho fundamental, de que los documentos son la base del conocimiento de las organizaciones.

Lo primero que hay que hacer es dar la importancia que debe tener la gestión documental en la empresa y la política de privacidad y política de cookies; para lo cual es indispensable contar con el compromiso de la alta dirección.

Si los documentos en papel dentro de la organización están probremente gestionados, sin digitalizar; o desconectados de procesos de negocio críticos, esto crea el caos de documentos. Esta situación, impacta directamente sobre nuestra capacidad de ofrecer un buen servicio al cliente; ralentiza los ciclos de negocio, incrementa los riesgos en seguridad y finalmente, compromete los esfuerzos en transformación digital de tu empresa.

En segundo lugar, se debe intregrar la política de privacidad, política de cookies y de gestión documental de la organización, en las soluciones tecnológicas de la empresa. Es necesario considerar la gestión documental como un proceso único y transversal, que afecta a toda tu empresa. Para ello es necesario implantar y desarrrollar métodos y herramientas que permitan la captura, identificacion, clasificación, distribución, tramitación, y el archivo de los contenidos documentales, en los sistemas de información de la organización.

En este escenario, OpenKM ofrece un sistema de gestión documental, capaz de integrarse de forma transparente en la suite de programas de tu empresa. El gestor documental puede ser utilizado tanto para proporcionar información a otros programas, como para recoger, gestionar y administrar datos provenientes de terceras aplicaciones. Y es que el software de gestión documental de OpenKM, ofrece SDK’s en Java, PHP y .NET; que permiten y facilitan la integración del sistema de gestión documental, dentro de la arquitectura informativa de la empresa.

¿ Puede ser un sistema de gestión documental el lugar en el que la gente acceda, encuentre y gestione recursos documentales relevantes y actuales? Por su puesto; siempre que dicha herramienta sea amigable, intuitiva y fácil de usar.

En este sentido OpenKM ofrece, gracias a la plataforma KCenter, la posibilidad de crear customizaciones del gestor documental, a medida de las necesidades que cada departamento o área de la empresa. Se puede crear una interfaz de usuario personalizada para el área de atención al cliente. O una personalización para el departamento de contabilidad, que le ayude a registrar y administrar el flujo de facturas. De esta forma la empresa es capaz de crear sus propias aplicaciones, con la tecnología open source de OpenKM.

Con OpenKM la transformación digital es posible a cualquier escala. El gestor documental se ofrece en 2 versiones principales:

  • Como servicio - OpenKM Cloud -. El cliente disfruta de todas funcionalidades profesionales del gestor documental, pero sin preocuparse del soporte técnico o del mantenimiento del servidor. Por otro lado, la política de privacidad y política de cookies aplicable se corresponde con la Directiva General de Protección de datos de la UE, junto a la LOPD.
  • OpenKM Profesional: para quienes prefieran instalar el software en su propio servidor, es la solución ideal. Pensada para ecosistemas de alta disponibilidad, el sistema sigue siendo escalable y adaptable a las necesidades cambiantes del entorno.

La creación y mantenimiento de documentación e información es una tarea, que en teoría debería ser fácil. Un usuario crea un documento electrónico, lo edita, guarda los cambios. Lo envía a su superior para que lo revise, lo apruebe y acto seguido ese archivo se convierte en un documento final, de utilidad interna o incluso un documento a publicar.

Sin embargo, la realidad suele ser mucho más compleja. Un responsable asigna la creación o la gestión de un documento a un usuario. Este usuario lo crea, lo dota de contenido, se revisa contrareloj, se aprueba; lo comparte con el cliente por correo electrónico. El cliente hace algunas apreciaciones; se corrige el documento. Un momento,¿ Qué documento ? ¿ El que está guardado en el sistema de información de la empresa ? ¿ El que está en la bandeja de correo ?.

Como se puede comprobar, la importancia de la gobernanza no es un asunto trivial. Planificar, gestionar y medir de forma proactiva las actividades, y su relación con el personal en torno a políticas, procedimientos, regulaciones y estándares, debe ser prioritario para cualquier responsable, con visión de futuro.

El sistema de gestión documental OpenKM, además de contar con todas las funcionalidades necesarias, para gestionar la documentación desde su origen - ya sea nativo electrónico o digitalizado - en todas las etapas de su ciclo de vida; está apoyado por una serie de aplicaciones satélite, que le complementan en multitud de casos de uso. Los MS-Addin para el paquete Office, permiten a los usuarios crear documentos desde su dispositivo, y subirlos al gestor documental. O ya presentes en el sistema, importarlos o actualizarlos. El cliente de firma, permite insertar la firma electrónica sobre la documentación. O el cliente de scanner, permite conectar el gestor documental con el scanner de la empresa y canalizar la documentación digitalizada sobre OpenKM; entre otros casos.

Toda esta información queda registrada en el gestor de contenidos empresariales de OpenKM.

A través de la pestaña historial se puede realizar el control de versiones: descargar versiones diferentes a la actual, restaurar versiones del documento diferentes a la vigente. Ver destacadas las aportaciones de cada autor. Se puede realizar una auditoría completa, sobre todo lo que le ha ocurrido al archivo,en la sección Activity Log. En la pestaña Relaciones, se muestran los archivos con los que el documento está relacionado, además de definir el tipo de relación que los une : equivalencia, padre-hijo o grupal. Para que los usarios compartan opiniones y diferentes puntos de vista sobre el tema sobre el que están trabajando,la sección Foro puede ser de utilidad. Y en la wiki podrán consultar las fuentes bibliográficas o comprobar los cambios legislativos o actualizaciones de normativa, que les afectan en su trabajo. Si los usuarios necesitan añadir más información, los metadatos pueden ser una buena herramienta. Los grupos de metadatos permiten buscar documentos por atributos, que se pueden añadir a mano. O pueden ser parte de un proceso automático - el motor OCR de OpenKM puede extraer información contenida en el documento en papel, que se digitaliza, y ésta ser gestionada como metadato - que a su vez, puede ser utilizada para indexar, clasificar y categorizar la información, en función de procesos ya definidos por la empresa.

Las tareas automáticas facilitan el cumplimiento de procesos de negocio y por lo tanto optimizar el tiempo, practicar el business intelligence, junto al seguimiento de politicas de gestión documental, normativas, standares y leyes aplicables.

Además, OpenKM ofrece un motor workflow integrado en la solución documental, que permite a las organizaciones, crear flujos de trabajo unívocos para la gestión de información. De esta forma la documentación no llega a status más avanzos, sin el cumplimiento de todos los requisitos previos.

Por otro lado, la gerencia contará con funcionalidades avanzadas que les permitirán comprobar la pertinencia de las políticas desarrolladas, y actualizarlas cuando sea necesario. En OpenKM la organización puede obtener informes sobre cualquier evento relevante para el negocio. El servicio de suscripción, permite recibir información inmediata sobre los cambios acaecidos sobre cualquier contenido. El gestor de tareas puede ser utilizado para la administración de tareas más complejas: reuniones departamentales, proyectos, sesiones de formación, etc. Y el archivo de correos electrónicos facilita la trazabilidad completa sobre las comunicaciones y documentos adjuntos, que se originan en la empresa o que ésta recibe.

Con OpenKM, las organizaciones crean el ecosistema documental que necesitan para crear información, desarrollarla de forma segura; facilitar la colaboración y comunicación entre los miembros de la organización y archivarla para acceder a ella de la forma más eficaz y eficiente posible.

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