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5 usos prácticos de la IA para mejorar el ciclo de vida de los documentos laborales

Escrito por Ana Canteli en mayo 14, 2025

La tecnología de inteligencia artificial está transformando el entorno laboral, y uno de los ámbitos donde su impacto es más visible es en la gestión documental. Las organizaciones actualmente deben gestionar enormes volúmenes de datos y documentos que se generan a lo largo del ciclo de vida de cada miembro de la organización. Desde el reclutamiento hasta la desvinculación, cada fase del proceso de RR. HH. implica el tratamiento de información sensible, repetitiva y susceptible a errores humanos. Aquí es donde entran en juego las herramientas de inteligencia artificial.

OpenKM como solución integral para la gestión documental

Para las organizaciones que desean aplicar estos beneficios de la IA en su gestión documental, OpenKM es una plataforma ideal. Esta solución - disponible en su propio servidor - y también basada en la nube permite centralizar todos los documentos laborales en un entorno seguro, flexible y escalable. Gracias a su compatibilidad con herramientas de automatización de procesos robóticos, sistemas de firma digital y tecnologías de firma manuscrita remota (especialmente útil para firmantes sin certificado digital), OpenKM permite implementar flujos documentales completamente digitales y sin papel.

Además, OpenKM incorpora funcionalidades avanzadas de procesamiento de documentos, como el uso de OCR, reglas automatizadas y sistemas de búsqueda inteligentes, lo que facilita la extracción de datos, la detección de tareas manuales innecesarias y la eliminación de redundancias. Esto transforma los flujos de trabajo administrativos y optimiza la gestión de cada fase del ciclo de vida del empleado.

Servicios formativos para todos los perfiles de usuario

Uno de los factores diferenciadores de OpenKM es su enfoque en la experiencia del empleado y de todos los usuarios del sistema. A través de su oferta de servicios formativos, centralizados en la plataforma OpenKM Academy, la empresa ofrece programas de capacitación adaptados a distintos perfiles: desde usuarios operativos hasta administradores de sistema. Esto asegura una adopción fluida, mejora la autonomía de los equipos y reduce la intervención humana en procesos que pueden ser automatizados. Así, se mejora la productividad y se genera un mayor valor añadido para la organización.

Es su enfoque en la experiencia del empleado y de todos los usuarios del sistema.

A continuación, exploramos de la mano de OpenKM 5 usos prácticos en los que la IA mejora la eficiencia, automatiza tareas repetitivas y optimiza la gestión de documentos laborales:

1. Clasificación automática de documentos

Uno de los principales retos en la gestión del conocimiento dentro de RR. HH. es mantener organizados los documentos del personal. Gracias al procesamiento del lenguaje natural (PLN) y al aprendizaje automático (machine learning), los sistemas actuales pueden analizar datos y clasificar documentos según su tipo (contratos, certificaciones, recibos, formularios, etc.) sin intervención humana. Esta automatización inteligente permite reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejorar la precisión en el archivo de información relevante.

2. Extracción de datos de CVs y formularios

El proceso de selección de personal implica analizar numerosos currículums y solicitudes. Gracias a herramientas con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y capacidades de extracción de datos, los sistemas con IA pueden leer documentos no estructurados, extraer datos clave (experiencia, formación, habilidades, etc.) y volcarlos en bases de datos o sistemas de RR. HH.. Esta funcionalidad ahorra tiempo, automatiza tareas y aumenta la productividad del equipo de selección, permitiendo enfocarse en el desarrollo y tratamiento de oportunidades laborales de mayor valor.

3. Detección de duplicados y versiones obsoletas

En muchos sistemas de almacenamiento documental, es común encontrar archivos duplicados o desactualizados. Las aplicaciones de la inteligencia artificial pueden identificar documentos basados en metadatos, contenidos repetidos o coincidencias semánticas para alertar sobre posibles duplicados. Esto mejora la calidad del repositorio documental y reduce significativamente el riesgo de errores o confusiones en procesos como auditorías o revisiones legales.

4. Alertas de vencimiento de contratos y plazos legales

La IA también se emplea en el análisis predictivo y la generación de alertas automatizadas. Por ejemplo, puede monitorear la vigencia de contratos laborales, certificaciones, renovaciones médicas, permisos o licencias, generando avisos antes de que expiren. Esto es vital para garantizar el cumplimiento legal y mejorar la experiencia tanto de los empleados como del área de RR. HH. ya que evita sanciones y automatiza tareas repetitivas.

5. Automatización del flujo documental en procesos clave

Finalmente, la IA permite la automatización del flujo documental completo, desde la generación de contratos hasta la gestión de firmas. Al integrarse con sistemas de firma digital y plataformas basadas en la nube, es posible transformar los flujos de trabajo y eliminar la necesidad de impresión o traslado físico de papeles. Esto aumenta la eficiencia, reduce la mano de obra y mejora la satisfacción de los empleados, al ofrecer procesos más modernos y fáciles de usar.

Consideraciones finales

La aplicación de la automatización de procesos mediante IA no solo automatiza tareas repetitivas, sino que también mejora la productividad, optimiza la gestión y aumenta la eficiencia en la administración de documentos laborales. Gracias al procesamiento de documentos mediante tecnología de inteligencia artificial, las empresas pueden aprovechar datos históricos, reducir tareas manuales y generar valor añadido en sus procesos empresariales.

A medida que las mejores herramientas se vuelvan más accesibles, más organizaciones podrán adoptar este tipo de automatización inteligente para adaptarse a un entorno laboral en constante evolución. Elegir entre los distintos tipos de herramientas disponibles puede marcar la diferencia a la hora de mejorar la experiencia del empleado y garantizar la competitividad de la empresa.

Es importante puntualizar que la IA no reemplaza a los profesionales, pero reduce la intervención humana en tareas de bajo valor y libera recursos para la creación de contenido, la estrategia y la innovación. Apostar por esta tecnología es invertir en el futuro de tus documentos y de tu organización.

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