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Cómo abordar su problema de gestión de documentos

Escrito por Sandra Larson en septiembre 06, 2019

 

La gestión documental es un tema y concepto muy amplio y si está buscando obtener más información al respecto, puede beneficiarse de los numerosos artículos, libros-blancos, presentaciones y publicaciones entre otros, que definen el sistema y la tecnología de gestión de documentos. Sin embargo, hay varios que están dedicados a orientar al mejor departamento o procesos de negocios para trabajar en la solución inicial. En numerosos casos, las empresas compran soluciones de gestión documental sin ningún objetivo claro, más allá de las declaraciones generales sobre la automatización de procesos comerciales, la eliminación de documentos, la búsqueda de archivos y la mejora de las comunicaciones o el intercambio intra e interdepartamental.

En numerosas ocasiones, una empresa generalmente comprará una solución para identificar el problema real. Vamos a revertir este planteamiento.

Entonces ¿dónde deberías comenzar?

Según un extracto publicado en una página web de ayuda de asignación online, cada empresa tiene sus propias inquietudes relacionadas con la documentación y como tal, no hay un lugar correcto o incorrecto para comenzar. Por lo general, la respuesta puede depender significativamente de varios elementos, incluidos los problemas actuales, sus necesidades y su inclinación a adoptar nuevas tecnologías. En esencia, su enfoque no debe ser solo en el departamento que se considera 'el eslabón débil' porque pueden presentar problemas más importantes que la típica gestión de registros.

El paso inicial es enumerar todos los departamentos que están en su empresa, así como sus aplicaciones comerciales. Es esencial que tenga en cuenta que un departamento puede tener varias aplicaciones que son diferentes y separadas entre sí. Por ejemplo, el departamento de finanzas de la compañía puede incluir cuentas por pagar, nóminas, controles financieros, planificación financiera corporativa, cuentas por cobrar, procedimientos y políticas, auditoría, controles financieros y demás. Todas las funciones mencionadas anteriormente podrían utilizar el sistema de gestión de documentos para diferentes propósitos.

Las compañías estándar tienen los siguientes departamentos:

• Recursos humanos
• Contabilidad / Finanzas
• Tecnología de la información (TI)
• Ventas
• Legal
• Ingeniería
• Oficinas administrativas / Ejecutivo
• Comercialización
• Gestión de contratos / Adquisiciones
• Fabricación

También puede haber procesos específicos en un departamento, como financiación y solicitudes de préstamos bancarios, suscripción, pólizas, solicitudes de seguros, documentación de laboratorio o clínica, producción, fabricación o documentación de productos, gestión de construcción; entre otras aplicaciones y procesos específicos de su empresa.

Comprender cuál es su problema de gestión documental

Incluso antes de salir y comprar una solución de administración de documentos electrónicos, es necesario comenzar investigando las diversas preocupaciones relacionadas con la documentación que posee. A continuación hay varias áreas importantes que puede revisar para cada departamento:

Enumere cada serie documental para cada departamento: Esto puede incluir archivos electrónicos, papel, fax, entre muchos otros.

Mantenga conversaciones con la línea de personal de negocios y profesionales en la materia: para obtener una imagen clara de las preocupaciones únicas de gestión documental, así como los obstáculos que cada uno de ellos enfrenta diariamente con los documentos más importantes.

Catalogue el número de personas y departamentos dentro de la empresa. Cuando comience a comunicarse con los proveedores, encontrará que están interesados en estas estadísticas.

Identifique y describa toda la línea de sistemas comerciales y administrativos de su organización. Por lo general, esto puede incluir sistemas de recursos humanos (SAP / HRM / ADP), sistemas legales de SAP (sistemas de software de contabilidad) software legal (como Serengeti), sistemas de ventas (como Salesforce) y sistemas de ingeniería (Teamcenter) entre otros métodos utilizados en un departamento. Una de las herramientas más útiles que puede usar aquí es la TI, ya que administran estos sistemas particulares en sus servidores.
Los departamentos tienen inquietudes al compartir documentos dentro del departamento: dudas usuales son la incapacidad de ubicar el documento en la ubicación especificada, las restricciones de intercambio de archivos, el intercambio de documentos como archivos adjuntos de correo electrónico o incluso la falta de permisos para la edición de documentos.

A numerosas empresas también les resulta difícil compartir documentos entre sus departamentos. Tome esto como ejemplo: si se supone que el departamento de marketing debe escribir una nueva hoja de datos del producto y necesita trabajar con ventas e ingeniería para recopilar la documentación e información esencial; en tal caso, es probable que cada uno de estos departamentos no pueda compartir archivos a través de sus diversas disposiciones de uso compartido de archivos. Por lo tanto, utilizaran los archivos adjuntos de correo electrónico para transferir los documentos según sea necesario.

La mayoría de las empresas trabajan con contratistas externos, vendedores, consultores, entre otros, y luego exigen que cada parte comparta documentos. Básicamente, esto se realiza a través de un sitio FTP (el suyo o el suyo), archivos adjuntos de correo electrónico o incluso sitios para compartir en la nube como Dropbox. Tales enfoques son ineficaces y pueden crear confusión sobre formatos válidos del documento específico que se dice que se comparte. Además, cada vez que los documentos salen de los servidores de la organización; preocupaciones de seguridad acompañan esto.

Por lo general, cuando se comparten documentos por correo electrónico, los archivos que generalmente ocupan aproximadamente 1mb de espacio pueden llegar a ocupar hasta unos 10mb ya que cada usuario envía continuamente el documento al siguiente destinatario, ocupando espacio dentro del buzón y al mismo tiempo manteniendo copias locales en sus archivos compartidos específicos. Finalmente, la "última versión" del documento se vuelve difícil de identificar y puede exigir una investigación exhaustiva para determinar cualquier inquietud o incluso localizar la versión final del documento.

Verifique los procedimientos comerciales en los que los documentos se envían manualmente a la empresa para obtener comentarios, aprobaciones o varias acciones, como actualizaciones de bases de datos.

Otras áreas dentro de su empresa que puede revisar incluyen el cumplimiento de las regulaciones, la capacidad de escanear documentos (en papel) para erradicar el almacenamiento físico, eliminar documentos de acuerdo con los cronogramas de retención o incluso una mayor seguridad para varios documentos (como archivos que contienen datos de identificación personal) .

Resumen

Después de haber evaluado todas las áreas anteriores, es necesario organizarlas de acuerdo con la necesidad más importante y posteriormente, priorizar las preocupaciones que plantean las mayores eficiencias o ROI (retorno de la inversión) que se acumularán. Como se mencionó anteriormente, prácticamente no hay un lugar equivocado o correcto para comenzar; sin embargo, puede comprender la preocupación y puede comenzar a buscar la solución ideal.

Bio del autor: Sandra Larson es una escritora independiente acreditada que se especializa en políticas y asuntos urbanos. También es analista de políticas en ejercicio. En su tiempo libre, encontrarás a Sandra leyendo y escuchando música.