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Cómo garantizar la distribución de la documentación en un grupo de trabajo

Escrito por Carolina García en abril 24, 2020

Uno de los temas que más preocupa a las empresas actualmente es el de compartir información de forma rápida y segura. Es frecuente la necesidad de compartir información con empresas externas, así como también, entre distintos departamentos dentro de una misma empresa o entre distintas empresas que pertenecen a una misma compañía.

Compartir información es un elemento clave en muchos casos para el éxito de un proyecto. Sobretodo en aquellos de media o alta complejidad en que interactúan gran cantidad de actores y donde la documentación del proyecto es cambiante mucho en el tiempo.

Muchas empresas, ante este problema, utilizan sistemas online para almacenar y compartir documentos, entre los más populares encontramos Dropbox o Google Drive.

¿Va a resolver la utilización de estas herramientas realmente nuestro problema? En general la respuesta sería que no. Disponer de un punto de acceso común de datos no soluciona todos los problemas relacionados con la distribución de la documentación. Aunque obviamente es mejor tener este tipo de soluciones que no tenerlas.

Lo primero que tenemos que entender es el tipo de problema al que nos enfrentamos. Ya no se trata solamente de enviar documentos a sus destinatarios, sino que lo que queremos es asegurarnos que estos los han recibido correctamente. Estamos buscando una solución similar a la que se aplica en la logística, donde podemos, en todo momento, seguir la trazabilidad de un paquete, desde que ha salido del punto de origen hasta que ha llegado a su destino, incluyendo por donde ha pasado.

Aquello que perseguimos no es tan solo realizar el envío de un documento electrónico, sino asegurarnos que éste ha sido recibido.

¿Nos permiten los gestores documentales solucionar el problema anteriormente descrito? Aquí la respuesta es depende. En la mayoría de los casos la utilización de un gestor documental no va a ser suficiente, únicamente aquellos gestores documentales que disponen de un “módulo de Transmittals” nos permitirán solucionar eficientemente esta problemática.

Es cierto que el uso de un gestor documental ofrece un plus en el manejo de este tipo de información compartida, ya que simplifica notablemente la distribución de los documentos. Pero no todos ofrecen una trazabilidad completa del proceso de envío y recepción de documentos, que es lo que realmente permite un control exhaustivo sobre la información que hemos compartido.

El objetivo es doble: distribuir la información actualizada en el momento que aparece entre los usuarios que deben disponer de ella; disponer de mecanismos que nos permitan asegurarnos que el envío de la documentación ha llegado con éxito. Y no menos importante, poder demostrar en el tiempo que dicha información fue enviada y recibida. Este último punto resulta de gran interés cuando surgen disputas y malos entendidos a lo largo de los proyectos.

Caso de uso de distribución documental

Propongo un ejemplo ilustrativo que nos ayudará a entender mejor la problemática y su solución.

Imaginemos el caso de una empresa constructora donde distintos departamentos colaboran para llevar a cabo un proyecto común. En este tipo de empresas, la cantidad de documentación que se maneja - tipo planos, contratos, modificaciones de proyectos o informes - es elevada y cambiante.

Resulta crítico que las personas involucradas en el proyecto estén permanentemente actualizadas con la última versión de la documentación. Imagínese, por ejemplo, los cambios en unos planos en la obra.

Eso hace que sea imprescindible el uso de una herramienta que permita a las personas interesadas conocer de forma instantánea la existencia de nuevos documentos de su interés para la elaboración de su trabajo.

La distribución de la información desde el gestor documental debe de ser un proceso totalmente controlado, ya que de lo contrario puede convertirse en un obstáculo para la propia compañía. Es posible, desde el propio gestor el diseño de un rol específico para la generación de los envíos. Esto se traduce en que en todo momento hay una persona responsable de la información que se debe compartir. El proceso de generación de envíos de documentación es rápido y sencillo y ofrece una serie de ventajas:

• Selección de documentos: Facilidad en la búsqueda de los documentos que se necesitan compartir.
• Precisión en la selección de los destinatarios del envío que han sido previamente configurados incluyendo la cuenta de correo a la que deben de ser notificados.
• Simplicidad en el proceso de creación de un envío con los documentos que se quieren compartir.
• Rapidez de la comunicación a los interesados por medio de correo electrónico que les permite conocer la existencia de un nuevo envío de documentación.
• Control absoluto sobre la documentación que ha sido compartida, en que momento y a qué destinatarios.

Esta empresa constructora que utiliza este sistema de envío de documentación, permitirá que todo su equipo esté informado al instante de cualquier cambio, modificación o nueva incorporación al proyecto de ejecución; es decir, de cualquier información que resulte totalmente relevante para el éxito del proyecto. Se promueve así, el uso colaborativo de la información y evitamos, además, el peligroso empleo de documentación obsoleta.

Entre las características más importantes de cómo se comparte información desde el gestor documental deberíamos destacar:

• La posibilidad de compartir información con usuarios de la propia aplicación pertenecientes a la misma o a otra compañía. Pero también, la posibilidad de compartir documentos con personal externo de la empresa que no tiene acceso al gestor documental. Estas personas reciben un correo electrónico de notificación con el que, desde un enlace, tienen la posibilidad de descargar los envíos que han recibido.
• La inmediatez con la que las personas involucradas en un proyecto pueden conocer la existencia de un envío de documentación clave para la ejecución del proyecto.
• Y por último y como característica más importante, la trazabilidad del envío realizado.

Esta trazabilidad es una potente herramienta de control que ofrece una información muy valiosa a la empresa. El registro de todos los envíos queda reflejado en el sistema, pudiendo conocer siempre en qué momento y qué persona ha compartido información, con qué destinatarios se ha compartido, que documentos y versiones de los mismos son los que se han distribuido y si las personas destinatarias han recibido esta información de manera correcta.

Con todo esto, el gestor documental resuelve de un modo bastante sencillo y eficaz los principales problemas de compartir información. Ofreciendo un sistema de distribución que se caracteriza por ser funcional, rápido y seguro.