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Agilización de las operaciones gubernamentales con OpenKM Record Management

Escrito por Leonardo Nunez, OpenKM USA, en agosto 11, 2023

La gestión de registros juega un papel crucial en el control eficiente y sistemático de la creación, mantenimiento y eliminación de registros dentro del campo gubernamental. Estos registros sirven como evidencia valiosa para que las organizaciones y los individuos cumplan con las obligaciones legales y realicen transacciones comerciales. OpenKM Record Management ofrece una solución integral para potenciar su organización con procesos eficientes mientras captura y mantiene información vital sobre las actividades y transacciones comerciales en forma de registros.

La importancia de la gestión de registros en el campo del gobierno

La gestión de registros es un aspecto crítico del campo gubernamental, asegurando el control fluido y organizado de los registros a lo largo de su ciclo de vida. Estos registros se generan, reciben y mantienen como evidencia, cumpliendo obligaciones legales y transacciones comerciales.

Aprovechamiento de la gestión de registros de OpenKM para procesos eficientes

OpenKM Record Management ofrece una solución integral para potenciar su organización con procesos eficientes. Al capturar y mantener evidencia e información sobre actividades y transacciones comerciales en forma de registros, OpenKM permite operaciones sin problemas.

Administración de registros electrónicos para autenticidad y cumplimiento

En la era digital, la gestión de registros electrónicos se ha vuelto crucial. Implica crear, recibir y usar registros auténticos, confiables y utilizables. Estos registros garantizan el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, respaldan la conducta empresarial y proporcionan responsabilidad.

Características clave de OpenKM Record Management

OpenKM proporciona una gama de potentes características para mejorar sus capacidades de gestión de registros:

  • Gestión del ciclo de vida: Establezca pautas para todo el ciclo de vida de los registros, desde la creación hasta la eliminación, asegurando un manejo eficiente en cada etapa.
  • Gobierno de la información: Establezca protocolos integrales para mantener la integridad, la seguridad y el cumplimiento de los datos.
  • Gestión de contenido: administre y organice eficazmente sus registros, haciéndolos fácilmente accesibles y fáciles de buscar.
  • Configuración de políticas y estándares: Establezca políticas y estándares adaptados a los requisitos específicos de su organización, asegurando la coherencia y el cumplimiento de las mejores prácticas.
  • Asignación de responsabilidades y autoridades: defina claramente los roles y responsabilidades dentro de su organización para una gestión de registros efectiva.
  • Administración de sistemas especializados: Diseñe, implemente y administre sistemas especializados que satisfagan sus necesidades de administración de registros.

Conclusión

OpenKM Record Management presenta una solución robusta para que las entidades gubernamentales optimicen las operaciones y mejoren las capacidades de gestión de registros. Mediante la implementación de OpenKM, las organizaciones pueden garantizar un control eficiente y un manejo sistemático de los registros a lo largo de su ciclo de vida. Con características como  la gestión del ciclo de vida, el gobierno de la información, la gestión de contenidos, la configuración de políticas y la administración de sistemas especializados, OpenKM permite a las organizaciones satisfacer eficazmente sus necesidades de gestión de registros.

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