Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Cómo eliminar la entrada manual de datos con un software de gestión documental

Escrito por Ana Canteli en agosto 22, 2025

En los procesos empresariales que abarcan desde cuentas por pagar hasta la incorporación de clientes, la entrada manual de datos ha sido siempre un gran obstáculo. Es lenta, costosa y propensa a errores al tener que teclear información desde papel o PDFs en los sistemas. Por suerte, un sistema de gestión documental como OpenKM puede ayudarte a optimizar el manejo de documentos y dejar de depender de la introducción manual de datos. 

La dificultad de introducir datos manualmente 

Los procesos manuales tienen grandes desventajas: 

• Errores: Los fallos humanos pueden provocar pagos duplicados o posibles incumplimientos normativos. Incluso un pequeño porcentaje de error afecta a la exactitud y a los resultados financieros. 

• Retrasos: Que las facturas no se procesen durante semanas, supone pérdida de tiempo y dinero. 

• Costes: El trabajo administrativo es caro y corregir los errores generados, también implica gastos. 

• Riesgos de cumplimiento: Con documentos en papel es difícil proteger la información, aplicar controles de acceso y mantener un rastro de auditoría seguro. 

Es evidente que las empresas necesitan eliminar los cuellos de botella de la entrada manual de datos. 

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental? 

Un software de gestión documental ayuda a gestionar todos los documentos de manera más sencilla, sistemática y automatizada. A diferencia de carpetas compartidas, una plataforma de gestión documental como OpenKM ofrece: 

• Digitalización de documentos mediante escaneo/OCR. 

• Repositorio documental con versionado y metadatos. 

• Control de acceso a la información sensible. 

• Pista de auditoría para cumplir normativas. 

• Automatización de flujos de trabajo, evitando aprobaciones manuales o envíos por correo. 

En otras palabras, un sistema de gestión documental ayuda a ahorrar papel, dinero y trabajar de forma más eficiente. 

Ventajas de eliminar la entrada manual de datos con OpenKM 

El sofwtare de gestión documental OpenKM ofrece: 

• Mayor precisión: Menos errores humanos gracias a la automatización. 

• Más eficiencia: Procesos más rápidos y ahorro de tiempo para los empleados. 

• Ahorro de costes: Menos gasto en personal administrativo y corrección de fallos. 

• Mejor cumplimiento: Aprobaciones automatizadas y registros de auditoría. 

• Seguridad de datos: Mejor control de accesos y protección de la información sensible. 

• Visibilidad y control: Directivos con acceso a métricas y procesos. 

• Recuperación ante desastres: Archivos electrónicos que garantizan la continuidad del negocio. 

Automatización de flujos de trabajo con OpenKM 

OpenKM incorpora un motor de flujos que automatiza la captura y aprobación de datos. 

Por ejemplo, en gestión de facturas, la plataforma puede extraer datos de una factura, enviarlos al aprobador correspondiente e informar al área de contabilidad de que la factura está procesada. Ya no hace falta que el personal reintroduzca la información: el sistema lo hace automáticamente. 

Estos flujos automatizados: 

• Aceleran las aprobaciones. 

• Minimizan el riesgo de errores. 

• Proporcionan visibilidad y un rastro de auditoría de posibles incidencias de cumplimiento. 

Automatismos de OpenKM: qué son y en qué se diferencian de los flujos de trabajo

Los automatismos de OpenKM son una funcionalidad distinta al motor de workflow. Se trata de reglas de automatización basadas en eventos del sistema, que permiten realizar acciones automáticas sin intervención humana. En esencia, cuando ocurre un determinado evento (por ejemplo, la creación o actualización de un documento), el sistema evalúa una serie de condiciones predefinidas y, si se cumplen, ejecuta automáticamente una o varias acciones sobre ese elemento. Por ejemplo, los automatismos pueden mover un documento recién ingresado a una carpeta específica, asignarle metadatos o palabras clave, modificar sus permisos de seguridad o convertirlo a PDF, todo de forma inmediata al ocurrir el evento. Gracias a esta capacidad, se reducen las tareas manuales repetitivas, los errores humanos y se agiliza la lógica de negocio en la gestión documental.

Tanto los automatismos como los flujos de trabajo buscan automatizar procesos y mejorar la eficiencia en la gestión documental. Ambas herramientas forman parte de las funcionalidades de OpenKM orientadas a eliminar tareas manuales: de hecho, la plataforma incluye tanto las reglas de automatización (automatismos) como un motor de workflow integrado para cubrir distintas necesidades. En ambos casos, el objetivo es similar: reducir la intervención humana, acelerar el procesamiento de documentos y asegurar consistencia en las operaciones.

