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Cómo elegir el sistema de gestión de documentos adecuado para su negocio

Escrito por Ashley Halsey en febrero 14, 2020

Gestión de documentos. ¿Qué tal lo hace su negocio?

Dentro de su empresa, probablemente se esfuerce por ser lo más eficiente y efectivo posible en lo que respecta a sus procesos y sus operaciones diarias. Tómese un momento para considerar cuántos documentos y cuánto contenido administra regularmente, y qué tan accesible es este contenido. Es por eso que un sistema de gestión de documentos, o software de gestión documental, es un sistema tan importante para su negocio.

Esto se vuelve aún más esencial cuando considera todo el contenido del blog, las publicaciones en las redes sociales, los silos de contenido y la investigación SEO que probablemente esté almacenando; además de todos los registros de empleados, imágenes, documentos financieros, procesos de flujo de trabajo y más. Un administrador de contenido es esencial para ayudarlo a elegir el documento correcto.

Esto solo araña la superficie de lo que puede tener, pero el hecho es que ser organizado es esencial. Por eso, en la guía de gestión documental de hoy, vamos a explorar cómo puede elegir el mejor sistema de gestión de documentos para usted.

Afine su lista

Busque 'sistema de gestión documental' en Google y obtendrá muchos resultados; por lo que lo primero que debe hacer es revisar los resultados y hacer una lista de las mejores aplicaciones que se adaptan a su espacio de almacenamiento, tipo de conexión a internet y proceso de negocio.

Tomando esta lista, entonces podrá centrarse en los detalles de los proveedores y desarrollos. Hágase preguntas como cuánto tiempo los proveedores han estado desarrollando esta aplicación y cómo es el soporte del software hasta el día de hoy.

"Si el soporte para la aplicación es muy reciente y el programa ha estado activo durante varios años, lo sabrás de inmediato; es una aplicación en la que puedes confiar. Además, asegúrese de revisar las opiniones de los clientes para filtrar lo mejor de lo mejor ", comparte Natalie Dobrik, periodista de tecnología digital de Writinity y Last Minute Writing.

Después de seguir estos pasos, debe tener una lista del mejor software de gestión documental y sistemas de gestión de contenidos, listos para que lo haga.

Formatos de archivo compatibles

Los sistemas de gestión documental deben ser compatibles con los contenidos y formatos de archivo con los que trabaja su empresa. Debe recordar que los formatos de archivo pueden cambiar constantemente, y lo que es relevante y popular ahora puede no serlo en varios años.

Con esto en mente, querrá buscar un gestor documental que use un formato de archivo abierto que pueda funcionar en todos los ámbitos, como TIFF. Es reconocido en todo el mundo por ser un formato de archivo digital optimizado y altamente compatible, que es el estándar abierto.

Aunque la mayor parte de su contenido puede ser tan moderno, popular y ampliamente compatible como los documentos de Microsoft Office, incluso si está utilizando contenido realmente antiguo, siempre que esté disponible en formato TIFF y pueda abrirse en formato de texto ASCII, usted " aún podrÁ leer el documento”.

Los diversos tipos de software de gestión documental

Dado que vivimos en la era moderna y el software de gestión de documentos ha existido por un tiempo, es importante tener en cuenta que hay diferentes variedades; lo que le permite identificar realmente un tipo que funcione para usted y su negocio.
Exploremos lo que son.

Software de gestión documental s basado en la nube

Como sugiere el título, un software de gestión de documentos basado en la nube es donde la información y los documentos que almacena en él se guardan en línea. Esto es excelente si no tiene mucho espacio de almacenamiento en sus propios servidores u ordenador; o si desea poder acceder a sus documentos desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet. Sin embargo, requiere una conexión persistente y fuerte.

Software de gestión documental basado en la web

Relativamente similar al software de gestión de documentos basado en la nube, el software de gestión documental basado en la web tiende a ser altamente compatible con aplicaciones de software populares como la suite Microsoft Office. Se accede a estas aplicaciones a través de su navegador web, lo que también significa que puede acceder a sus documentos desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet.

Por lo general, estas aplicaciones de software de gestión documental y administración de contenido son de código abierto; lo que significa que si necesita que se personalicen para satisfacer sus necesidades personales, requisitos y procesos comerciales, puede hacerlo.

Software de gestión documental instalado en servidor

Si está buscando un software de gestión de documentos para elegir el documento correcto, que puede ejecutar usted mismo en sus propias instalaciones, su mejor opción es utilizar este tipo de sistema. Es excelente si desea asegurar sus documentos y contenidos, ya que realmente no necesita una conexión a Internet, y estos sistemas tienden a ser más rápidos cargando contenido. Requieren aproximadamente el mismo espacio de almacenamiento que los demás.

Revise su presupuesto

Por supuesto, como empresa, debe asegurarse de encontrar un software de gestión documental que se ajuste a su presupuesto. Es importante que compruebe cuánto le costará el software a largo plazo, o si puede encontrar un acuerdo mensual o anual que se adapte a lo que está buscando.

"Es importante darse cuenta de cuánto tiempo y dinero puede ahorrarle un buen sistema de gestión de contenidos y documentos, y si se convertirá en una inversión para el futuro de su negocio", comparte Hayley Glass, escritora comercial de Lucky Assignments y Gum Essays.
El mayor ahorro es el tiempo y la capacidad de las personas dentro de su empresa para acceder rápidamente a los documentos necesarios, ahorrando tiempo y permitiendo que sean mucho más productivos de lo que eran antes.

Por lo tanto, para concluir, asegúrese de elegir un sistema de gestión documental que se adapte a todas sus necesidades: fortaleza de la conexión a Internet, presupuesto, tamaño de la empresa y el repositorio que necesitan soporte; como documentos de la suite de Microsoft Office o formatos más complejos. Asegúrese de que el sistema se adapte a su espacio de almacenamiento existente y a los canales de redes sociales que elija utilizar. Un buen software de gestión documental para la gestión de contenido beneficiará a su empresa durante muchos años, aumentando la eficiencia en sus procesos de trabajo y también aumentando las ganancias.

Sobre la autora: Ashley Halsey es una escritora profesional de negocios en Luckyassignments.com y Gumessays.com y ayuda a las empresas a aprovechar al máximo la tecnología. Madre de dos hijos, le gusta viajar, jugar con nuevos aparatos y asistir a cursos innovadores de capacitación empresarial.