Sin embargo, a diferencia de un flujo de trabajo, un automatismo no sigue una secuencia de múltiples pasos ni requiere intervención humana para completarse. Los flujos de trabajo (implementados mediante OKMFlow) permiten diseñar procesos estructurados con múltiples etapas, asignación de tareas a usuarios específicos, notificaciones y puntos de decisión o aprobación. Por ejemplo, un flujo de trabajo de cuentas por pagar puede incluir pasos como revisión de factura por un analista, aprobación por un gerente y registro contable, con cada etapa asignada a distintos responsables. En cambio, un automatismo actúa de forma puntual y desencadenada por un evento, ejecutando acciones predefinidas de inmediato. Dicho de otro modo, el workflow gestiona procesos complejos y colaborativos, mientras que el automatismo se encarga de tareas automáticas aisladas (pero muy útiles para eliminar pequeñas cargas manuales diarias). Ambas funcionalidades se complementan: por ejemplo, se puede configurar un automatismo para que, al llegar un documento, este inicie un flujo de trabajo específico, o viceversa; usar un paso de workflow que active ciertas reglas automáticas. En conjunto, OpenKM combina automatismos y workflows para ofrecer una automatización integral, tanto de tareas simples como de procesos empresariales completos.

OCR e IA para la extracción de datos 

Una de las mayores cargas manuales es teclear datos de facturas o formularios. OpenKM lo resuelve con tecnología OCR y un asistente de IA. 

• El OCR lee documentos escaneados o PDFs. 

• La IA permite un procesamiento inteligente y extracción precisa de datos (número de factura, fecha, importe, etc.). 

• Los documentos se clasifican automáticamente, reduciendo errores. 

El personal de cuentas por pagar ya no introduce datos: OpenKM se encarga. Eso es verdadera entrada de datos automatizada. 

Integración de OpenKM con ERP, CRM y más 

Otra gran ventaja de OpenKM es su integración con otras aplicaciones de negocio: ERPs, CRMs y bases de datos. 

Así, la información no se introduce dos veces. La API de OpenKM permiten que los datos capturados se envíen directamente al entorno contable o al CRM. 

Por ejemplo, al procesar una factura en OpenKM, todos los datos pueden exportarse al ERP sin reescribir. Esto reduce errores humanos, mejora la precisión de los datos y garantiza la continuidad del negocio. 

Caso práctico: automatización de cuentas por pagar 

Una empresa mediana no podía con la carga de introducir manualmente cientos de facturas. Los administrativos tecleaban los datos en hojas de cálculo y los enviaban por correo para aprobación. Resultado: retrasos, errores y costes crecientes. 

Con OpenKM: 

1. Las facturas se escanearon. 

2. OCR e IA identificaron los campos clave. 

3. Un flujo de aprobación dirigió las facturas a los responsables. 

4. Una vez aprobadas, los datos se sincronizaron automáticamente al ERP. 

5. Todo quedó registrado con un log de auditoría para cumplir con las exigencias regulatorias. 

El resultado: procesamiento más rápido, menos errores y menor carga de trabajo para los equipos financieros. Lo que antes tomaba semanas ahora se resolvía en horas. 

Caso práctico: gestión de reclamaciones en atención al cliente

Una empresa sufría problemas en su servicio postventa: las reclamaciones llegaban por distintos canales (correo, teléfono, formularios), se perdía información y los clientes recibían respuestas tardías o incompletas. El resultado: insatisfacción, poca trazabilidad y dificultades para cumplir con los tiempos de respuesta.

Con OpenKM:

1. Se creó un portal unificado disponible 24/7 para recoger reclamaciones.
2. Cada solicitud se registró automáticamente en el repositorio con un número de seguimiento y metadatos.
3. El sistema notificó de inmediato al agente responsable según reglas predefinidas.
4. Todos los mensajes y documentos del cliente quedaron centralizados en su expediente.
5. Flujos de trabajo y alertas permitieron priorizar casos urgentes y escalar incidencias no resueltas a tiempo.

El resultado: ninguna reclamación quedó sin atender, los tiempos de respuesta mejoraron notablemente y los agentes pudieron trabajar con la información completa de cada cliente. Esto se tradujo en mayor satisfacción del cliente, empleados más productivos y un servicio de atención totalmente trazable.

Funcionalidades de OpenKM que hacen obsoleta la entrada manual de datos 

Funcionalidad de OpenKM	Cómo ayuda
Automatismos (reglas y flujos)	Automatiza operaciones repetitivas y predecibles, ahorrando tiempo.
Asistente de IA	Ayuda a encontrar documentos y respuestas, impulsando flujos más inteligentes
Tecnología OCR	Convierte papel en datos estructurados para integrarlos en los sistemas.
Integración con ERP/CRM/Bases de datos	Evita duplicar entradas al sincronizar la información automáticamente.

Conclusión 

Los días de rellenar formularios a mano están llegando a su fin. Con las herramientas de automatización, extracción de datos con OCR, asistencia de IA e integración que ofrece OpenKM, las empresas pueden eliminar la entrada manual de datos, agilizar el procesamiento de documentos y asegurar el cumplimiento normativo. 

Ya sea en cuentas por pagar, RR. HH. o administración general, OpenKM permite ahorrar tiempo y dinero, además de proteger la información sensible. Con soluciones modernas de gestión documentale electrónica, las organizaciones ganan rapidez, fiabilidad y tranquilidad. 

Es hora de dejar atrás los procesos basados en papel y la entrada manual de datos propensa a errores.  

Descubre cómo OpenKM  puede ayudarte a ahorrar tiempo, reducir costes y aumentar la precisión en cada proceso. Solicita una demo gratuita aqui